信息時(shí)代如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：詳述了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，介紹了當(dāng)前由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理還不夠重視，缺乏綜合型檔案管理人員，資源投入不足等諸多因素影響了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。提出了需要通過(guò)獨(dú)立檔案管理門戶，做好檔案管理信息化計(jì)劃，提高檔案信息化認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)人才培訓(xùn)，增加資金投入等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)；現(xiàn)時(shí)代

中圖分類號(hào)：G271.6

檔案是各種機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在各項(xiàng)特定社會(huì)活動(dòng)中以各種形式、形態(tài)留存下來(lái)的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案的種類繁多，信息的載體也多種多樣，隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，以電子載體形式出現(xiàn)的信息越來(lái)越多。檔案信息管理迫在眉睫。如何做好電子信息的收集、利用、保管以及原有紙質(zhì)檔案信息化管理是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的主要工作。

一、新形勢(shì)下檔案管理信息化是大勢(shì)所趨

21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，越來(lái)越多的行業(yè)開始將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)中，政府的OA辦公系統(tǒng)、信息公開網(wǎng)站、郵件、政務(wù)大廳、行政審批、微信等等，應(yīng)運(yùn)而生大量的電子文件與電子辦公系統(tǒng)?；拥龅霓k公招式背后是現(xiàn)代信息技術(shù)顯而易見的高效與高準(zhǔn)確度，相比之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式的弊端顯現(xiàn)，效率低，流程多，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，而信息技術(shù)的出現(xiàn)，使得檢索、查閱工作高效、簡(jiǎn)單且準(zhǔn)確，時(shí)代的變遷勢(shì)必給檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理工作向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展成為必然趨勢(shì)。

2014年5月5日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，要求各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要整體規(guī)劃好本單位的檔案信息化建設(shè)，并按規(guī)劃目標(biāo)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督檔案部門對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的工作。2016年4月1日，國(guó)家檔案局印發(fā)了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要求到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館應(yīng)全部建成功能比較完善的數(shù)字檔案館，能夠接收立檔單位電子信息檔案，并針對(duì)館藏重要的檔案數(shù)字全部備份。

國(guó)家檔案體系的升級(jí)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理也做出了新要求，現(xiàn)代化、信息化的方向就是與時(shí)俱進(jìn)的方向，事業(yè)單位檔案信息化改革勢(shì)在必行。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中存在的問題

1.多方面對(duì)檔案信息化管理不夠重視。時(shí)代的進(jìn)步，改革的第一步不是機(jī)器機(jī)械的變革，而必當(dāng)是思想與認(rèn)識(shí)的革新?，F(xiàn)階段，許多事業(yè)單位管理機(jī)制傳統(tǒng)落后，思想凝固，管理人員不僅對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠成熟，對(duì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變重要性也普遍缺乏認(rèn)識(shí)，滿足于現(xiàn)行的檔案載體，缺少積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)、研究的意識(shí)。

另一方面，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作同樣不夠重視。檔案工作非一線工作，雖沒能直接創(chuàng)造利益[1]，但高效得力的檔案系統(tǒng)將為單位用人與辦事提供不可替代的決策依據(jù)。單有基層工作人員的重視是不夠的，唯有上下合力才能將資源配置發(fā)揮到最高效狀態(tài)，使檔案管理工作擺脫被動(dòng)局面。

2.缺乏綜合型專業(yè)管理人員。事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員普遍學(xué)歷層次偏低、年齡結(jié)構(gòu)偏大。他們大多沒接受過(guò)專業(yè)的檔案技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)電子信息熱潮后知后覺，接受能力相對(duì)較低，電子技術(shù)應(yīng)用能力差，業(yè)務(wù)操作生疏。

另一方面，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在安于現(xiàn)狀，得過(guò)且過(guò)的心理，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不過(guò)硬，缺乏“德才兼?zhèn)洹钡木C合型專業(yè)管理人才，難以滿足新形勢(shì)下檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理需求。

3.檔案管理資源投入不足。無(wú)論是綜合型專業(yè)人才的培養(yǎng)還是新技術(shù)的引入，經(jīng)費(fèi)的支持都是不可或缺的。單位決策管理層檔案意識(shí)普遍較低[1]，導(dǎo)致檔案工作資金投入嚴(yán)重不足，直接表現(xiàn)在事業(yè)單位大部分檔案室設(shè)施簡(jiǎn)陋，電子設(shè)備落后，后期缺乏維修保養(yǎng)，工作開展困難。

