淺談中學(xué)檔案信息化建設(shè)

孫潔

摘要：中學(xué)檔案工作也要適應(yīng)新時代的發(fā)展，所以利用信息技術(shù)做好電子檔案成為主要課題，本文對電子檔案形成和存在的問題進行了深入剖析，并提出了一系列解決的辦法

關(guān)鍵詞：中學(xué)；電子檔案；信息化；建設(shè)

隨著信息時代的到來，中學(xué)檔案也進入新時代，傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代發(fā)展的要求，中學(xué)電子檔案管理就成為我們的重要課題，信息化建設(shè)成為我們主攻的方向。

一、信息化建設(shè)的必要性和緊迫性

將信息技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)電子檔案建設(shè)管理工作中，就能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來，從而保證中學(xué)電子檔案建設(shè)的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮中學(xué)電子檔案的作用和功能，確保為中學(xué)其他行政部門服務(wù)。此外，在中學(xué)電子檔案建設(shè)過程中，檔案分類、收集和開發(fā)工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響。而將信息技術(shù)融入到中學(xué)電子檔案建設(shè)管理中，能夠避免上述問題的產(chǎn)生，從而更好提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、電子檔案建設(shè)存在的問題分析

1.電子檔案建設(shè)沒有形成系統(tǒng)性

相對于紙質(zhì)檔案來說，中學(xué)電子檔案建設(shè)還屬于一門比較新興的事物。在很多中學(xué)檔案建設(shè)和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統(tǒng)檔案建設(shè)管理思想中，對中學(xué)電子檔案建設(shè)的相關(guān)理論和知識認識性不足，缺乏對相關(guān)領(lǐng)域的全面認識，沒有將中學(xué)電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區(qū)分，對中學(xué)電子檔案建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和長期性的規(guī)劃和建設(shè)。由于中學(xué)檔案部門不注重電子檔案建設(shè)，極大的限制了中學(xué)電子檔案建設(shè)工作的開展，同時還很容易造成中學(xué)電子檔案建設(shè)重復(fù)性，最終影響到電子檔案功能的發(fā)揮，無法提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.電子檔案的真實性和原始性建設(shè)難度比較大

不管是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和原始性都是體現(xiàn)檔案價值和功能的本質(zhì)屬性。對于紙質(zhì)檔案來說，其原始性和真實性通常形式上都比較單一，很容易區(qū)分，因此，紙質(zhì)檔案在辨別過程中比較簡單，而電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設(shè)備能夠?qū)n案進行轉(zhuǎn)移，因此，在電子檔案建設(shè)和管理過程中，如何保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實性，如何對電子檔案開展真實性檢驗，就成為學(xué)校電子檔案建設(shè)過程中需要面臨的一項重要課題。

3.電子檔案建設(shè)范圍要明確

電子檔案建設(shè)具有儲存信息量大，非物質(zhì)化特征。電子檔案建設(shè)需要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)，實現(xiàn)三者的有效結(jié)合，才能實現(xiàn)電子檔案建設(shè)管理。在電子檔案建設(shè)過程中，需要我們進一步熟悉掌握電子檔案管理系統(tǒng)、儲存介質(zhì)的儲存量以及建立完善備份制度。但是在系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)該建設(shè)什么樣的系統(tǒng)，使用哪種數(shù)據(jù)庫技術(shù)，檔案生成格式的確定等建設(shè)范圍還沒有一個統(tǒng)一的建設(shè)標準，電子檔案建設(shè)范圍難以確定，進而造成了電子檔案建設(shè)和管理的適應(yīng)性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復(fù)制隨意現(xiàn)象十分普遍，嚴重影響到電子檔案的利用價值和正常功能的發(fā)揮。

4.電子檔案安全方面容易遭受威脅

在電子檔案建設(shè)過程中，主要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展建設(shè)管理工作，而電子檔案文件在產(chǎn)生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質(zhì)、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響。電子檔案系統(tǒng)最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當(dāng)?shù)纫蛩貒乐赝{到電子檔案建設(shè)和管理的安全性?，F(xiàn)階段，中學(xué)在進行電子檔案建設(shè)過程中對系統(tǒng)的安全性還沒有進行有效的評估，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。檔案內(nèi)容經(jīng)常被修改，在存取過程中相關(guān)信息很容易被覆蓋，從而對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞。

三、強化信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用

1.強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，

中學(xué)檔案管理部門應(yīng)該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，強化電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進一步推進微機管理檔案的進程，提高檔案管理部門和各個科室計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用程度和水平，進一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。進一步強化檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，將其和辦公局域網(wǎng)絡(luò)進行有效對接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性，真正實現(xiàn)電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。

2.搞好檔案信息資源建設(shè)

要充分利用好信息化檔案管理軟件，按步驟的將現(xiàn)有的檔案信息及時實現(xiàn)數(shù)字化。在信息資源建設(shè)過程中，一方面由學(xué)校各個基層單位將本年度生產(chǎn)的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時還能夠保證各個部門檔案原始信息的真實性，對加快實現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將中學(xué)原有的檔案卷目轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關(guān)技術(shù)手段，加強對中學(xué)各個部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。同時，還要嚴格按照紙質(zhì)文件和電子文件并存的原則，實現(xiàn)兩種形式文件的并存保管，最終對本校的檔案資源有目的、有計劃實現(xiàn)信息化建設(shè)和數(shù)字化處理。

參考文獻：

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