探究新時期如何做好文書檔案管理工作

【摘要】檔案是社會建設的重要保障之一。檔案記錄著人民與國家的重要信息，其管理工作舉足輕重，然而，現(xiàn)階段我國的文書檔案管理中仍然存在著不少問題，如：工作效率低下，管理人員服務意識欠缺，管理模式老化等現(xiàn)象，這些問題嚴重阻礙了我國檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，有關部門必須要通過科學的管理策略來提升文書檔案管理水平。本文主要對文書檔案管理策略進行分析，為檔案管理工作的改革提供借鑒。

【關鍵詞】新時期 文書檔案 檔案管理

信息化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢，現(xiàn)如今的統(tǒng)計工作往往面對著龐大的檔案信息，在傳統(tǒng)的管理方法下，存在成本高、效率低的問題。因此，有關單位要在統(tǒng)計工作中引入信息化手段，對檔案信息進行收集、甄別、整合、分類，儲存、提取，提高檔案的保存價值與利用率，為人民群眾與社會單位提供更加優(yōu)質的服務，促進社會的發(fā)展。

一、文書檔案管理的重要意義

檔案管理工作絕非兒戲，它影響著廣大人民群眾的生活。檔案管理因為其具有保密性，一旦泄漏將會造成不可估量的損失，所以文書檔案管理一定要慎重仔細。從宏觀上講，文書檔案管理對于促進經(jīng)濟發(fā)展，構建和諧社會有著重要的意義；從微觀上講，它可以起到提高檔案管理效率、加深對檔案的認識、推動檔案管理的發(fā)展等作用[1]。

（一）提高檔案管理效率

通過統(tǒng)計工作，可以對收集到的檔案信息進行系統(tǒng)的甄別、整合以及歸類，如此一來可以將檔案管理工作更加精細化，減少了失誤，而且由于統(tǒng)計信息的存在，使得檔案管理工作有所參考，有利于檔案管理工作的分工，不僅提高了管理效率，還提高了檔案管理的質量。

（二）加深對檔案的認識

改革開放以后，由于社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息資料呈現(xiàn)指數(shù)式增長。在目前的檔案管理工作中通常會面對數(shù)量龐大、關系復雜的信息資料，很多工作人員對此類檔案信息的認識不足，使得檔案管理難以順利進行。而文書檔案管理則可以將復雜的海量信息以數(shù)字、表格等形勢表現(xiàn)出來，讓此類信息變得一目了然，很大程度上加深了檔案管理人員對檔案信息的認識，有利于及時發(fā)現(xiàn)并解決管理中存在的問題。

（三）推動檔案管理的發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺點，已經(jīng)很難滿足新時期的檔案管理需求。而且檔案信息的收集、甄別、整合、歸類、儲存都是相對乏味單調的工作，加大了失誤的風險。通過檔案管理工作可以對文書檔案進行規(guī)劃，保護檔案的安全價值[2]。

二、文書檔案管理中的現(xiàn)存問題

（一）工作態(tài)度

文書檔案管理工作的服務對象是廣大人民群眾，但是，現(xiàn)階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務意識，具體表現(xiàn)在服務態(tài)度傲慢，被動服務，消極服務。因為大部分檔案工作具有穩(wěn)定性，升職較慢，所以很多檔案管理人員選擇得過且過，工作不負責，態(tài)度不認真，具體表現(xiàn)在：還有人玩忽職守，致使檔案信息損壞、丟失，重要文件遭到泄漏；更有甚者違法亂紀，利用檔案管理的權力，私下出售檔案信息，對國家和人民造成難以估量的損失。上述現(xiàn)象反應出檔案管理人員工作態(tài)度上存在的問題。

