新時期加強企業(yè)檔案鑒定工作必要性探討

劉寧宇

【摘要】在企業(yè)檔案信息化進程中，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，而檔案鑒定工作是決定檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量優(yōu)、劣的關(guān)鍵因素。本文從新時期加強企業(yè)檔案鑒定工作的必要性、企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主要問題、做好企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)采取的對策3個方面試對此問題進行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;鑒定工作;必要性

檔案資源信息化是適應(yīng)新時期發(fā)展，深度利用檔案資源的必然選擇。在傳輸技術(shù)和存貯技術(shù)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理對象正在從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體形式為主的檔案向以“機讀檔案”為代表的適宜于計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)處理和管理的載體形式轉(zhuǎn)變。檔案管理的對象更多的體現(xiàn)為存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息，而該信息的獲取不外乎兩種途徑：一方面是對庫藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，另一方面是對利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收。而這兩種不同來源的信息最終是否能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)庫中的“一分子”，決定它們“存、毀”命運的正是檔案鑒定工作。由此可見，隨著企業(yè)檔案數(shù)字化工作的不斷推進，檔案鑒定工作的任務(wù)將更加艱巨，而檔案的特性決定檔案人員必須在文件的源頭和文件生命的全程展開鑒定工作，因此，信息化背景下的企業(yè)檔案鑒定工作不但不應(yīng)被弱化，反而應(yīng)逐漸成為企業(yè)檔案工作的重心。

一、信息化背景下加強企業(yè)檔案鑒定工作的必要性

企業(yè)檔案鑒定工作是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，是對企業(yè)在社會活動中形成的龐雜文件進行存精去冗的一種手段，是依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文件精煉、優(yōu)化的過程。

（一）對企業(yè)檔案鑒定工作的理解。檔案鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定。檔案鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的。通常劃分為初始鑒定、歸檔鑒定和期滿鑒定。初始鑒定是指各單位擬辦人對辦結(jié)完畢的文件進行初步的鑒定。歸檔鑒定是指檔案人員對文件材料保存價值的鑒定和對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性的鑒定。期滿鑒定是指建立專門的鑒定委員會對保管到期檔案再次進行鑒定，鑒別對其是要剔除銷毀，還是延長保管期限的鑒定。檔案鑒定直接決定檔案的存毀，是檔案管理中最重要、難度最大的工作。

（二）企業(yè)檔案鑒定工作貫穿了從檔案生成到銷毀的整個檔案運動過程。檔案鑒定就是在文件的形成使用期對其進行監(jiān)控和預(yù)選，在規(guī)定的歸檔“界點”對其進行甄別審查，對文件的潛在效用和未來價值做出判斷并在此基礎(chǔ)上做出存與毀的決定。依據(jù)歸檔范圍和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將文件收集之后，經(jīng)過歸檔鑒定文件才能成為檔案;在檔案整理工作中，需要按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分不同價值的文件，對其真實性、原始性、完整性進行鑒別，劃分不同保管期限，在此基礎(chǔ)上按照檔案整理的工作程序進行分類組合和排序的系統(tǒng)化整理;在編研、保管、開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)中也滲入了鑒定工作;檔案的保管期滿之后是續(xù)存還是剔除銷毀也要通過鑒定。所以說鑒定工作貫穿了從檔案生成到銷毀的整個檔案運動過程，是文件轉(zhuǎn)存為檔案以及對失效檔案進行處置的必要手段。

（三）為適應(yīng)信息時代數(shù)字化工作的要求，必須強化企業(yè)檔案鑒定工作。在企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程中，核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一方面是對庫藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，即利用掃描設(shè)備對庫存檔案數(shù)字化。在實際工作中，大部分企業(yè)的紙質(zhì)檔案庫存數(shù)量很龐大，而且隨著時間的推移，其保存價值也發(fā)生了變化，哪些檔案可以優(yōu)先掃描，哪些檔案己沒有掃描的意義，能夠給出滿意答復(fù)的只有檔案鑒定工作。另一方面是對利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收。電子文件由于其具有動態(tài)性、易逝性，必須在文件形成之初確定是否需要歸檔保存，因此，在電子文件管理中，鑒定工作的位置前移至電子信息系統(tǒng)的源頭，成為首要環(huán)節(jié)。由于電子文件的動態(tài)性，在電子文件的制作、使用和信息匯集整理過程中必須進行全程監(jiān)控。以維護電子文件的原生性、真實性和完整性。這樣，鑒定就成為貫穿電子文件管理和歸檔工作的核心。

