國企檔案管理的重要性及有效措施探討

劉葭

【摘要】本文根據(jù)陜西地礦集團(tuán)有限公司工作的實際，對國有企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，重點對陜西地礦集團(tuán)有限公司現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠?qū)μ嵘龂髾n案管理工作有一定的借鑒意義，促進(jìn)國企長期健康平穩(wěn)地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息一體化;檔案管理;國企

一、國企檔案管理的重要性分析

檔案管理是文件管理的有效方法，合理的檔案管理方式不僅能夠減少檔案搜索時間，而且還能有效降低檔案管理人員的工作量。企業(yè)檔案雖然是一種記錄歷史的材料，但是在企業(yè)的發(fā)展中，檔案記錄可以作為企業(yè)未來發(fā)展選擇中的重點輔助內(nèi)容。在改革的進(jìn)程中，大型國有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，集團(tuán)公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。

企業(yè)檔案信息資料的形成，同企業(yè)管理、生產(chǎn)、運營各個方面息息相關(guān)，是對企業(yè)發(fā)展變化過程的記錄?，F(xiàn)在，企業(yè)檔案的組成除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還有圖片、錄音、錄像等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案材料可以為未來行政策劃、管理決策提供依據(jù)，以提升行政管理工作的科學(xué)性和可操作性。在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，會計檔案和涉及企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的文書檔案，都能夠作為企業(yè)制定經(jīng)濟(jì)財物風(fēng)險管理方案的基礎(chǔ)，保證企業(yè)財務(wù)穩(wěn)定;在企業(yè)文化建設(shè)中，檔案材料是管理者提煉企業(yè)精神，凝聚企業(yè)思想，提升企業(yè)凝聚力和競爭力的重要途徑;在企業(yè)遇到法律問題時，檔案儲存可以作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，抵御法律風(fēng)險?？傊ㄟ^做好企業(yè)檔案管理，有利于企業(yè)更加良好、長遠(yuǎn)、穩(wěn)定地發(fā)展。

二、做好國企檔案管理工作的有效措施

筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司，前身是陜西省地礦局，是省政府所屬的事業(yè)單位，2010年改為國有企業(yè)，下屬22家單位，其中有20家單位雖然已經(jīng)完成事業(yè)改革，但是其檔案管理工作較為混亂，缺少專職管理檔案的人員和檔案管理專業(yè)知識。面對信息一體化的潮流，改變現(xiàn)有檔案管理方式，使下屬子公司的檔案管理水平基本達(dá)到集團(tuán)公司總部的標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)階段最需要解決的問題。

（一）加快完善企業(yè)檔案管理信息化。信息一體化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，信息化的檔案管理方式不僅能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能顯著提升檔案管理的效率。檔案管理信息一體化系統(tǒng)能夠及時整理辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，定期收集、整理、歸檔文件材料，解決了文件材料歸檔整理流程中產(chǎn)生的重復(fù)作業(yè)問題。另外，電子化的實現(xiàn)也節(jié)省了檔案查詢需要的時間，提升了檔案管理效率，降低了檔案破損概率，降低了檔案管理成本，實現(xiàn)了檔案在集團(tuán)內(nèi)部的資源共享。陜西地礦集團(tuán)有限公司目前實行了OA無紙化辦公，但是還沒有達(dá)到數(shù)字化歸檔，依然是紙質(zhì)歸檔。對此，我們可以建立健全信息一體化系統(tǒng)應(yīng)用，加強硬件、軟件平臺的建立，利用云計算或者大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的技術(shù)，完善國企檔案管理。為更好地實現(xiàn)對檔案的信息發(fā)揮作用，參照高校數(shù)字化圖書館的建設(shè)和管理，國有企業(yè)也可以創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提升網(wǎng)絡(luò)中的信息檢索功能，為職工建立實時在線服務(wù)功能，隨時解決職工在檔案查詢檢索中的問題，提升檔案的利用率，促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理工作水平。

（二）規(guī)范文書檔案管理。整理和管理文書檔案是筆者工作的重要部分，國有企業(yè)在日常運行管理中會產(chǎn)生許多文書檔案，這些檔案雖然較為瑣碎，但是能夠在特定時刻為企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生具有指導(dǎo)意義的參考價值。文書檔案具有數(shù)量巨大、內(nèi)容繁瑣、項目眾多的特點，為了保證管理質(zhì)量和管理效率，筆者會對文書檔案的整理和排版、裝訂嚴(yán)格要求，內(nèi)容字跡必須要清晰，檔案的收集、整理、排號都必須嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，文書檔案只有按照規(guī)章合理辦理，才能從根本上保證其管理科學(xué)、有序。制度是保證工作正常進(jìn)行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了檔案管理信息一體化系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，國有企業(yè)還要根據(jù)實際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。對于陜西地礦集團(tuán)有限公司下屬的20家改企單位來說，建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，完善檔案調(diào)查（閱）流程，規(guī)范檔案按照不同部門、不同期限整理歸檔就顯得尤為重要了。

（三）創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強化業(yè)務(wù)能力。隨著國企檔案管理數(shù)字化程度的提升，國企檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也需要提升。針對筆者所在的陜西地礦集團(tuán)公司下屬單位檔案管理工作多為兼職人員、少有專人管理的問題，筆者認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部首先應(yīng)該選拔或者招聘相關(guān)專業(yè)人士，然后再建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，對其進(jìn)行進(jìn)一步培訓(xùn)。各單位要結(jié)合自身實際情況，創(chuàng)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員，為了適應(yīng)大多數(shù)員工的需求，可以實行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，現(xiàn)場培訓(xùn)為輔的方式，在對管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識培訓(xùn)的層面上，著重加強其對檔案管理實踐知識的培訓(xùn)，為了提升員工的學(xué)習(xí)激情，企業(yè)內(nèi)部可以開展“專業(yè)技能大比拼”的活動，對優(yōu)勝者給予一定的物質(zhì)獎勵;也可以將比賽成果同當(dāng)月或當(dāng)季度工資掛鉤，促使其不斷強化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

事實證明，利用現(xiàn)代化的信息手段，將檔案信息和檔案資源有機(jī)結(jié)合起來，不僅可以提升國企運行效率，而且還能降低管理成本，對增強國企的競爭力有積極意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1]丁曉虹.關(guān)于新時期企業(yè)檔案管理的幾點探討[J].檔案學(xué)研究，2013（1）.

[2]劉曉.國有企業(yè)體制改革中檔案管理中心構(gòu)建的探討[D].云南大學(xué)，2013.

[3]呂萍.淺析企業(yè)科研檔案收集歸檔工作的現(xiàn)狀與對策[J].蘭臺世界，2013（3）.