（二）文書檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段的很多檔案管理單位存在制度不完善，統(tǒng)計不規(guī)范的問題。具體來說：很多檔案的保管欠妥，庫房沒有經(jīng)常打掃，導致檔案出現(xiàn)糜爛蟲蛀；由于管理制度不嚴格，在檔案的查閱提取時，沒有經(jīng)過審查的手續(xù)，并備案，造成檔案的丟失、泄密；沒有規(guī)范的監(jiān)督機制，使得統(tǒng)計工作頻頻出錯，甚至有個別人員以權謀私，對檔案信息擅自修改或者出賣。整個檔案管理工作沒有完善的監(jiān)管機制，沒有健全的法律法規(guī)，造成無法可依，監(jiān)督不力，這對于文書檔案管理的發(fā)展無疑是雪上加霜[3]。

（三）管理方法落后

傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計方法相對落后，由于當前的檔案信息數(shù)量越來越龐大、關系越來越復雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)很難完成當前的檔案統(tǒng)計工作。信息化是現(xiàn)代社會的發(fā)展主題，在檔案的統(tǒng)計管理中對信息化技術的利用嚴重不足，特別是現(xiàn)在很多文書檔案的內容已經(jīng)由單一的文字轉變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計工作的難度大大增加。而且由于很多檔案管理單位依然運用機械或人工等落后的統(tǒng)計方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且面對海量的信息出錯的概率也大大增加。

三、改善文書檔案管理的策略

（一）改善工作態(tài)度

工作態(tài)度可以直觀的反映出一個人的職業(yè)道德水平。服務意識則是工作態(tài)度的根本。檔案管理工作具有很強的服務性質，它本質上是為人民服務的，工作人員要先從樹立服務意識，改善服務態(tài)度做起，學會把用戶放在第一位，為用戶著想，方便用戶，讓每一個用戶都有賓至如歸的感覺。其次，要調心態(tài)，用心去工作，在工作中發(fā)現(xiàn)樂趣，讓自己真真正正的愛上檔案管理工作，因為只有愛崗，才會敬業(yè)。最后，單位要在內部加強對檔案統(tǒng)計管理工作的教育宣傳，讓檔案統(tǒng)計管理人員認識到這項事業(yè)的重要性，增加其對檔案工作的認同感與使命感。

（二）引入信息化技術

在統(tǒng)計工作中引入信息化技術，建立電子檔案與相應的網(wǎng)絡檔案資料庫。首先，通過計算機來完成檔案信息的統(tǒng)計任務，不僅可以提高檔案統(tǒng)計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。再者，建立網(wǎng)絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失泄漏以及紙張檔案容易發(fā)生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統(tǒng)計管理突破了時空的限制，使得民眾查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過防火墻、訪問權限、網(wǎng)絡密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等文書檔案管理信息化工具進行監(jiān)管，確保檔案的保密性，當然也要對電子檔案進行備份，并且定時的檔案信息更新檢查，防止檔案的丟失[4]。

（三）健全監(jiān)督機制

目前，檔案管理工作中普遍存在法律法規(guī)不完善，監(jiān)管機制不健全的問題。針對此類問題，我們應該采取有效措施加以改善。第一，要督促有關部門完善法律法規(guī)，從而保證工作人員在檔案管理工作中有法可依?？紤]到建立法律法規(guī)很難在短時間內實現(xiàn)，檔案管理單位可以在內部實行合理的規(guī)章制度，讓規(guī)章制度作為工作人員的參考。

第二，健全監(jiān)管機制。監(jiān)管機制可以分為監(jiān)督機制和管理機制。監(jiān)督部門負責監(jiān)察法律法規(guī)，規(guī)章制度有沒有落實到位，有沒有嚴格執(zhí)行。管理部門則對監(jiān)督部門反應的情況進行查實核對，然后按照有關規(guī)定獎懲、教育。在做到內部監(jiān)管的同時，還要注重外部監(jiān)管，接受群眾的監(jiān)督，聆聽人民大眾的呼聲，根據(jù)群眾的意見進行合理整改。