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，伴隨著信息時代的到來，紙質(zhì)文件與電子文件“雙軌”運作己成為檔案工作的新模式，這對企業(yè)檔案鑒定工作提出了更高要求，企業(yè)檔案鑒定工作的任務(wù)將更加艱巨。因此，企業(yè)檔案鑒定工作必須得到加強。

二、信息化背景下企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主要問題

當(dāng)前很多企業(yè)的檔案鑒定工作不能夠滿足信息時代對企業(yè)檔案發(fā)展提出的要求，使得檔案鑒定工作已經(jīng)成為檔案管理工作中的一個難點與薄弱環(huán)節(jié)，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的原因是多方面的：

（一）企業(yè)檔案人員對鑒定工作的理解不全面，對鑒定工作的重要性認(rèn)識不足，沒有把鑒定工作列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。在每年的檔案工作計劃中，常見的是各門類的歸檔計劃、編研計劃，卻鮮少出現(xiàn)銷毀鑒定的“身影”，這與檔案人員對鑒定工作的理解不全面、對鑒定工作的重要性認(rèn)識不足有相當(dāng)大的關(guān)系。有的認(rèn)為己經(jīng)做了歸檔鑒定，搞不搞銷毀鑒定無關(guān)緊要;有的認(rèn)為銷毀鑒定難度大、責(zé)任重，把檔案放在庫房里最安全……。類似的種種錯誤認(rèn)識，直接影響到檔案鑒定工作的開展。另外，廣大檔案人員對電子文件的鑒定工作普遍認(rèn)識不足，存在一定畏難情緒。電子文件具有的動態(tài)性、非直讀性使它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定工作大相徑庭。面對新生事物，廣大檔案人員無論在思想認(rèn)識上還是在技術(shù)準(zhǔn)備上，與當(dāng)前信息化的要求還有一定差距，難以跟上信息時代發(fā)展要求。

（二）絕大多數(shù)企業(yè)檔案部門沒有鑒定工作常設(shè)機構(gòu)和鑒定專職人員，沒有開展正常的檔案鑒定工作，致使檔案數(shù)量急劇增長，給檔案信息化、數(shù)字化工作帶來壓力。由于檔案工作在企業(yè)普遍不受重視，絕大多數(shù)企業(yè)檔案部門沒有鑒定工作常設(shè)機構(gòu)和鑒定專職人員。大部分企業(yè)的檔案鑒定工作開展得比較“隨意”，通常在必須對某些檔案進行鑒定時，才會臨時組織鑒定小組對檔案進行鑒定。這樣臨時組織的鑒定小組一般缺乏力度，難以適應(yīng)檔案鑒定工作的需要。檔案鑒定工作責(zé)任重、風(fēng)險大、程序復(fù)雜，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。由于企業(yè)檔案鑒定工作長期沒有鑒定工作常設(shè)機構(gòu)和鑒定專職人員，企業(yè)檔案管理部門難以組織有效的檔案鑒定，致使大量超過保管期限的檔案滯留庫房，加重了檔案人員的日常工作負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化進程。

（三）檔案鑒定工作對檔案人員的素質(zhì)要求較高，而企業(yè)檔案人員很少有機會接受到相關(guān)培訓(xùn)，普遍對檔案鑒定工作感到力不從心，直接影響企業(yè)檔案鑒定工作的開展。檔案鑒定工作是對文件流程進行監(jiān)督控制的一種手段，它要對文件中具有保存價值的文件和不具有保存價值的文件進行分流，以實現(xiàn)對失去效用文件的淘汰和檔案的選留。因此，檔案鑒定工作具有較強的專業(yè)性。檔案鑒定人員只有具備扎實的檔案專業(yè)功底，才能對紛繁復(fù)雜的檔案作出全面的、準(zhǔn)確的甄別和判斷。企業(yè)檔案種類繁多、專業(yè)性較強，對鑒定人員素質(zhì)要求較高。企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，又較少有機會接受到相關(guān)培訓(xùn)，大部分檔案人員無法完成檔案鑒定工作。

