新時(shí)期企業(yè)檔案管理水平提升路徑的探究

文| 劉 承

新時(shí)期企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理水平落后于現(xiàn)實(shí)需求。具體體現(xiàn)在：檔案管理制度不健全，如借閱時(shí)不進(jìn)行登記，不需要履行手續(xù)就隨意出借，也沒有要求借閱人及時(shí)歸還；對庫房的溫度及濕度控制等沒有具體到責(zé)任人，有時(shí)檔案管理人員還需要與其他部門人員在同一區(qū)域辦公，容易引發(fā)檔案的丟失或損毀；從簽訂合同開始就應(yīng)該進(jìn)行項(xiàng)目檔案的記錄，并在項(xiàng)目通過驗(yàn)收，完成資料移交時(shí)方能終止，但實(shí)際操作中往往是項(xiàng)目基本完成時(shí)才進(jìn)行檔案的歸檔工作，導(dǎo)致原始記錄的丟失而只能憑借相關(guān)人員的記憶補(bǔ)檔。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。不少企業(yè)管理層對檔案管理的認(rèn)知存在偏差，僅將其作為簡單的文字工作，沒有認(rèn)識到檔案管理能給企業(yè)帶來效益，因此無法將檔案管理與企業(yè)的升級發(fā)展相融合。此外，很多檔案管理者沒有相應(yīng)學(xué)歷學(xué)位并缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，并且在薪酬和級別上面低于其他部門，這導(dǎo)致他們沒有足夠的積極性投入工作，跳槽和換崗都是常有的事情，檔案管理團(tuán)隊(duì)的不穩(wěn)定和頻頻更替造成了檔案管理工作難以規(guī)范，不利于企業(yè)檔案管理的延續(xù)。

3.檔案信息化的建設(shè)及應(yīng)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案信息化建設(shè)需要購置專業(yè)的硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)，同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷更新，在使用過程中還必須進(jìn)行檔案管理硬件的養(yǎng)護(hù)升級、軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，這些都需要大量的資金作支撐。而企業(yè)的本質(zhì)是用最小的投入創(chuàng)造最大的價(jià)值，因此更愿意將富余的有限資金投入到擴(kuò)大再生產(chǎn)中，這是造成檔案信息化建設(shè)滯后的重要因素。

企業(yè)檔案管理水平的提升路徑

1.完善檔案管理工作制度。在開展檔案管理工作的過程中，需要熟悉我國相關(guān)法律法規(guī)并嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，并在此基礎(chǔ)上不斷完善各項(xiàng)檔案安全工作制度：搭建安全指標(biāo)體系，參照企業(yè)安全目標(biāo)管理制度，簽訂相關(guān)的檔案保密書；對相關(guān)檔案安全管理制度進(jìn)行健全和完善，通過細(xì)化將工作分解至每個(gè)部門，使得安全責(zé)任逐層落實(shí)；設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，大力表彰為檔案安全作出奉獻(xiàn)的工作人員，對于違法相關(guān)規(guī)定甚至產(chǎn)生不良狀況的個(gè)人要及時(shí)給予處罰。

2.加大檔案信息資源的開發(fā)力度。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的方式多種多樣，應(yīng)根據(jù)企業(yè)本身的具體情況進(jìn)行運(yùn)用，通常而言，一是要突出本企業(yè)的特色，即根據(jù)本企業(yè)發(fā)展過程中的特殊人物、特殊事件、特殊工藝、特殊流程等形成的檔案材料，開發(fā)富有企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的檔案信息資源；二是要針對性的開發(fā)，即了解一定時(shí)期企業(yè)的工作重點(diǎn)、工作要求，隨時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)需求開發(fā)檔案信息資源；三是要推進(jìn)不同層次的檔案信息資源開發(fā)，即在開發(fā)本企業(yè)檔案信息資源時(shí)，制定合理的發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃，根據(jù)不同的時(shí)期、面對的不同人群，進(jìn)而分層次的開發(fā)。

3.構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)。構(gòu)建符合企業(yè)實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)，橫向上將文書檔案、科技檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等所有的檔案門類納入統(tǒng)一平臺，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

一個(gè)典型的檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)包括：（1）電子檔案管理。負(fù)責(zé)存儲業(yè)務(wù)的檔案信息，系統(tǒng)日志以及采集到的圖像等電子數(shù)據(jù)，主要包括電子檔案維護(hù)，電子檔案審核，電子檔案查詢以及電子檔案統(tǒng)計(jì)功能；（2）實(shí)物檔案管理?？刹扇‰娮訕?biāo)簽（RFID）管理方式實(shí)現(xiàn)檔案出入庫等管理，并通過數(shù)據(jù)庫建立電子檔案和實(shí)物檔案的對應(yīng)關(guān)系，包括實(shí)物檔案入庫，實(shí)物檔案出庫，實(shí)物檔案盤點(diǎn)以及實(shí)物檔案查詢四個(gè)服務(wù)；（3）構(gòu)建電子檔案與實(shí)物檔案間的良好聯(lián)系。實(shí)物檔案存儲的單位是卷，而電子檔案存儲單位是圖像文件，從邏輯上說是一對多的關(guān)系，即一個(gè)實(shí)物檔案將會有多個(gè)文件，每個(gè)文件又有一個(gè)或者多個(gè)圖片組成。因此在兩者之間通過一個(gè)編碼建立關(guān)系，即檔案編號。通過編碼器給實(shí)物檔案以及電子檔案設(shè)計(jì)一個(gè)編號，從而了解實(shí)物檔案的部分信息，甚至可以去網(wǎng)上找到對應(yīng)的電子文件。

4.提高檔案管理員的綜合素質(zhì)。一方面，檔案管理員要改變陳舊的思想，養(yǎng)成良好的職業(yè)素質(zhì)，全心全意服務(wù)于檔案管理工作。檔案管理具有服務(wù)性，檔案管理員需要時(shí)刻提醒自己為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量；擅長和檔案利用者進(jìn)行溝通、交談，與其處理好關(guān)系，諸如良好的交際能力、公關(guān)能力、調(diào)節(jié)能力、商議能力等能力均為檔案管理工作者不可缺少的一些能力。另一方面，檔案管理員還需不斷積累新的知識與新的技能，以活到老學(xué)到老的心態(tài)生活，開闊自己的眼界與思維，關(guān)注檔案管理方面的現(xiàn)狀與最新動(dòng)態(tài)，學(xué)以致用，借助檔案管理的專業(yè)知識與技能提高工作的效率，力爭將單一化的檔案管理形式改變?yōu)樨S富多樣的形式。

結(jié)語

為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，企業(yè)要不斷對檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的專業(yè)人才，用信息技術(shù)大力開展檔案信息資源的開發(fā)與利用，積極摸索檔案現(xiàn)代化管理的新模式，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的改革與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。