淺談Excel在外貿(mào)會計核算中的應(yīng)用

馬妙娟

摘要：Excel是會計工作中普遍應(yīng)用的數(shù)據(jù)處理與計算、分析工具，在會計登記與核算中起著十分重要的作用。本文針對外貿(mào)會計核算中的Excel運(yùn)用，分析其優(yōu)劣及實際應(yīng)用方法，為進(jìn)一步健全完善外貿(mào)會計核算活動提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：Excel；外貿(mào)；會計核算

Microsoft Excel軟件，是微軟公司辦公軟件的一種，也是最為常用的試算表格軟件。Excel軟件的功能，通過基礎(chǔ)的統(tǒng)計、匯總、計算、排序、篩選等操作，并借助所包含的函數(shù)與公式，可以更加高效快捷地開展數(shù)據(jù)、列表的管理與分析工作，廣泛應(yīng)用于財務(wù)管理、會計核算、金融數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域。

一、Excel在外貿(mào)會計核算中運(yùn)用的優(yōu)勢

外貿(mào)會計是相對于國人貿(mào)易會計而言的概念，是指經(jīng)營外貿(mào)業(yè)務(wù)的企業(yè)對國際貿(mào)易業(yè)務(wù)進(jìn)行核算、分析、控制和預(yù)測的工作。由于會計環(huán)境比較復(fù)雜多變，許多會計核算軟件雖然都具有著各自獨(dú)有的特色功能，但也正因為如此，不同的會計核算軟件之間共享性非常差，一種會計軟件所核算出的數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，并不能被其他會計軟件所兼容，導(dǎo)致會計核算中許多核算數(shù)據(jù)和核算過程難以互通使用。特別是在中國用戶中，受到語言限制和版權(quán)限制，大部分企業(yè)都只愿意使用國產(chǎn)的軟件，或者專門聘請編程人員設(shè)計一套本單位的專用核算軟件。這些軟件雖然具有很好的本土化和實用性，但在外貿(mào)會計核算中，難以適應(yīng)國際貿(mào)易活動的需要，相關(guān)數(shù)據(jù)、資料等也很難與外國企業(yè)相匹配。

相比之下，Excel電子表格以其全球化、簡潔化兩大特點(diǎn)，較好地解決了上述問題，而且在其版本不斷升級、宏功能不斷完善的情況下，Excel的功能與技術(shù)越來越成熟，可以更加有效地完成財務(wù)管理任務(wù)，使外貿(mào)會計工作更加地合理與高效。對于財務(wù)管理人員來說，Excel早在中學(xué)時期已經(jīng)有所接觸，在使用普及方面具有較高的親民性，企業(yè)使用Excel作為會計核算軟件，更有利于財務(wù)管理人員更好、更快地熟悉業(yè)務(wù)，并實現(xiàn)財務(wù)報表的延續(xù)制作。

二、Excel在外貿(mào)會計核算中的具體實踐

一是通過Excel軟件，對外貿(mào)會計核算基本項目進(jìn)行設(shè)置。外貿(mào)會計中的會計項目，包括資產(chǎn)類、負(fù)債類、所有者權(quán)益類和成本損益類四個方面。其中，銀行存款、庫存出口商品、應(yīng)收帳款和外匯均屬于資產(chǎn)；應(yīng)付帳款、稅金及預(yù)收帳款屬于負(fù)債；實收資本、盈余公積、資本公積、利潤及其分配屬于實收所有者權(quán)益；自營出口、代理出口的銷售收入與成本、經(jīng)營費(fèi)用等屬于成本損益。上述五個方面的會計項目，均應(yīng)設(shè)置在Excel的目錄欄目中，并設(shè)定好各自的輸入單元及相關(guān)的公式，從而方便財務(wù)管理人員將實際產(chǎn)生的數(shù)據(jù)錄入到Excel表格中，并自動生成相應(yīng)的結(jié)果數(shù)據(jù)，為會計核算工作減少工作量、提高工作效率和質(zhì)量。

