淺談機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

王春麗

摘要：檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史原貌的一項(xiàng)重要工作。檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的重要環(huán)節(jié)。本文通過(guò)分析在機(jī)關(guān)單位實(shí)施檔案規(guī)范化管理工作過(guò)程中的問(wèn)題和不足，提出了機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案;規(guī)范化管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、檔案工作規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史原貌的一項(xiàng)重要工作。檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)近年來(lái)開(kāi)展的檔案規(guī)范化管理工作來(lái)看，各機(jī)關(guān)單位還存在著諸多問(wèn)題。主要有以下幾個(gè)方面。

（一）缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視重度

一些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不清，分管檔案工作的職責(zé)不清。檔案工作還停留在簡(jiǎn)單的檔案保管階段，存在看門(mén)守?cái)偹枷?，?duì)檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

（二）缺乏專(zhuān)職檔案人才隊(duì)伍

由于受機(jī)構(gòu)編制等制約，有的單位檔案工作隊(duì)伍人數(shù)不足，大部分由老同志和臨時(shí)聘用人員擔(dān)任。既熟悉檔案工作，又懂計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)軟件運(yùn)行維護(hù)的復(fù)合型人才奇缺，檔案信息化建設(shè)的技術(shù)力量薄弱。有的單位專(zhuān)職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊(duì)伍不能保持相對(duì)穩(wěn)定。大部分檔案工作人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)待檔案工作存在得過(guò)且過(guò)的思想，履行職責(zé)的能力弱。由于人才缺乏相應(yīng)的穩(wěn)定性，使得查檔服務(wù)工作質(zhì)量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對(duì)檔案的利用效果認(rèn)識(shí)不清，使得檔案在利用過(guò)程中難以產(chǎn)生社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

（三）缺乏相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度

一些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，不能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，對(duì)檔案法的理解和貫徹落實(shí)不到位。一是借閱手續(xù)不健全。在查閱或借閱檔案時(shí)問(wèn)題比較突出，較少履行審批手續(xù)，檔案隨意查閱、借出，造成檔案損毀，甚至丟失。二是缺乏應(yīng)急預(yù)案。相當(dāng)一部分單位缺乏室藏檔案的應(yīng)急預(yù)案，對(duì)于突發(fā)緊急情況難已應(yīng)對(duì)。三是歸檔分類(lèi)不清，查閱困難。一些單位檔案編目不科學(xué)，不規(guī)范，不按照檔案行政管理部分審批的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，從而造成日后查閱檔案出現(xiàn)很多不良反應(yīng)。

（四）缺乏相應(yīng)的檔案保管辦公室、柜

一是檔案室混用嚴(yán)重。有的單位檔案庫(kù)房沒(méi)有按照檔案法要求的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，與辦公室混用，有的單位還將雜物放于檔案室，檔案室鑰匙隨意分配，一旦出現(xiàn)檔案遺失問(wèn)題，難免職責(zé)不清。二是沒(méi)有必要的防護(hù)設(shè)備。有的單位檔案室“八防”措施落實(shí)不到位，沒(méi)有必備的防火、防光、防塵等防護(hù)設(shè)備，安全隱患較多;三是有的單位檔案管理缺乏相應(yīng)的檔案室，檔案柜陳舊破損，部分單位檔案柜數(shù)量少，不能滿(mǎn)足5-30年的存放需求，有的單位甚至檔案柜也沒(méi)有配齊，至使檔案亂堆亂放嚴(yán)重。有的單位不按規(guī)定使用無(wú)酸紙檔案盒，更多的單位沒(méi)有使用防磁柜，使得介質(zhì)載體檔案無(wú)法存放。四是重文書(shū)檔案，輕會(huì)計(jì)檔案。有的單位只重視收集文書(shū)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有進(jìn)行歸檔，多年來(lái)，會(huì)計(jì)檔案一直存儲(chǔ)與財(cái)會(huì)室，由于會(huì)計(jì)人員頻繁的更換，而會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有認(rèn)真履行交接手續(xù)，使得后來(lái)者查找會(huì)計(jì)資料較為困難。

（五）缺乏檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

有的單位對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，檔案管理僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方法，對(duì)檔案信息化所需的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件沒(méi)有配備齊全，大多數(shù)單位甚至根本不配備專(zhuān)門(mén)管理檔案的軟件，從而不能實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與單位局域網(wǎng)聯(lián)通;檔案信息化建設(shè)工作滯后，許多機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢。

二、抓好機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的相應(yīng)對(duì)策

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，不斷提高思想認(rèn)識(shí)

一是提高思想認(rèn)識(shí)，把做好機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作擺上重要日程。要按照機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作要求，逐條對(duì)照，逐條分析，認(rèn)真執(zhí)行檔案規(guī)范化管理要求。二是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各單位工強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，主要負(fù)責(zé)同志要將機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作做為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，拿出時(shí)間和精力，確保機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作順利進(jìn)行。三是加強(qiáng)宣傳力度。在召開(kāi)檔案工作會(huì)議時(shí)，多請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，通過(guò)會(huì)議提高領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)。同時(shí)隨時(shí)宣傳檔案法精神，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案工作的責(zé)任感，進(jìn)一步明確職責(zé)，強(qiáng)化措施，確保機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理工作工作中取得好成績(jī)。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理與培訓(xùn)

一是要做好檔案交接工作。對(duì)于更換檔案工作頻繁的單位，在人員更換時(shí)一定要做好傳幫帶工作，防止出現(xiàn)工作脫節(jié)，給檔案管理工作帶來(lái)不便;二是強(qiáng)化培訓(xùn)，因材施教。根據(jù)崗位職能，年齡結(jié)構(gòu)，采取不同的培訓(xùn)學(xué)習(xí)方法，對(duì)于老同志來(lái)說(shuō)要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)于年輕同志來(lái)說(shuō)要學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)知識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。三是抓理論學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要做好思想教育工作，學(xué)習(xí)黨的方針政策，不斷提高檔案人員的政治理論水平和素養(yǎng)。

（三）強(qiáng)化檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查

充分利用檔案行政執(zhí)法檢查的工作要求，加大對(duì)監(jiān)督檢查力度，對(duì)檔案管理工作存在問(wèn)題的單位，對(duì)檔案管理存在安全隱患的單位，對(duì)檔案歸檔不規(guī)范的單位，對(duì)信息化建設(shè)速度慢的單位，要求限期整改。對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)不足的單位要給予批評(píng)，對(duì)問(wèn)題嚴(yán)重的單位，要進(jìn)行行政處罰。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入力度

要積極爭(zhēng)取資金，加大對(duì)檔案工作軟硬件的投入力度。一是要引進(jìn)人才，對(duì)于專(zhuān)業(yè)人才，提高待遇，要實(shí)行聘用制，與其簽定工作合同，保證專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性。二是要加大硬件設(shè)備的投入，如標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案柜，使得檔案室達(dá)到“八防”措施的要求。三是加大檔案管理軟件的投入力度。配備相應(yīng)的檔案管理軟件和檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備，加快檔案信息化工作進(jìn)程。

總之，通過(guò)以上對(duì)策的實(shí)施，相信機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理水平將會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階，機(jī)關(guān)單位的檔案能夠人民的生產(chǎn)生活提供有力的幫助，能夠發(fā)揮其最大的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。