如何利用SAP系統(tǒng)提高審計效率

宋汝楠 張麗賢

摘要：隨著信息化技術的發(fā)展，中央提出了全覆蓋，這是數(shù)據(jù)時代背景下對審計工作的新要求。審計署前審計長李金華曾指出“審計信息化是一場革命，能不能在這場革命中掌握主動權，直接關系到今后審計事業(yè)的發(fā)展”。劉家義審計長也強調“審計的出路在于信息化”。隨著企業(yè)信息化管理水平的提高，如何提高企業(yè)的審計工作水平，是審計工作者面臨的一個重要研究方向。本文圍繞SAP信息化系統(tǒng)實施給審計工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，審計工作如何利用信息化手段來提高審計效率和防范風險進行一些研究。

關鍵詞：SAP系統(tǒng)；內(nèi)控；審計

隨著企業(yè)信息化水平的提高，融合了信息技術與先進管理理念的ERP （Enterprise Resources Planning）系統(tǒng)，廣泛應用于企業(yè)管理。ERP系統(tǒng)主要模塊有：上線銷售與分銷（SD）、管理會計（CO）、物料管理（MM）、財務會計（FI）、人事管理（HR）、項目管理（PS）、等。通過SAP系統(tǒng)，將公司的人、財、物和信息資源進行統(tǒng)一集成化的管理。

SAP系統(tǒng)的在管理中的實施應用成功在打破了傳統(tǒng)的部門職能分割，互不統(tǒng)屬，實現(xiàn)了公司內(nèi)外部整個工作流程上所有信息共享和資源的統(tǒng)一管理。相應的，SAP系統(tǒng)下的內(nèi)部審計的流程、內(nèi)容和方法都會發(fā)生相應改變。筆者認為審計方式方法的發(fā)展水平一定是與前端業(yè)務的發(fā)展水平緊密相連的。當前端業(yè)務處理方式越趨于流程化、標準化和信息技術化時，審計的工作方法和手段勢必也會與之趨同。ERP系統(tǒng)以信息技術為基礎，在業(yè)務流程化管理的思想為指導下，利用計算機和網(wǎng)絡技術，使企業(yè)的業(yè)務流程整合為一個統(tǒng)一嚴密的供應鏈，從而實現(xiàn)統(tǒng)一管理供應鏈和企業(yè)全部資源，并共享全部相關信息。隨著該技術和管理理念的推廣應用，審計方法亦需借此信息化技術平臺得以發(fā)展和提升。

一、業(yè)務數(shù)據(jù)高度集成化，利于數(shù)據(jù)分析和獲取證據(jù)

SAP系統(tǒng)的基礎是統(tǒng)一共享的中央數(shù)據(jù)庫平臺，將財務數(shù)據(jù)和前端信息高度融合并集成，促成了財務與業(yè)務、財務與供銷鏈的統(tǒng)一化管理。比如，SAP系統(tǒng)可以實現(xiàn)從采購到付款、獲取訂單到開出發(fā)票等業(yè)務統(tǒng)一，實現(xiàn)了跨各職能部門的業(yè)務處理，保證了物流和資金流數(shù)據(jù)的同步記錄。審計人員通過SAP系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)在財務資金狀況追溯資金的詳細使用情況，進而審計前端所發(fā)生的相關業(yè)務信息。正是由于SAP系統(tǒng)將數(shù)據(jù)和信息高度集成，可提供大量數(shù)據(jù)信息的特點，審計人員除了運用傳統(tǒng)方法如訪談法、觀察法、文檔查閱法以外，還可以運用數(shù)據(jù)挖掘技術探測控制薄弱點并提供具體信息。從龐大的數(shù)據(jù)中迅速發(fā)現(xiàn)特殊或異動的業(yè)務事項，提高審計工作水平和效率。

在實踐中，公司的審計團隊應重視并利用數(shù)據(jù)分析技術在入場前對被審計單位進行充分的審前調查。通過EXCEL多種函數(shù)功能，對SAP系統(tǒng)導出的前臺數(shù)據(jù)進行分析。例如：運用EXCEL的vlookup功能進行表間關聯(lián)，再通過數(shù)據(jù)透視、散點投射、高級篩選等方法對數(shù)據(jù)進行分析。在審計之前階段充分評估風險，找出異常事項。進入現(xiàn)場審計確認時可以有的放矢，減少現(xiàn)場審計時間，切實為公司降本增效。