二是通過Excel軟件，對會計項目核算借貸關(guān)系帳目。通過Excel構(gòu)建出基礎(chǔ)的會計賬目表格后，代入必要的函數(shù)內(nèi)容，編輯相應(yīng)的計算公式，并將各項目按照借-貸的關(guān)系進(jìn)行分類核算。在日常的外貿(mào)會計核算業(yè)務(wù)中，將發(fā)票、憑證等證明財務(wù)變動狀況的數(shù)據(jù)錄入到Excel表格的相應(yīng)單元格中，使帳目得以保存，同時自動匯總和計算后得出試算平衡表、收支變動表、項目余額表等各種企業(yè)需的核算帳表，并最終得出會計報表，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供充分的依據(jù)。

三、Excel在外貿(mào)會計核算中存在的問題及對策

一是錄入效率低下。相對于當(dāng)前“大數(shù)據(jù)”、云計算風(fēng)行的信息化浪潮，Excel獲取會計數(shù)據(jù)的方式，仍然是最為傳統(tǒng)的人工錄入，不僅需要安排專門人員進(jìn)行填錄，還容易出現(xiàn)各種人工錄入時的錯誤，而且不符合當(dāng)前自動化、信息化的計算機(jī)數(shù)據(jù)管理發(fā)展趨勢。對于企業(yè)帳目變化，不能實時地更新數(shù)據(jù)，仍依賴于相關(guān)工作人員的報帳和出帳。這些問題，對于業(yè)務(wù)量較小的中小型企業(yè)不會造成多少困擾，但對于大型企業(yè)、特別是從事外貿(mào)行業(yè)的國際貿(mào)易、跨國貿(mào)易企業(yè)來說，有必要借助人工智能的手段提升會計核算的效率和準(zhǔn)確性，使外貿(mào)會計核算業(yè)務(wù)更上一層樓。

二是利用價值不高。由于大部分企業(yè)在財務(wù)管理人員招聘和培訓(xùn)時，主要關(guān)注其會計核算專業(yè)技能，對于計算機(jī)操作特別是Excel軟件各項功能的熟練使用情況鮮有考量，導(dǎo)致企業(yè)管理層和財務(wù)管理人員較少在意Excel功能的深入研究與運(yùn)用，目前主要局限在登記錄入和報表打印等基礎(chǔ)性操作環(huán)節(jié)，對于會計核算、自動化計算以及自動查錯、報錯等功能較少使用，更不必言及編輯程序以提高會計核算功能和效率。

對此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高Excel在外貿(mào)會計核算中的利用功效，有條件的可以聘請具有會計與計算機(jī)雙專業(yè)的人員負(fù)責(zé)會計業(yè)務(wù)，不斷地發(fā)現(xiàn)和自我更新軟件功能，盡可能地挖掘出Excel軟件在外貿(mào)會計核算中的潛在價值。要緊密結(jié)合本單位的外貿(mào)會計核算需求，設(shè)計出最佳的會計核算模板，保證企業(yè)會計數(shù)據(jù)盡可能全面地被錄入系統(tǒng)，并高效便捷地提供企業(yè)管理者最為關(guān)注的數(shù)據(jù)和結(jié)論，從而起到企業(yè)經(jīng)營參謀助手的作用。

四、結(jié)束語

作為一款簡潔易懂的數(shù)據(jù)管理軟件，Excel有著強(qiáng)大的功能和廣泛的用戶，對于外貿(mào)會計核算工作具有非常實用的價值。外貿(mào)企業(yè)的財務(wù)管理部門必須要加深對于Excel功能的認(rèn)識，以及會計核算工作信息化發(fā)展趨勢的意識，不斷完善本企業(yè)的會計核算業(yè)務(wù)，從而切實有效地提升企業(yè)的市場競爭力，打造國際品牌優(yōu)勢，推動企業(yè)經(jīng)營活動的最大化發(fā)展。

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[2]董晴.淺談EXCEL在會計核算中的應(yīng)用[J].決策與信息旬刊，2011（12）：200-201.

（作者單位：山西國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院經(jīng)濟(jì)系）