淺析檔案數(shù)字化在工程檔案管理中的應(yīng)用

邱虹

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案歸理來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的機(jī)遇，檔案是一個(gè)完整且繁瑣的信息，每個(gè)人從出生開(kāi)始都有一份完整的檔案，工程也不例外，對(duì)工程來(lái)講，從工程的開(kāi)始到結(jié)束都有一個(gè)完整的檔案。在檔案進(jìn)行整理保存的過(guò)程，由于紙質(zhì)檔案的保存困難等多種原因，都造成了工程檔案保存整理的不完善。本文將淺析如何將數(shù)字化運(yùn)用在檔案管理中。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 工程檔案 檔案管理

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展以及信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于傳統(tǒng)的方案管理工作來(lái)說(shuō)，數(shù)字化的檔案管理，可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，同時(shí)也可以提高工作人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理，一般來(lái)講，工程檔案相對(duì)來(lái)講比較復(fù)雜以及系統(tǒng)，同時(shí)涉及面也較廣，傳統(tǒng)的檔案整理工作有很多的不足，數(shù)字化的引入，有利于工程檔案的整理以及檔案的保存。

一、檔案數(shù)字化的意義

在日新月異的新時(shí)代中，傳統(tǒng)的檔案整理耗時(shí)耗力，在實(shí)際操作的過(guò)程中，由于工程檔案相較于其他檔案來(lái)講，更為繁瑣，從工程開(kāi)始確立的時(shí)候，就要開(kāi)始進(jìn)行檔案的收集與整理，很多檔案都是不同單位開(kāi)出來(lái)的，因此，會(huì)出現(xiàn)很多資料沒(méi)有歸檔，銜接不上的情況。

數(shù)字化就是利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，將各類信息進(jìn)行數(shù)字編碼，用于快速傳輸以及準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，含義是“利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件。聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)”。

數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，網(wǎng)絡(luò)化的傳輸形式，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后的檔案能夠更快捷的進(jìn)行規(guī)劃與整合，使得檔案的存儲(chǔ)與調(diào)取更加便捷，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

二、工程檔案中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的工程檔案整理工作中，由于工程檔案涉及的單位以及信息較多，在整理的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)影響檔案后期的整理與使用，問(wèn)題集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案歸理不夠完整

工程檔案涉及的東西較多，在實(shí)際的整理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料不完整、檔案名字不準(zhǔn)確、分類不規(guī)范等情況。各單位之間的資料經(jīng)常出現(xiàn)銜接不上的情況，最終形成的的工程檔案不規(guī)范，這對(duì)檔案之后的存檔和調(diào)取使用都不方便。

（二）檔案歸理不夠?qū)I(yè)

客觀原因的存在，檔案整理的人員缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于工程建設(shè)的流程不熟悉，在接受檔案的時(shí)候，并不清楚具體要接收多少東西，因此，在對(duì)檔案進(jìn)行整理和接收的過(guò)程中，常常出現(xiàn)資料對(duì)接的過(guò)程中，工作人員被動(dòng)接收資料的情況，不利于資料的整理與歸檔。

三、如何有效的將檔案數(shù)字化

（一）建立健全的工程檔案管理制度

在實(shí)際的工程檔案管理工作中，需要有一個(gè)健全的檔案管理制度，這樣才能保證實(shí)際的檔案管理工作可以順利進(jìn)行。根據(jù)《檔案法》、行業(yè)檔案管理規(guī)定及有關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合單位的實(shí)際情況，制定一個(gè)完善適合公司發(fā)展的檔案管理制度，并將其納入個(gè)人的綜合考核之中，對(duì)每個(gè)工程的進(jìn)行完善的歸檔，做到檔案與工程的同步進(jìn)行，建立完整的檔案，有利于之后的借鑒與調(diào)用。

（二）做好階段性的工程檔案收集

一個(gè)工程的進(jìn)行分為很多階段，檔案管理工作在一開(kāi)始就要進(jìn)行專人的分配，并對(duì)不同階段的負(fù)責(zé)人進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)化的培訓(xùn)或者一個(gè)嚴(yán)格的要求，明確階段性的檔案收集工作都需要些什么，這樣在工程進(jìn)行的同時(shí)，不同階段的檔案收集由經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的專人負(fù)責(zé)，這樣在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，分工明確，交接有序，能有效的提高檔案管理工作的效率。

（三）檔案的原始記錄存檔

在檔案進(jìn)行收集的過(guò)程中，要特別注重原始檔案的保存，檔案數(shù)字化是為了檔案的調(diào)取與共享的方便性，但是檔案的實(shí)際收集過(guò)程中，要注重原件的保存以及在建立數(shù)字檔案過(guò)程中對(duì)原件的掃描與存檔。原始記錄是非常重要的，因此在建檔的時(shí)候特別注意區(qū)分。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的專業(yè)人員，需要及時(shí)、完整、高質(zhì)量做好檔案收集、整理、歸納和移交工作，加強(qiáng)檔案的整理與管理工作

（四）增加硬件設(shè)施

在數(shù)字化的過(guò)程中，要特別注重對(duì)硬件設(shè)施的匹配程度，將檔案工作的費(fèi)用計(jì)入年度財(cái)務(wù)預(yù)算之中，定期的對(duì)在職的工作人員進(jìn)行先進(jìn)應(yīng)用的培訓(xùn)，檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，在不斷的改革之中，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將檔案管理工作更好的進(jìn)行實(shí)施。數(shù)字化檔案管理對(duì)硬件設(shè)施要求較高，就需要更大的經(jīng)濟(jì)投入。

四、結(jié)語(yǔ)

工程檔案在實(shí)際的建立過(guò)程中，擁有很大的局限性，在檔案室及整理的過(guò)程中，要注重對(duì)檔案的系統(tǒng)化管理，工程檔案非常繁雜，這就要求進(jìn)行檔案整理的額工作人員的專業(yè)程度較高，以及對(duì)工程檔案整理有一個(gè)好的理解。在建立數(shù)字檔案的同時(shí)，要使用現(xiàn)代化的技術(shù)多方面的保障信息的安全，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加密。

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