試析企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及改善策略

文| 陳虹宇

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.缺乏宏觀規(guī)劃與指導(dǎo)。雖然近年來(lái)國(guó)家檔案局及其他部門(mén)不斷頒布企業(yè)檔案信息化建設(shè)強(qiáng)化的綱要意見(jiàn)，但真正指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的具體做法乏陳可及，很多企業(yè)往往不從自身發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，或出于與同行業(yè)的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)需求，或出于緊隨潮流的考量，認(rèn)為使用檔案管理信息系統(tǒng)就是檔案信息化建設(shè)，最后引入了與本企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況不相符的檔案管理信息系統(tǒng)，致使檔案管理工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)脫節(jié)。

2.基礎(chǔ)條件較差。具體體現(xiàn)在：決策層往往忽視了檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，檔案信息化建設(shè)觀念落后，致使人力、物力、財(cái)力各方面資源配置不到位；由于資金少、規(guī)模小等客觀因素導(dǎo)致本企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)施老舊、無(wú)法引入配套的檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)的檔案信息化基礎(chǔ)條件差，也無(wú)法正常開(kāi)展相應(yīng)的檔案服務(wù)。

3.企業(yè)檔案信息存在安全隱患。具體體現(xiàn)在：（1）外在安全隱患，如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手通過(guò)企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的漏洞，利用電腦病毒或黑客技術(shù)竊取保密檔案信息；（2）內(nèi)在安全隱患，如一些企業(yè)采用兼職檔案工作人員的方式管理檔案，這些工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)且缺乏深刻認(rèn)識(shí)到檔案的保密性，在他人使用檔案的過(guò)程中，不加查驗(yàn)，造成個(gè)人信息或者企業(yè)保密信息的泄露。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的改善策略

1.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的宣傳。一些企業(yè)的檔案信息化建設(shè)落后正是由于決策者的不重視引起的，決策者往往只關(guān)注企業(yè)的獲利情況、成本情況等，認(rèn)為只有這些因素才會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展，故應(yīng)加強(qiáng)關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的宣傳，引起決策者的關(guān)注，從而重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)前期全方位的投入，改善企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。

2.加快標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這是檔案信息化建設(shè)的必要條件。很多企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)還不明確，所以企業(yè)的檔案部門(mén)要加快這一標(biāo)準(zhǔn)的制定。企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)數(shù)字檔案的信息和標(biāo)準(zhǔn)都有較高的要求，所以在檔案的接收和保管上都應(yīng)該有規(guī)范性的原則和標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)檔案的傳遞和利用更加有序，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行更加有章可循。

3.改善檔案信息化間的基礎(chǔ)條件。在硬件方面，不同企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際需要和功能要求，一般配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、打印機(jī)、路由器、大型高速交換機(jī)等辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)搭建所需的基本硬件。在軟件方面，結(jié)合企業(yè)檔案實(shí)際管理、利用需要，選擇適合本企業(yè)的軟件（目前市場(chǎng)上軟件種類(lèi)繁多，有些軟件適合企業(yè)的財(cái)會(huì)檔案，有些軟件適合企業(yè)的科技檔案，有些軟件適合企業(yè)的文書(shū)檔案，因此選擇合適的軟件最重要）。

4.構(gòu)建檔案信息化建設(shè)所需的人才隊(duì)伍。一方面，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行信息化相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)。檔案信息化工作從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是用現(xiàn)代的信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的檔案事業(yè)進(jìn)行重構(gòu)和升級(jí)，革新傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，更好地適應(yīng)當(dāng)前信息社會(huì)的檔案利用需求，這勢(shì)必就要求檔案從業(yè)人員不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，更要積極主動(dòng)地補(bǔ)充、更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理、信息管理等知識(shí)，掌握和提高使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，做一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才。另一方面，適當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理、信息管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才。檔案專(zhuān)業(yè)人員不可能也沒(méi)必要完全掌握和精通計(jì)算機(jī)、信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此企業(yè)檔案管理部門(mén)勢(shì)必需要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)方向的專(zhuān)業(yè)人才，由他們?cè)谪?fù)責(zé)檔案信息化過(guò)程中軟、硬件的技術(shù)評(píng)估、系統(tǒng)搭建、開(kāi)發(fā)、維護(hù)等專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)問(wèn)題。

5.構(gòu)建完善的安全保障體系。企業(yè)檔案信息化建設(shè)中安全保障體系的構(gòu)建包含如下內(nèi)容：檔案數(shù)據(jù)和信息安全性的保障，具體是通過(guò)系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密及硬盤(pán)加密等技術(shù)，對(duì)涉及企業(yè)核心利益、重大關(guān)切的涉密文件應(yīng)該限制網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，并且做好異地備份工作；檔案管理信息系統(tǒng)安全性的保障，具體是采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)及系統(tǒng)用戶的角色分配（一般有超級(jí)管理員、系統(tǒng)管理員、一般檔案管理員、檔案用戶等幾種不同的角色身份，不同角色所擁有的操作權(quán)限依次遞減，只能在各自的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行訪問(wèn)和操作，所有的操作行為都要進(jìn)行系統(tǒng)記錄）等措施；網(wǎng)絡(luò)安全性的保障，企業(yè)可以在構(gòu)建局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，采用防火墻技術(shù)，通過(guò)控制允許、拒絕、檢測(cè)限制數(shù)據(jù)流的方法阻止來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的非法侵入；病毒的防范，要求企業(yè)每臺(tái)電腦安裝正版的防毒軟件，定期進(jìn)行病毒清理工作，排除由于病毒入侵導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)、信息丟失及破壞。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，急劇膨脹的檔案數(shù)量給室藏檔案的劃控開(kāi)放與數(shù)字化工作帶來(lái)了巨大的壓力，這就要求企業(yè)從不同的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持檔案基礎(chǔ)工作與檔案現(xiàn)代化兼顧、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理并進(jìn)，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，通過(guò)提高檔案信息化建設(shè)水平來(lái)確保檔案信息利用率。