信息化視角下醫(yī)院檔案管理研究

辛濤

【摘要】近年來，信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中得到了大力的推廣和應(yīng)用，并且逐步以其易操作、效率高的優(yōu)勢取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件。本文首先分析了醫(yī)院實行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在此基礎(chǔ)總結(jié)了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的措施建議。以期能為醫(yī)院檔案管理績效的提升提供一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】信息化視角;醫(yī)院;檔案管理;對策建議

近年來，醫(yī)療體制改革的推進速度不斷加快，行業(yè)競爭愈加激烈，使得醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)不得不對自身的運行機制和管理體制加以完善。在醫(yī)院的運營和管理中，檔案會對其所有行為進行記錄，是醫(yī)院運營中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，如何加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高醫(yī)院信息化視角下檔案管理的水平，已經(jīng)成為各醫(yī)院的重點工作之一，受到了醫(yī)院管理層的高度重視。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的必要性和意義

在推廣檔案管理信息化之前，醫(yī)院檔案管理工作一直是以一種半封閉的狀態(tài)存在，缺乏管理意識，技術(shù)與設(shè)備也相當(dāng)落后，完全依靠檔案管理人員的個人經(jīng)驗和手工勞動來開展檔案管理工作。如果這種工作模式長期進行下去，檔案管理工作的操作流程不僅會越來越復(fù)雜，開展工作費時費力，而且還會導(dǎo)致整個醫(yī)院管理系統(tǒng)因此變得雜亂無章，降低員工工作效率和檔案使用率。近年來，醫(yī)院對檔案管理信息化的重視程度不斷加大，檔案信息化管理也開始在醫(yī)院日常運營管理中發(fā)揮出重要的作用。

醫(yī)院檔案科目繁多，數(shù)量巨大，管理工作相當(dāng)繁雜。相對于傳統(tǒng)的人工操作模式而言，檔案管理信息化能夠讓工作人員用最少的時間查詢到自己需要的數(shù)據(jù)信息，并且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度也有很大的提升，這種省時省力的檔案管理模式，對醫(yī)院工作效率的提高有很大的促進作用。因此，在醫(yī)院檔案管理中加強對計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，建立科學(xué)的檔案管理理念，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以提高醫(yī)院檔案管理工作效率，還能有效提升檔案資料的利用率。除此以外，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行保存，可以確保檔案在使用過程中不被損壞，從而對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到良好的推動作用。

二、醫(yī)院檔案管理信息化存檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)存檔方式比較

不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還是網(wǎng)絡(luò)信息時代興起的電子檔案，其功能都是記錄信息資料，都是原始記錄人們在工作和生活中想法、行為與結(jié)果的一個載體，具有相對穩(wěn)定的特點。但是，任何事物都有其兩面性，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間也存在以下差異：

（一）存儲方式。檔案的存儲，主要由存儲的載體、存儲的方法和存儲的環(huán)境幾個要素構(gòu)成。紙質(zhì)檔案的載體是紙張，如果能夠解決氧化的問題，保存時間甚至可以達到上千年。而電子檔案則是以光盤和磁性物質(zhì)作為載體，相比紙張更容易受到外部環(huán)境的影響，使用壽命通常為5～15年。除此以外，光纖、灰塵、磁場、有害氣體等因素也會對兩者造成不同程度的影響。

（二）使用情況。在檔案使用過程中，紙質(zhì)檔案由于容易損壞、不能再生等特點，不僅查找極不方便，而且在使用過程中也必須格外小心，這就使得紙質(zhì)檔案的利用率難以提高。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在將檔案信息化處理以后，就可以實現(xiàn)“一次輸入，多次使用”的目標(biāo)，人們在查閱檔案時，不用再去檔案室調(diào)用紙質(zhì)檔案，足不出戶就可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)完成對檔案資料的檢索查閱，這種方便快捷的方式既節(jié)省了大量的人力、財力、物力，同時還有效促進了工作效率的提高。

三、醫(yī)院檔案信息化現(xiàn)狀

（一）信息化管理不到位。隨著當(dāng)前信息挖掘和數(shù)據(jù)管理等技術(shù)的出現(xiàn)，電子化與信息化的檔案管理為我國檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供了先決條件，實現(xiàn)了檔案由實體保管轉(zhuǎn)向利用數(shù)字信息技術(shù)進行存儲和利用。然而在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理中，電子化和信息化還沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致檔案信息化管理工作不到位，一些醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理模式開展檔案管理工作，嚴(yán)重限制了醫(yī)院對檔案信息的進一步開發(fā)和利用。

