OA辦公系統(tǒng)在公司管理中的應(yīng)用與實(shí)施

周筠

摘要： OA是一個(gè)將現(xiàn)代化辦公思想和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代化工具集成在一起的新型辦公方式，中交天津航道局有限公司OA系統(tǒng)在辦公室工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在公文處理、會(huì)議管理、車輛管理、印信管理、辦公用品管理、綜合業(yè)務(wù)六個(gè)方面，并在應(yīng)用中大大提高了辦公效率。

Abstract： OA is a new office mode that integrates modern office ideas with modern tools such as computers， networks， and communications. The application of OA system in CCCC Tianjin Dredging Co.， Ltd. is mainly reflected in document processing， meeting management， vehicle management， and letter management， office supplies management， comprehensive business， and it greatly enhanced the office efficiency in the application.

關(guān)鍵詞： OA；辦公室業(yè)務(wù)；效率；應(yīng)用

Key words： OA；office business；efficiency；application

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2018）12-0223-02

0 引言

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都開始運(yùn)用信息化手段來處理公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是一個(gè)將現(xiàn)代辦公思想和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代化工具集成在一起的新型辦公方式。在應(yīng)用中能規(guī)范工作流程，快速有效地處理公司內(nèi)部的辦公業(yè)務(wù)，使公司事務(wù)工作自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，達(dá)到協(xié)同工作的目的。

中交天津航道局有限公司于2011年開始建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，在前期主要建立了綜合辦公、資訊管理、合同管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理、知識(shí)管理、法律業(yè)務(wù)等方面，幾乎涵蓋了公司管理的所有相關(guān)業(yè)務(wù)，其中綜合辦公涵蓋了辦公室六個(gè)業(yè)務(wù)板塊（公文處理、會(huì)議管理、車輛管理、印信管理、辦公用品、綜合業(yè)務(wù)）實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公的需求，通過對(duì)六個(gè)業(yè)務(wù)板塊工作思路、工作流程的分析，相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入，設(shè)計(jì)出相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)上流程，每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)都與日常工作中的崗位人員相對(duì)應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。下面筆者就OA系統(tǒng)在公司管理中相關(guān)業(yè)務(wù)板塊的應(yīng)用體會(huì)與大家分享。

1 OA系統(tǒng)在公司公文處理工作中的應(yīng)用

公文是日常業(yè)務(wù)和管理中的必要性和經(jīng)常性工作。收發(fā)文管理作為傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，是公司管理重要的一部分。公文管理引進(jìn)OA的主要目的，就是希望利用OA管理好公文收發(fā)的上行下達(dá)。

1.1 收發(fā)文管理

通過流程的設(shè)計(jì)及流程節(jié)點(diǎn)的控制，收文管理順利實(shí)現(xiàn)了來文登記、分辦、復(fù)核、承辦、傳閱、歸檔等功能，發(fā)文管理也實(shí)現(xiàn)了發(fā)文擬稿、審核、承辦、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、印制、校對(duì)、分發(fā)、復(fù)核、歸檔等全過程管理。

中交天津航道局有限公司在收文登記中的特色功能就是發(fā)文轉(zhuǎn)收文功能，通過此功能，可將二級(jí)公司的上行發(fā)文及上級(jí)單位下達(dá)的文件直接轉(zhuǎn)換成公司的收文，并自動(dòng)將來文單位、字號(hào)、題目及正文轉(zhuǎn)入收文承辦單，從而避免了來文登記繁瑣的信息錄入操作；在傳閱過程中，根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)于一些閱知類的文件，可同時(shí)將文件送到多個(gè)部門及多位領(lǐng)導(dǎo)的系統(tǒng)中；文件辦理完畢后，可直接將文件歸入檔案管理系統(tǒng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自我公司引入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)以來，單份文件的平均辦理效率由之前的三天節(jié)省到了一天，大大提高了文件的流轉(zhuǎn)效率。

發(fā)文辦理中的特色功能一是會(huì)簽，在會(huì)簽節(jié)點(diǎn)，通過設(shè)置會(huì)簽串行或會(huì)簽并行兩個(gè)可選擇的節(jié)點(diǎn)，文件發(fā)起人可根據(jù)文件內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)簽方式；二是印制，在印制節(jié)點(diǎn)，開發(fā)出了文件自動(dòng)套紅功能，通過提前將標(biāo)準(zhǔn)的文件格式錄入系統(tǒng)，在文件制作過程中，可以通過此功能自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，降低了文件格式出錯(cuò)的幾率。同樣，在文件發(fā)送完畢之后，可自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。

