淺析新時(shí)期人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析與對(duì)策

胡雪景

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案資料的重要性越來(lái)越突出，加強(qiáng)人事檔案管理工作已經(jīng)勢(shì)在必行。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作更大的發(fā)展，就需要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，確保各項(xiàng)檔案信息的完整性。本文闡述了當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策和方法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對(duì)策和方法

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的考驗(yàn)，尤其是人事檔案管理。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值，便于制定科學(xué)、正確的決策，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，還要通過(guò)做好檔案管理工作，將相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來(lái)，才能加快檔案資料的利用與開(kāi)發(fā)。并在人事檔案管理工作中注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷簡(jiǎn)化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。

一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1、缺乏完善的制度。當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對(duì)檔案的整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問(wèn)題，為檔案的利用帶來(lái)了不利影響。對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來(lái)，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類(lèi)、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

2、硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，為檔案管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了不利影響，檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒(méi)有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備，也沒(méi)有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

3、人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對(duì)于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專(zhuān)職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來(lái)不便，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問(wèn)題。

二、新時(shí)期人事檔案管理工作的對(duì)策和方法

1、完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來(lái)，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)。還要做好檔案管理檢查工作，對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改，避免對(duì)檔案管理工作造成影響。對(duì)檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。

2、增加投入，購(gòu)置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，并配置現(xiàn)代化的輔助設(shè)備。在當(dāng)前信息時(shí)代下，以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰，要加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，加快檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開(kāi)展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以有效提升信息儲(chǔ)存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限，做好防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網(wǎng)，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設(shè)置專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，安排專(zhuān)人管理，將專(zhuān)用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對(duì)于已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會(huì)發(fā)展與變革的過(guò)程中，人事檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來(lái)，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無(wú)論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來(lái)，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺(tái)，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。

4、提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)要不斷拓寬知識(shí)面，懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù)，并能夠自覺(jué)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外，也要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，能夠主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題。要精通業(yè)務(wù)，做好檔案服務(wù)工作。

總之，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，給人事檔案管理工作帶來(lái)了巨大的考驗(yàn)，需要盡快提升信息化水平，規(guī)范工作流程，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。對(duì)此，需要提高對(duì)檔案管理工作的重視，通過(guò)健全各項(xiàng)規(guī)章制度，增加資金投入，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)保障，確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。