二、借助內(nèi)控信息化系統(tǒng)，快速發(fā)現(xiàn)審計問題

SAP系統(tǒng)避免了之前職能部門的功能分割，完成了從采購到付款、銷售到收款、設備管理、質量監(jiān)管、作業(yè)管理到產(chǎn)品研發(fā)管理、人力資源管理等復雜流程的整合，以及從企業(yè)內(nèi)部到外部客戶、供應商等諸多企業(yè)跨職能部門的業(yè)務集成整合管理。

這種跨職能業(yè)務整合流轉的過程，是通過對企業(yè)業(yè)務流程的科學優(yōu)化和重組實現(xiàn)的。相當于在系統(tǒng)里嵌入內(nèi)部控制機制，將內(nèi)控流程固化在各業(yè)務循環(huán)里。通過流程控制、權限設定和參數(shù)設置等方式，最終實現(xiàn)內(nèi)控機制信息化。可見，SAP系統(tǒng)就是一套設計嚴謹?shù)膬?nèi)控系統(tǒng)。借助SAP系統(tǒng)設定好的業(yè)務內(nèi)控流程，可以為審計工作提供審計思路，快速找準審計問題。

例：SAP系統(tǒng)的標準內(nèi)控流程規(guī)定原材料必須通過前端創(chuàng)建采購訂單，在物資管理部門進行收、發(fā)貨后才能計入原材料成本，不可以進行手工預提原材料。然而，在實踐中通過查詢SAP系統(tǒng)，經(jīng)常能夠發(fā)現(xiàn)被審計單位“原材料手工記賬”這個成本科目仍有發(fā)生額。此時，基本上可以斷定該單位至少存在以下三種控制風險之一：

1）先干活后補采購訂單，采辦流程存在倒置問題；

2）對材料進行虛擬出入庫，物資管理的內(nèi)控流程失效；

3）財務人員每月手工預提原材料再沖銷。待前端做完采購訂單后，再到財務模塊進行發(fā)票校驗入賬。然而，這種操作方法容易造成原材料重復入賬的風險。

既已知SAP系統(tǒng)內(nèi)部每個業(yè)務流程都是個內(nèi)控流程，彼此環(huán)環(huán)相扣，高度關聯(lián)，那么在審計過程中就應清晰地意識到要重點關注手工干預、修改的業(yè)務事項。這些手工干預的背后往往隱藏著風險事項（如內(nèi)控失效或舞弊）。

以SAP系統(tǒng)為扶手，審計人員得以更好地從傳統(tǒng)的財務審計轉型內(nèi)控審計，即對業(yè)務風險管理活動（流程）本身進行審計。真正實現(xiàn)和發(fā)揮內(nèi)部審計作為公司風險管理“最后一道防線”的職能定位和價值。

三、核算方式前伸，控制端口前移，有助實現(xiàn)超前審計監(jiān)督

傳統(tǒng)審計模式把重點放在局外監(jiān)督和查處錯弊，在相關工作完成以后才進行審計，無形中使其他部門對審計部門有所不滿。在事前進行審計，是新形勢下審計工作應該提高的重點。

實施SAP系統(tǒng)后，很大一部分會計數(shù)據(jù)的錄入和生成工作已經(jīng)由業(yè)務部門完成。大量的相關原始財務數(shù)據(jù)直接在當場錄入系統(tǒng)，并按照事前規(guī)定的系統(tǒng)設置自動生成會計憑證，進而自動完成財務賬簿和報表生成等，排除了人為干涉和失誤。因而，在SAP系統(tǒng)中，可以在業(yè)務流程和核算的全過程中實現(xiàn)會計工作，這種核算方式的提高使會計工作效率大大提高。這為建立以物流、資金等為主的SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，能夠實時反映信息，實現(xiàn)超前審計監(jiān)督工作提供發(fā)展條件。

借助于SAP系統(tǒng)，內(nèi)部審計監(jiān)督工作可以向前延伸。建立審計提前預警機制，促進審計關口前移，實現(xiàn)超前審計監(jiān)督。對整個企業(yè)管理實施全程監(jiān)控，為公司經(jīng)營管理者和投資者服務。

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（作者單位：中海油田服務股份有限公司）