總之，鑒定是文件轉(zhuǎn)為檔案的關(guān)鍵，是對失效檔案進行處置的唯一手段。面對信息化的時代要求，企業(yè)檔案人員必須認(rèn)清形勢，勇于接受挑戰(zhàn)，抓住機遇，積極探索新時期做好檔案鑒定工作的思路、方法。

三、信息化背景下做好企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)采取的對策

在檔案信息化進程中，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心，而檔案鑒定工作是決定檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量優(yōu)、劣的關(guān)鍵因素。因此，企業(yè)檔案人員必須努力做好企業(yè)檔案鑒定工作，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的成功建設(shè)。

（一）加大宣傳，更新觀念，提高認(rèn)識，把企業(yè)檔案鑒定工作列入企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，實行檔案鑒定工作制度化、程序化。企業(yè)檔案鑒定工作是企業(yè)檔案管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，直接影響檔案質(zhì)量和管理效益。尤其是人們越來越多地使用電子文件記錄信息并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的今天，檔案工作者更要對鑒定的意義與地位有正確的認(rèn)識。要把企業(yè)檔案鑒定工作列入檔案工作計劃，納入日常工作程序。建立檔案鑒定工作制度，對檔案形成階段的初始鑒定監(jiān)管和按期歸檔鑒定要認(rèn)真做，檔案的后續(xù)復(fù)查鑒定和到期檔案鑒定也要定期進行。要根據(jù)各類庫存檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，分批分期按程序進行鑒定。

（二）成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善有效的檔案鑒定制度和操作規(guī)程，嚴(yán)明責(zé)任，層層把關(guān)，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、專業(yè)技術(shù)專家組成鑒定組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體實施工作由檔案部門和與檔案工作有關(guān)的職能部門共同承擔(dān)。檔案鑒定工作是一項復(fù)雜的專業(yè)工作，在組織和人員上應(yīng)相對固定，鑒定人員應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過資格審查的專家，進行檔案鑒定審批的負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)經(jīng)過鑒定專業(yè)知識培訓(xùn)。對鑒定工作組織和程序以及審批手續(xù)、鑒定人員的職責(zé)、職權(quán)等應(yīng)當(dāng)有明文規(guī)定，避免隨意性，以使這項工作納入正軌，避免因檔案庫存良莠不分而導(dǎo)致管理浪費。

（三）檔案鑒定工作的好壞、質(zhì)量的高低最主要取決于鑒定人員的專業(yè)水平和工作責(zé)任心，因此，培養(yǎng)高素質(zhì)的鑒定人才是企業(yè)檔案鑒定工作的重心。檔案鑒定的主要目的是要在文件中選取檔案，對其使用價值進行評價，然后依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)測其保存價值，對文件的去留作決策和處置，換言之，檔案鑒定就是檔案人員對文件價值的識別和選擇的工作，因此要求從事這項工作的人要有較高的文化素質(zhì)和相關(guān)專業(yè)知識。檔案鑒定人員一定要具備強烈的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，熟練掌握檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)知識，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。可采用多種形式，通過多種途徑，加強檔案鑒定理論的研究學(xué)習(xí)，提高檔案人員的鑒定工作業(yè)務(wù)水平。

美國檔案學(xué)家莫斯說：“鑒定是檔案工作整個系列決定中第一個關(guān)鍵性決定，是所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)”。在信息化背景下，企業(yè)檔案鑒定工作的重要性更是得到了突顯。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營信息越來越依賴網(wǎng)絡(luò)的獲取。檔案作為一種特殊的信息資源，只有盡快實現(xiàn)“信息數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化”，才能在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮越來越重要的作用，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案應(yīng)有的價值。