對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐的分析

摘 要 加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理，對提高我國學(xué)校管理工作效率具有極為重要的意義。目前存在的問題包括，對中等職業(yè)學(xué)校在現(xiàn)今教育行業(yè)的地位認(rèn)識不夠;對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，以及管理理念跟不上時(shí)代更替的步伐。對此的幾點(diǎn)建議，擺正對中等職業(yè)學(xué)校地位的認(rèn)識;了解檔案管理的重要性，以及實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。

關(guān)鍵詞 中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理工作 實(shí)踐分析

中圖分類號：G717文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息傳播速度越來越快，中職院校作為人數(shù)流動較大的單位，每天每年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)增長的需要，而效率更好的信息化檔案管理方式也逐漸占據(jù)主流。在數(shù)據(jù)傳輸和移動速度飛速提高的今天，中職院校也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。做好檔案信息化建設(shè)工作也是中等職業(yè)院校發(fā)展的基本要求。

1當(dāng)前中等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)在全國范圍內(nèi)展開，但是很多地方還沒有完全進(jìn)行改革。中等職業(yè)院校之中已經(jīng)達(dá)到檔案信息化建設(shè)的學(xué)校僅占百分之四十五，這離我們的目標(biāo)還相差很遠(yuǎn)。我們將從幾個(gè)角度探討一下中等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。

1.1對檔案管理工作認(rèn)識不足

從當(dāng)前中等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)普及程度我們可以明顯看出來，當(dāng)前我國中等院校校方領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理的認(rèn)識仍然不足。部分中職院校對檔案信息化建設(shè)還有一定的偏見，認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間的行為。但事實(shí)上，無論是大型企業(yè)還是單位個(gè)人，當(dāng)前都已進(jìn)入了信息化的時(shí)代，檔案作為人信息的一部分，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，邁入信息化進(jìn)程。雖然傳統(tǒng)的方式已經(jīng)沿用很多年，但是顯然適者生存，新型的檔案管理方式已經(jīng)逐漸替代傳統(tǒng)的檔案儲存方式。除了檔案信息化建設(shè)滯后，我國很多中等職業(yè)院校的依法歸檔意識也不強(qiáng)，我國已經(jīng)頒布《檔案法》，明確規(guī)定了檔案管理的重要性，很多學(xué)校仍然一意孤行，事實(shí)上卻是與我國的發(fā)展相背離的，這樣的不重視往往會嚴(yán)重阻礙中等職業(yè)院校檔案信息化進(jìn)程。

1.2檔案管理制度不到位

雖然很多院校已經(jīng)開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，但是建設(shè)過程中的實(shí)際配套措施還不夠完善，部分中職院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)往往制度不明，獎懲措施也不足，因此本身屬于長期工作的檔案管理建設(shè)更加難以推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)者的工作熱情和工作積極性常常受到打擊，反而難以促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的完善。

1.3檔案信息化建設(shè)人數(shù)素質(zhì)水平一般

我國檔案信息化建設(shè)是近幾年起步的工程，因此很多院校難以直接招來人員，很多檔案信息化建設(shè)人員都是臨時(shí)雇傭，甚至有些達(dá)不到檔案信息化建設(shè)的學(xué)歷水平。建設(shè)人員的水平參差不齊，也就很難造就優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，那么在實(shí)際的建設(shè)過程中就會產(chǎn)生一定的影響，無論是工作效率還是工作質(zhì)量都難以把控，這對我國中職院校的檔案信息化建設(shè)來說是一個(gè)較大的問題。

2解決對策

在檔案管理工作的發(fā)展過程總有很多的問題和困難需要解決，但是中職院校產(chǎn)生的問題都有一定的相似性。通過經(jīng)驗(yàn)的積累，我們可以熟知常出現(xiàn)的問題，在面對這些常見問題時(shí)，我們可以順利的進(jìn)行解決。檔案管理工作發(fā)展到今天以及逐步完善，然而中職院校的檔案管理工作才在起步階段，本文就當(dāng)前大環(huán)境下檔案管理工作的一些問題舉例，以期對中職院校的檔案管理工作有所啟發(fā)，強(qiáng)化檔案管理工作的有效性。

2.1提高重視

檔案信息化建設(shè)結(jié)束之后，學(xué)校存儲和提取檔案的效率會直線上升，對學(xué)校對學(xué)生都有利，這是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高學(xué)校的重視程度，這樣在建設(shè)過程中也能保證效率。信息化建設(shè)必然是一項(xiàng)耗費(fèi)資金的工程，因此學(xué)校要明白，拖的時(shí)間越長越消耗資金，學(xué)校應(yīng)當(dāng)把信息化建設(shè)歸屬到資金投入中去，確定工程建設(shè)的造價(jià)和時(shí)間，以免拖延時(shí)間太長，增大經(jīng)濟(jì)支出。

2.2完善檔案信息化管理體系

首先，要形成檔案管理工作的制度。聘請業(yè)務(wù)熟練的專制檔案管理人員，專業(yè)的、系統(tǒng)的進(jìn)行信息化檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作結(jié)合到各項(xiàng)內(nèi)容當(dāng)中，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)正常化與規(guī)范化。檔案管理的信息化具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與技術(shù)性，從原始資料的形成到信息檔案的歸檔，中間內(nèi)容復(fù)雜且又環(huán)環(huán)相扣。各個(gè)階段形成的資料，需及時(shí)的歸檔封存，并及時(shí)的做好移交工作。我們要建立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖陨隙碌臋n案信息化管理體系，資料的制作部門、檔案的管理部門及使用部門需相互協(xié)調(diào)，相互制約，從而形成一套系統(tǒng)的文件信息化管理體系，強(qiáng)化檔案資料的質(zhì)量，保證檔案資源的真實(shí)性可靠性，進(jìn)而促進(jìn)信息化檔案管理的發(fā)展。

2.3改變檔案管理的傳統(tǒng)思維

檔案管理的舊有體系，以人工操作為主，效率低，功能差等缺陷，造成檔案管理的利用率大幅度降低?？茖W(xué)技術(shù)的不斷前進(jìn)，事業(yè)的飛速發(fā)展，舊有的傳統(tǒng)檔案管理體系無法滿足當(dāng)今的需求，信息化在檔案管理中的應(yīng)用尤為重要。通過軟件的自我研發(fā)，或通過引進(jìn)的方式對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行更新，利用便捷的工程軟件來更好的進(jìn)行檔案的信息化管理。加強(qiáng)軟件資源的開發(fā)工作，積極引進(jìn)國外優(yōu)秀的管理軟件，創(chuàng)造條件使得國內(nèi)的從業(yè)人員能夠?qū)W習(xí)到發(fā)達(dá)國家檔案軟件方面的知識。

3結(jié)束語

檔案管理事業(yè)有益于學(xué)校發(fā)展，對于人們意義非常重大，與院校內(nèi)每個(gè)人的生活息息相關(guān)。時(shí)代的進(jìn)步，中職院校也應(yīng)當(dāng)摒棄原有的傳統(tǒng)的檔案管理方式，由繁入簡，采用效率更高，更有利于中職院校發(fā)展的檔案存儲方式。

作者簡介：王元卿，男，生于1975年2月12日，籍貫，云南富民，漢族，畢業(yè)于昆明學(xué)院，本科學(xué)歷，現(xiàn)任云南省輕工業(yè)技工學(xué)校老師。

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