第三，職業(yè)素質考核。建立嚴格完善的考核制度，公開公正，對評分標準進行量身定制，保證每位上崗人員的專業(yè)性。

四、文書檔案管理職業(yè)道德建設

職業(yè)道德，是從事某種社會職業(yè)的人員共同認可的并在職業(yè)活動中應當自覺遵守的行為準則與規(guī)范。檔案工作于其他工作相比，具有一定的特殊性，在檔案管理工作中，除了要依靠工作人員的自覺性，還有用合理的制度來幫助檔案管理人員形成完善的人格，促進其職業(yè)道德水平的提升。同時設立職業(yè)道德規(guī)范，讓每一名檔案工作人員，在工作業(yè)務中，有遵循的道德職業(yè)標準。

（一）愛崗敬業(yè)，無私奉獻

愛崗敬業(yè)是檔案管理工作者必須遵循的職業(yè)道德。與其他工作相比，檔案管理帶給工作人員的名利很少，榮譽也不多，因而需要工作人員調整好心態(tài)，在平淡的工作找到樂趣，從未發(fā)自內心的熱愛自己的本職工作。只有愛崗才能發(fā)揮自己的積極主動性，完成工作任務，逐漸形成對檔案管理工作高度的認可感和強烈的使命感。敬業(yè)則是對愛崗的進一步升華，在完成本職工作的基礎上，精益求精，開拓創(chuàng)新，為工作無私奉獻，讓檔案管理在自己手中得到新的發(fā)展。

（二）忠于職守，尊重歷史

檔案管理本質上是一種為客戶提供檔案信息服務的工作，因為檔案資料的復雜性，所以管理人員必須對自己的崗位有著準確的認識，嚴格遵守相關規(guī)章制度，做好自己的本職工作。把自己遠大的理想和追求落到工作實處，在平凡的工作崗位上做出非凡的貢獻。

檔案工作需要嚴謹?shù)挠涗浐头从痴鎸嵉钠髽I(yè)經(jīng)營歷程，尊重歷史是檔案管理部門完成使命的關鍵途徑。在檔案管理工作中，可能要面對大量的歷史資料，這些資料往往虛虛實實，真假難辨，需要管理人員認真篩查，選出最可信最真實的資料，因為只有真實的材料才能賦予檔案價值上的升華。這就要求檔案管理人員堅守職業(yè)道德原則，尊重歷史，對企業(yè)負責。

（三）優(yōu)質服務，文明禮貌

檔案管理工作是一門為人民服務的事業(yè)。無論是檔案的整理、利用和保存，最終都是服務于企業(yè)與企業(yè)員工的，所以一定要為檔案管理人員樹立服務為先的工作意識，保證良好熱情的服務態(tài)度，為群眾提供最專業(yè)的知識，最優(yōu)質的服務。

（四）嚴守機密，遵紀守法

檔案工作有著很強的保密性，其中，特別是個人檔案記錄著員工大量的隱私資料，一旦泄漏將對于當事人造成嚴重的危害。還有很多檔案則是記錄著企業(yè)在管理、決策、科技機密，這些重要的機要文件關系著整個企業(yè)的安全，所以一定要嚴格保密，防止檔案信息的外泄。這就要求檔案管理人員遵紀守法，不斷提高思想道德建設。

綜上所述，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，新時期的文書檔案管理工作的核心是對信息進行統(tǒng)一化的管理，有利于及時發(fā)現(xiàn)信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業(yè)的長遠發(fā)展起到促進作用。目前，有關單位依然要不斷提高統(tǒng)計人員的專業(yè)素養(yǎng)，樹立以人為本的服務態(tài)度，以應對復雜的檔案管理工作，同時加大推行信息化的管理模式力度，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

[1]呂顯偉.談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2016，（6）：164.

[2]馮顏英.論新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2016，（12）：121.

[3]王艷.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].讀書文摘，2017，（10）：32.

[4]趙英巖.分析新時期如何做好文書檔案管理工作[J].青年時代，2017，（16）：249-250.

作者簡介：徐源（1975-），女，漢族，云南彌勒人，本科，助理館員，主要從事檔案管理。