巧婦難為無(wú)米之炊，沒有基本的物質(zhì)條件，檔案信息化建設(shè)談何容易。

三、新形式下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的思路

1.獨(dú)立機(jī)構(gòu)，建全制度，強(qiáng)化管理意識(shí)，提高規(guī)范化水平。

首先，檔案管理要獨(dú)立門戶，成立專門的管理機(jī)構(gòu)，有垂直的領(lǐng)導(dǎo)管理。上下合力，制定好工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，才能有的放矢。其次，應(yīng)當(dāng)以國(guó)家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，建立適合本單位的、切實(shí)可行的檔案管理制度和監(jiān)督機(jī)制。沒有規(guī)矩，不成方圓，唯有以規(guī)范辦事，以制度服人，才能真正確保管理工作的有條不紊。

制度建設(shè)一應(yīng)把好“人關(guān)”。按制度辦事，以制度束人，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，加強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)與保密意識(shí)，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)罰分明，真正將績(jī)效工資的作用落到實(shí)處，以調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高檔案管理意識(shí)。二應(yīng)把好“檔關(guān)”。管理部門應(yīng)當(dāng)聯(lián)系實(shí)際，規(guī)范一套檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，“清點(diǎn)家當(dāng)”，分門別類，對(duì)單位的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核、檢查和分類，使得檔案資料信息在內(nèi)部與外部的傳遞、共享及交換等方面有共同的標(biāo)準(zhǔn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理，查缺補(bǔ)漏，完善資料，逐步推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息現(xiàn)代化的各項(xiàng)工作。

2.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

素質(zhì)決定質(zhì)量，只有管理人員素質(zhì)高，能辦事，才能辦好事。所以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，選拔當(dāng)下最急需的綜合型優(yōu)秀人才，為檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充肯干、能干的新鮮血液，尤其是較為年輕的綜合型人才。

何謂是當(dāng)下最急需的綜合型優(yōu)秀人才？在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高速運(yùn)轉(zhuǎn)的新時(shí)期，檔案管理人員不僅要對(duì)傳統(tǒng)分類、索引、整理技巧了如指掌，具有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)創(chuàng)新對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，掌握一定的經(jīng)濟(jì)和政治法律知識(shí)，具有全局意識(shí)，具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力[2]，引領(lǐng)檔案管理朝著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。

而針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍，應(yīng)加強(qiáng)再教育培訓(xùn)，逐步開展多層次、復(fù)合型人才的教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有管理人員全方位技能的增長(zhǎng)。解放思想，跟上時(shí)代的步伐，才能把檔案工作做好。

3.引起重視，加大資金投入力度

上下合力，其利斷金。健全的檔案是單位管理和發(fā)展的基礎(chǔ)，上級(jí)決策部門應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，并充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用與全局意識(shí)，與檔案管理人員多溝通，多聽取檔案工作匯報(bào)，了解實(shí)際工作中的問題與機(jī)遇，給予檔案管理人員壓力和動(dòng)力，幫助工作人員解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，科學(xué)指導(dǎo)檔案部門的工作。

其次，檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入事業(yè)單位年初預(yù)算，加大建設(shè)資金投入，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)規(guī)范化的檔案存放室，完善通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套設(shè)施[1]，逐步改善檔案管理辦公環(huán)境，提振工作者信心，更好地投入工作。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)切實(shí)保障管理過(guò)程中的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需的費(fèi)用，如通過(guò)服務(wù)外包模式創(chuàng)建更專業(yè)高效的智能信息檢索系統(tǒng)、購(gòu)置高精準(zhǔn)的儀器等等[3]。

四、小結(jié)

在信息化時(shí)代，人工智能、大數(shù)據(jù)算法迅速普及的當(dāng)下，人們對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越多，而檔案信息化工作涉及的知識(shí)面廣，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和綜合能力要求也越來(lái)越高，所以這就要求事業(yè)單位上下要一致重視，勇于創(chuàng)新，加大資源投入，充分利用信息技術(shù)的便捷，與時(shí)俱進(jìn)，使事業(yè)單位的檔案工作朝著現(xiàn)代化的方向健康發(fā)展，為單位科學(xué)決策與社會(huì)和諧發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]孟凡宏.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（4）.

[2]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2010（5）.

[3]李麗云.新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2017（1）.

作者簡(jiǎn)介

李雪芳，大學(xué)本科畢業(yè)，工學(xué)學(xué)士學(xué)位，2003年取得會(huì)計(jì)師資格，2016年7月份任汕頭市市政工程維修中心資料檔案室副主任，研究檔案管理信息化。

（作者單位：汕頭市市政工程維修中心）