1.2 文件催督辦功能

催辦是指對(duì)需要辦復(fù)的公文，根據(jù)來文內(nèi)容的緩急程度和承辦的時(shí)限要求，對(duì)承辦情況進(jìn)行督促檢查，以防文件積壓。在催辦過程中，秉承緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦的原則，中交天津航道局有限公司在OA系統(tǒng)中開發(fā)出了文件催辦功能。該公司的公文催辦功能主要是通過對(duì)收文登記表的設(shè)置，來設(shè)定需要催辦文件的緩急程度、時(shí)限、主辦部門的責(zé)任人相關(guān)信息，在到達(dá)文件辦理時(shí)限的前一天系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)短信到主責(zé)人員的手機(jī)，提醒主責(zé)人員盡快辦理文件。系統(tǒng)還將所有需要督辦的文件自動(dòng)匯總，方便督辦人員隨時(shí)掌握文件辦理進(jìn)度，避免了文件積壓現(xiàn)象。

1.3 OA系統(tǒng)在公文管理工作中較傳統(tǒng)辦公的好處

1.3.1 提高辦公效率

傳統(tǒng)辦公中，對(duì)公文的簽收、登記、分辦、流轉(zhuǎn)、傳閱、承辦，每一環(huán)節(jié)都需要工作人員帶著公文到負(fù)責(zé)人員手中實(shí)現(xiàn)，依靠人為推動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，整個(gè)流程受人為因素影響很大，同時(shí)也存在較大的隨意性，過程復(fù)雜，時(shí)間長(zhǎng)，辦公效率極低。OA系統(tǒng)在公文流轉(zhuǎn)中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，每個(gè)環(huán)節(jié)都可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，甚至可以根據(jù)OA系統(tǒng)設(shè)定的公文流轉(zhuǎn)自動(dòng)化推進(jìn)，保證公文的實(shí)效性，OA系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)無紙化的編輯、流轉(zhuǎn)、審批等各個(gè)辦公環(huán)節(jié)，在管理中也減少了公文管理人員的工作負(fù)荷。同時(shí)工作人員可以通過設(shè)置需要催辦的文件，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)催辦，工作人員實(shí)時(shí)跟蹤公文狀態(tài)，比人為的電話催辦更省時(shí)省力。OA系統(tǒng)還通過規(guī)范公文格式自動(dòng)套紅等功能，自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)格式的公文，減少了人為操作帶來的失誤，在公文處理的質(zhì)量上實(shí)現(xiàn)總體的把控。

1.3.2 實(shí)現(xiàn)廣泛的信息共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在信息流轉(zhuǎn)與共享上受到很大的限制，一份公文只能同時(shí)在少數(shù)幾人手中實(shí)現(xiàn)傳遞共享。但OA系統(tǒng)的應(yīng)用則實(shí)現(xiàn)了公文的共享，通過電子公文的形式，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)內(nèi)的共享，甚至還可以跨地域的共享與交流。此外，在查找OA系統(tǒng)可以支持多條件組合方式，快速定位公文文件。

1.3.3 降低辦公成本

傳統(tǒng)的公文都是紙質(zhì)文檔，不易存儲(chǔ)、查詢、重復(fù)利用率低。即時(shí)歸類清晰，但查找起來也十分困難。OA系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，降低了資源成本。

2 OA系統(tǒng)在會(huì)議管理中的應(yīng)用

在傳統(tǒng)的會(huì)議室管理中，需要人為的預(yù)訂、登記，各部門對(duì)會(huì)議室的使用情況不能第一時(shí)間掌握，很容易出現(xiàn)工作安排不周到不及時(shí)及會(huì)議室登記不全被重復(fù)定出的事情，而辦公室作為會(huì)議室管理部門，出現(xiàn)這樣的事情還需要花費(fèi)大量的時(shí)間去溝通協(xié)調(diào)，大大降低了辦公效率。

