淺析電子檔案與紙質(zhì)檔案的有機(jī)結(jié)合

楊春焱

摘要：在當(dāng)今社會(huì)逐漸發(fā)展的現(xiàn)在，各種信息化軟件逐漸被開(kāi)發(fā)出來(lái)，信息變得更加快距離運(yùn)輸。在信息傳送的現(xiàn)代化社會(huì)中，基本是以兩種形式來(lái)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)。一種是紙質(zhì)檔案管理，另一種是電子檔案管理。這兩種信息管理都可以真實(shí)的反映出信息的記錄。兩者都有自己獨(dú)自的優(yōu)勢(shì)，在當(dāng)前社會(huì)信息不斷發(fā)展的今天，更多的人會(huì)將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相融合來(lái)對(duì)信息進(jìn)行處理，從而為企業(yè)或者單位進(jìn)行相關(guān)的信息記錄。本文主要針對(duì)現(xiàn)在的電子檔案和紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別，并提出如何在一定狀態(tài)下，將這兩種檔案信息進(jìn)行融合管理。以供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;檔案管理;融合

引言 ：隨著現(xiàn)在社會(huì)科技的不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)不斷的發(fā)展，現(xiàn)在很多事業(yè)單位都會(huì)進(jìn)行檔案的管理，一個(gè)檔案的管理是一個(gè)企業(yè)或者是單位最最要的核心部分，因此對(duì)檔案的管理要采用認(rèn)真，仔細(xì)的態(tài)度進(jìn)行對(duì)待，現(xiàn)在生活中，一般的事業(yè)單位或者企業(yè)大都是采用紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理，但是隨著時(shí)代的變遷，這兩種檔案管理方式在進(jìn)行不斷的融合，他們的有機(jī)融合，必將是事業(yè)單位和企業(yè)單位的一個(gè)大的飛躍。

一、紙質(zhì)檔案管理

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案室將紙張作為信息記載的一種檔案形式。在事業(yè)單位中，一般是作為公文的圖紙，賬目管理，工作記錄，會(huì)議記錄等。但紙質(zhì)檔案不易保持，容易被損壞，保密性也不是很好，因此有關(guān)的事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或者是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作以重視和認(rèn)真的態(tài)度面對(duì)。

二、電子檔案管理

隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，各種新型的檔案管理軟件也逐漸被開(kāi)發(fā)出來(lái)，這就形成了——電子檔案。其主要的特點(diǎn)是將相關(guān)的信息輸入電腦中進(jìn)行有關(guān)的記錄，通過(guò)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的方式來(lái)進(jìn)行管理，電子檔案收集的材料比較完整?，F(xiàn)在一般采用的儲(chǔ)存的方式大都是以U盤、磁帶、光盤的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。在現(xiàn)在的云計(jì)算機(jī)時(shí)期，對(duì)電子檔案的管理一般是以網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存形式，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的信息傳輸功能。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對(duì)檔案信息容納量比較大，沒(méi)有儲(chǔ)存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對(duì)于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來(lái)說(shuō)，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。

五、檔案工作者應(yīng)具備的能力

電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)電子文件形成的參與和電子檔案長(zhǎng)期保存，兩者根本的區(qū)別是電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)含量高。電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)系統(tǒng)技術(shù)工作。所以，要求電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面知識(shí)，還要具備一定的外語(yǔ)能力。但對(duì)于廣大來(lái)說(shuō)電子檔案首先需要思考和明確以下問(wèn)題：

（一）電子文件歸檔不同于紙質(zhì)文件歸檔

因?yàn)殡娮游募菙?shù)字化的，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)外儲(chǔ)存器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔是屬于無(wú)紙形式，是在一定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行的，需要采取一系列技術(shù)保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)、歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔方法、歸檔鑒定等都與紙質(zhì)文件歸檔有區(qū)別。

（二）保管電子檔案與保管紙質(zhì)檔案的區(qū)別

對(duì)于紙質(zhì)檔案，人們是在防蟲(chóng)、防霉、修裱和加固、字跡恢復(fù)等方面下功夫。而電子檔案，則需要依據(jù)其軟硬件平臺(tái)變更，在確保電子檔案長(zhǎng)期處于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三種方法：一是把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)上都能適用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)進(jìn)步所帶來(lái)的影響：二是可以將電子文件建立在多種不同的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上;三是開(kāi)發(fā)相應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，當(dāng)我們所應(yīng)用的技術(shù)與所保存的電子檔案在技術(shù)條件上的一致性發(fā)生變化時(shí)，就對(duì)所存的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使其始終保持同新技術(shù)的兼營(yíng)性。

（三）電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的區(qū)別

電子檔案的利用一般有直接利用、提供拷貝、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)热N方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致它的利用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理顯得更加重要，廣大檔案工作者應(yīng)從建立各個(gè)工作環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的措施、辦法、規(guī)程、規(guī)范入手，特別是加強(qiáng)安全、保密方面的管理，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督，必要時(shí)可以通過(guò)行政手段或技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（四）電子文件、電子檔案真實(shí)性的維護(hù)

真實(shí)性是電子文件管理者面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。電子文件與非電子文件之間最根本的區(qū)別是，前者是通過(guò)不斷地刷新和定期遷移來(lái)保證其真實(shí)可靠，而后者則是通過(guò)保證它他們的事務(wù)處理中被產(chǎn)生，接受和歸檔時(shí)的原格式的狀態(tài)來(lái)保證其真實(shí)性。不管它的形勢(shì)如何變化，我們要從技術(shù)上其他方面采取各種措施，確保它的原始性。

（五）電子檔案的保存、維護(hù)

保證電子檔案載體物理上的安全，這是使其能夠通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的軟、硬件平臺(tái)，完整、準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。

（六）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理應(yīng)融合

隨著現(xiàn)在國(guó)家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對(duì)有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無(wú)法比較的。因此，對(duì)于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù);另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，從而給自身帶來(lái)巨大的利益。