（二）檔案管理軟件落后。當(dāng)前，國內(nèi)在檔案管理相關(guān)軟件方面的開發(fā)水平還比較落后，尤其是針對醫(yī)院檔案管理的軟件程序都很欠缺。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也會不斷增加，利用檔案信息的需求也會明顯增加。過去單純依靠計算機進行檔案管理的模式由于不能與醫(yī)院信息系統(tǒng)結(jié)合到一起，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，必須加快對醫(yī)院檔案管理軟件的升級更新速度。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。要保證檔案信息能夠得到充分有效的運用，就必須實行檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的推進有著極其重要的影響。從目前的情況來看，醫(yī)院還有很多系統(tǒng)沒有實現(xiàn)一致，也沒有統(tǒng)一規(guī)格，因此不能通用，這一點主要與存儲方式和接口有直接關(guān)系，因此導(dǎo)致各系統(tǒng)間無法有效地進行信息互換，無法實現(xiàn)檔案資源的共享。醫(yī)院在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)過程中，沒有將網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)結(jié)合到一起，因此造成醫(yī)院系統(tǒng)規(guī)范性、服務(wù)型和共享性差的現(xiàn)象，無法實現(xiàn)檔案信息的共享，檔案信息化管理也無從談起。

（四）醫(yī)院檔案開發(fā)與利用不足。檔案作為記錄保存人們技術(shù)知識和工作成果的文件，同時在促進知識創(chuàng)造和轉(zhuǎn)化科技成果方面也有著極其重要的作用，具有很高的經(jīng)濟效益和利用價值。醫(yī)院檔案管理工作在整個醫(yī)院的運營管理中占有非常重要的地位，是我們?nèi)?、真實了解醫(yī)院運營管理活動的一個重要途徑。當(dāng)前，大部分醫(yī)院檔案管理人員雖然對檔案的保存有足夠的重視，但是卻沒有意識到檔案開發(fā)和利用的重要性，很多珍貴的檔案資料長期閑置沒有得到廣泛應(yīng)用，使得檔案資料應(yīng)用的作用沒有得到有效的發(fā)揮。

（五）醫(yī)院檔案專業(yè)管理人員相對缺乏。在醫(yī)院檔案管理中，要想實現(xiàn)信息化檔案管理水平的提高，就必須要培養(yǎng)一支具備高超信息化水平和豐富檔案管理知識以及熟悉醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)的才人隊伍，并且要求其具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和行業(yè)紀(jì)律。當(dāng)前，仍然有很多醫(yī)院是由其他崗位的工作人員兼職負責(zé)檔案管理工作，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，加之在醫(yī)院實際檔案管理工作中，由于工作任務(wù)重、人手少等原因，檔案管理人員無法及時通過學(xué)習(xí)來提升自己的檔案管理能力，從而對醫(yī)院檔案管理信息化工作的全面落實造成一定的影響。

四、信息化視角下加強醫(yī)院檔案管理工作的措施

（一）加強對醫(yī)院檔案信息化管理的重視。醫(yī)院首先應(yīng)根據(jù)自身實際情況進行統(tǒng)籌分析，設(shè)計并制定一套既符合一體化管理趨勢，同時又能很好適應(yīng)醫(yī)院自身特點的醫(yī)院數(shù)字化管理平臺方案。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)加強對信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)對的支持力度，從多個方面加強醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，建立健全檔案信息化管理制度，明確以職能部門為文書檔案主體，臨床科室為業(yè)務(wù)檔案主體的各個部門職能，并要求其做好信息資料的收集與初步整理，以充分保證檔案資料的完整性和真實性。