自中交天津航道局有限公司OA系統(tǒng)引入會(huì)議管理功能以來，會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)了登記、申請(qǐng)、審核、發(fā)布等一體化的管理。首先，辦公室會(huì)議室管理人員將各會(huì)議室的大小、設(shè)備、位置、可使用時(shí)間等基本信息登記到系統(tǒng)中，公司各部門如需使用會(huì)議室可直接登錄到會(huì)議管理系統(tǒng)中進(jìn)行查看，然后在會(huì)議申請(qǐng)中選取此會(huì)議室，將會(huì)議召開的時(shí)間、人數(shù)等基本信息錄入到系統(tǒng)并提交申請(qǐng)至?xí)h室管理人員，會(huì)議室管理人員根據(jù)會(huì)議室的整體使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排后將會(huì)議室占用信息發(fā)布到系統(tǒng)，通過顏色的區(qū)分，更加清晰明了的顯示會(huì)議室的使用情況，這樣，更加方便下一個(gè)申請(qǐng)部門，大大提高了辦公效率。

3 OA系統(tǒng)在印信管理中的應(yīng)用

印章管理是企業(yè)管理工作中一項(xiàng)重要性的工作，且印章的使用是非常頻繁的，在未開發(fā)OA系統(tǒng)印信管理工作之前，中交天津航道局有限公司對(duì)印章的申請(qǐng)使用主要以填寫紙質(zhì)審批單為主，紙質(zhì)審批單的過程復(fù)雜、時(shí)間長(zhǎng)、效率低，且用印事由處只能籠統(tǒng)的概括，不能清楚的記錄每筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容，每年所需要蓋章的文件多大2000多份，所產(chǎn)生的用印審批單也就存在積壓堆積現(xiàn)象，日后的查找工作難度也很大，且隨著時(shí)間的推移及崗位調(diào)動(dòng)，經(jīng)手人員無法清楚記得當(dāng)時(shí)所加蓋印章的具體內(nèi)容。

OA系統(tǒng)在印信管理中的應(yīng)用就解決了傳統(tǒng)管理中諸多不便的問題，對(duì)于審批過程，經(jīng)辦人將審批單提交到負(fù)責(zé)人處，負(fù)責(zé)人可通過電腦或手機(jī)直接登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行快速處理，同時(shí)，經(jīng)辦人在填寫用印審批表的時(shí)候可以將需要用印的文件電子版上傳至電腦，系統(tǒng)也講永久性的保存這些數(shù)據(jù)，方便日后的查詢及追蹤（如圖1）。

同樣印信管理中的檢索功能也是很強(qiáng)大的，查詢?nèi)藛T只需要通過關(guān)鍵字的索引，就可快速查出想要查看的單據(jù)，并及時(shí)查看到當(dāng)時(shí)所用印的文件，大大提高了辦公效率。

4 OA系統(tǒng)在辦公用品及綜合業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

辦公用品的申領(lǐng)是一個(gè)復(fù)雜的工作，由于部門數(shù)量較多，申請(qǐng)物品較零散，對(duì)于各部門每月的辦公用品申請(qǐng)匯總是一個(gè)很繁瑣的工作，而OA系統(tǒng)通過系統(tǒng)自動(dòng)挑選、匯總，恰恰能將這項(xiàng)工作化繁為簡(jiǎn)。首先，工作人員可將公司可提供購買的辦公用品型號(hào)、規(guī)格、樣式錄入系統(tǒng)，各部門人員如需申請(qǐng)辦公用品，可于每月月底登錄系統(tǒng)選擇所需物品，之后系統(tǒng)將自動(dòng)匯總公司各部門申請(qǐng)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格，管理人員根據(jù)匯總結(jié)果采購分發(fā)即可。同時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)全年辦公用品的消費(fèi)情況，避免了人為統(tǒng)計(jì)所造成的失誤及繁瑣的工作量，工作人員還可實(shí)時(shí)查詢已購買辦公用品的花費(fèi)情況，根據(jù)年度預(yù)算實(shí)時(shí)調(diào)整。

當(dāng)然，OA系統(tǒng)在辦公室工作中的應(yīng)用不僅僅表現(xiàn)在以上的四大板塊，在日常的工作中，經(jīng)常會(huì)遇到一項(xiàng)制度或文件需要征求多位領(lǐng)導(dǎo)意見的情況，那么我們就可以通過OA系統(tǒng)中的系統(tǒng)中的協(xié)同工作來完成，工作人員可通過協(xié)同工作將次文件同時(shí)發(fā)送給需要辦理的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)們可同時(shí)對(duì)文件進(jìn)行簽批，最終的意見將返回到經(jīng)辦人手中，較之紙質(zhì)文件的層層傳遞情況，大大提高了效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙金.談OA辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全[J].吉林工商學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（01）.

[2]張佳蕊，王斐.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)[J].科技致富向?qū)В?009（14）.

[3]劉雁.OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值[J].科技資訊，2009（13）.