淺析信息時代下的檔案管理工作

馬迪

摘要：檔案以其獨有的形式記錄著社會的發(fā)展軌跡，在社會的發(fā)展過程中具有重要的作用?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與進步促進了電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展。電子檔案以其便利、存儲量大、形式多樣等特點越來越受到檔案管理工作者的青睞。本文分析了在信息時代電子檔案的優(yōu)越性，以及提出紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方法。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；電子檔案；并存方法

檔案在我國各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，今天統(tǒng)一稱作“檔案”。檔案系指機關(guān)、機構(gòu)、組織或個人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。

除了稱謂，在我國檔案的載體也發(fā)生了重大變革。以紙質(zhì)檔案取代了簡牘，成為國家正式書寫材料，一直沿用至今。隨著社會的發(fā)展，開始出現(xiàn)聲像檔案，如照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。20世紀(jì)中期以后，檔案載體又發(fā)生了革命性的變化，產(chǎn)生了以代碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體上、依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮游募＿@些具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件，參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)稱為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生，是檔案領(lǐng)域最劇烈的一次變革，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。

一、電子檔案的定義及優(yōu)越性

電子檔案，是通過計算機磁盤進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，以案卷為單位。電子檔案主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等，與紙質(zhì)檔案相比較，有以下優(yōu)越性：

1、可大大提高工作效率

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，但是檔案管理工作者日常所要解決的基本矛盾就是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況。電子檔案的形成和歸檔都可以借助計算機和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，減少了人為的操作過程，簡化了工作步驟，提高了工作效率。而且在查詢使用時，可以借助計算機對電子檔案進行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速查閱查詢結(jié)果，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，在很大程度上提高工作效率。

2、占用較少的存儲空間

紙質(zhì)檔案需要占用較大的空間來存儲，而電子檔案占用較少的存儲空間。一張光盤的存儲量可達到400MB-600MB，可存放35萬A4打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息，這就相當(dāng)于把一個滿滿檔案柜里的檔案資料壓縮存放在一張光盤上?，F(xiàn)在市面出售的移動硬盤可達2TB，其存放空間可想而知。電子檔案的使用即保存了文件資料又極大的節(jié)省了存儲空間。雖然電子檔案對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3、具有共享性

電子檔案是在一定的計算機和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，傳遞起來就比較方便快捷?？梢允褂靡苿哟鎯υO(shè)備進行傳遞，也可以依靠網(wǎng)絡(luò)傳遞電子檔案。與紙質(zhì)檔案相比，當(dāng)多個利用者需要利用同一份完成某項工作時，電子檔案可以同時傳遞給多人，不受存儲載體的限制，省去了檔案的逐個傳遞過程，節(jié)約了時間，提高了工作效率。

4、形式多樣性

隨著多媒體電子計算機的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影響多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成為電子檔案的內(nèi)容。電子檔案的多媒體集成性，比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理建議

與紙質(zhì)檔案相比較，雖然電子檔案具有諸多優(yōu)點，但是“金無足赤”，電子檔案同樣存在著數(shù)據(jù)容易丟失、保密性差等缺點。紙質(zhì)檔案歷史由來很久，雖然存在檢索緩慢、占用空間大等缺點，但它具有耐久性、易于長期等優(yōu)點。因此，提出將這兩種檔案形式進行并存管理，優(yōu)勢互補。

（1）多軌歸檔管理制度

在檔案管理中采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌歸案制度，將這兩個不同形式的檔案共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作根據(jù)實際情況做出相應(yīng)不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙軌歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

（2）優(yōu)勢互補管理

信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。電子檔案由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，安全性無法得到確切的保證上，因而雖然紙質(zhì)檔案作為重要的備份形式加以保存。但是在當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙、合理的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

在我國，電子檔案管理尚處于初步發(fā)展階段，信息化時代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

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