檔案信息化建設(shè)淺析

莊冰冰

上世紀(jì)九十年代以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及二者相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及大眾化普及，這些技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用也日益增多，我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展迅速，特別是檔案網(wǎng)絡(luò)資源的共享，已成為檔案工作在信息時(shí)代里為新時(shí)代建設(shè)服務(wù)的主要途徑。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實(shí)意義

檔案信息化在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實(shí)現(xiàn) “三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

1、檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案服務(wù)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。

三是可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育等。

四是可避免出現(xiàn) “時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

2、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和收益。

一是檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集 編制、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄人可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄人后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的脊背、封面、案卷目錄、文件目錄，備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)數(shù)機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢，分類(lèi)查詢中選取最佳查詢方式。在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱來(lái)用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

四是提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門(mén)管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門(mén)的工作效率。

五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了工作效率，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內(nèi)部的信息中心。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類(lèi)型。

2、檔案信息資源建設(shè)

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館（室）藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的影像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑，利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn) 資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式，數(shù)字水印、加密算法等。

4、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。

5、人才隊(duì)伍建設(shè)

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車(chē)、貨、交通規(guī)則和駕駛員” 的關(guān)系?！奥贰保怯?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)， “車(chē)”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件， “貨” 是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無(wú)車(chē)不行；有了路和車(chē)，沒(méi)有貨不行；路修得再好，車(chē)再先進(jìn)，沒(méi)有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為核心要素來(lái)抓。

三、檔案信息化建設(shè)舉措

檔案信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化，檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制的科學(xué)化。加快檔案信息化建設(shè)要做好以下幾方面的工作：

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。要拓寬各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

2、加大投入，增配軟、硬件設(shè)施。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門(mén)的財(cái)力主要來(lái)源于各級(jí)政府，也可以收進(jìn)資金，加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門(mén)，要與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3、引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才。從目前基層檔案人員學(xué)歷上看，本科院校畢業(yè)的專(zhuān)業(yè)人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況，比較簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)人本科院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

（作者單位：濰坊日?qǐng)?bào)社）