（二）投入更多的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。要完善醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，提高信息化建設(shè)速度，醫(yī)院必須將自身需要與檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)相結(jié)合來選擇合適的軟硬件設(shè)備，以加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的速度。需要注意的是，為避免造成重復(fù)浪費，對新設(shè)備的購置應(yīng)建立在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上。除此以外，相應(yīng)的檔案管理軟件開發(fā)速度也應(yīng)隨之加快，并確保其能夠符合醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）加強醫(yī)院各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與資源整合。現(xiàn)階段，醫(yī)院信息管理體系通常采取將檔案與其他信息分體管理的方式。這種體系由綜合檔案室與信息科共同組成。綜合檔案室是二級以上綜合醫(yī)院設(shè)立的一個獨立的職能部門，主要負責(zé)統(tǒng)一管理本單位各種載體和門類的檔案資料，并檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)本單位檔案工作的開展情況;信息科是二級以上綜合醫(yī)院必備的一個職能科室，主要負責(zé)統(tǒng)計和管理醫(yī)院病案、圖書和計算機等。綜合檔案室以及信息科在日常工作中，對于信息資料的收集、整理、保存、統(tǒng)計以及提供檔案信息服務(wù)等等各個環(huán)節(jié)都是獨立完成，缺乏必要的協(xié)調(diào)，重復(fù)勞動的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，浪費了大量的人力、財力和物力，對醫(yī)院信息管理整體水平的提高造成了很大程度上的制約。醫(yī)院檔案種類雜、數(shù)量多，不僅有種類復(fù)雜的人事、會計、文書、器械和科技等綜合檔案，還有相對獨立的病歷檔案。而這些檔案從形成到使用的各個環(huán)節(jié)也分屬醫(yī)務(wù)、人事、財務(wù)等不同的部門。在實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的過程中，如何對這些復(fù)雜的檔案資源進行整合是醫(yī)院不得不面對的一個實際問題。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院各相關(guān)部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)工作，緊密配合。醫(yī)院在信息化建設(shè)的工程中，應(yīng)做好統(tǒng)籌安排，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。

（四）面向臨床，注重信息化檔案資源的開發(fā)利用。檔案資料的價值最主要的體現(xiàn)方式就是開發(fā)和利用，醫(yī)院檔案資源開發(fā)和利用的價值，應(yīng)體現(xiàn)在它服務(wù)臨床的深度和廣度上。為了使醫(yī)院檔案管理工作更加適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，檔案管理部門應(yīng)樹立起以臨床工作為中心的意識，在對信息化檔案資源的設(shè)計、開發(fā)和利用上，都要緊緊圍繞臨床工作需求來進行。在對醫(yī)院信息系統(tǒng)進行設(shè)計和開發(fā)的環(huán)節(jié)中，首先應(yīng)對臨床醫(yī)護人員的實際需求進行調(diào)查，并與臨床工作量大、工作面廣的特點相結(jié)合，開發(fā)出便捷、實用、高效的產(chǎn)品。檔案開發(fā)利用過程中，醫(yī)院要應(yīng)與信息化發(fā)展趨勢相契合，投入更多人力、物力和財力，加強軟硬件設(shè)施建設(shè)以滿足臨床各科室信息化建設(shè)的需求，打造具有較高水準(zhǔn)的電子化檔案室，為信息化檔案資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造必要的條件。相關(guān)部門還應(yīng)廣泛征求臨床醫(yī)務(wù)人員在信息化檔案資源使用過程中的意見和建議，并不斷對使用中存在的問題加以改進，最大程度地發(fā)揮出自身的管理職能。

（五）加強檔案信息技術(shù)人員隊伍建設(shè)。保障醫(yī)院檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)就是檔案工作人員自身的綜合素質(zhì)。因此，醫(yī)院必須注重對檔案工作人員能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，為其提供良好的學(xué)習(xí)條件，接受如計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字信息化管理技術(shù)等相關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理知識技能方面的培訓(xùn)。其次，醫(yī)院在檔案管理人員聘用中，應(yīng)盡可能選擇具備良好現(xiàn)代化信息意識，并且精通醫(yī)院管理學(xué)和信息管理學(xué)的復(fù)合型人才，打造一支知識結(jié)構(gòu)合理，管理與研究并舉的檔案隊伍。最后，要對績效考核機制進行改革和完善，創(chuàng)建一種與檔案干部職位和待遇掛鉤的評價考核機制，并將其應(yīng)用于實踐工作中。

五、結(jié)束語

總而言之，隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理運用計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等先進技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行收集、整理、分類和保存，提高檔案資料的利用價值和相關(guān)工作人員對檔案資料的利用率已成為當(dāng)前檔案管理的一個必然趨勢。在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的今天，積極提升信息化水平來加強醫(yī)院檔案管理有很大的必要性，只有這樣，才能讓醫(yī)院檔案在人事任命、醫(yī)療研究和臨床治療等各個方面充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，從而促進醫(yī)院持續(xù)健康地發(fā)展。

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