基建工程項(xiàng)目中檔案資料的管理與監(jiān)控

陳楠

【摘要】基建項(xiàng)目完成期間，檔案管理記載著項(xiàng)目的所有過(guò)程。就項(xiàng)目建設(shè)而言，檔案資料貫穿于所有的環(huán)節(jié)，同時(shí)，發(fā)揮著管理和監(jiān)控項(xiàng)目的作用。本文就基建工程項(xiàng)目檔案資料管理與監(jiān)控進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】基建工程項(xiàng)目;檔案資料;管理

工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案資料管理對(duì)整個(gè)工程順利完成有著極為重要的作用。管理好基建工程項(xiàng)目，有助于工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修以及技術(shù)等各項(xiàng)工作，并能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作提供真實(shí)可靠的資料。加強(qiáng)基建工程項(xiàng)目檔案資料管理，強(qiáng)化檔案資料監(jiān)控，對(duì)基建工程項(xiàng)目順利展開(kāi)具有一定的必要性。

一、基建工程項(xiàng)目檔案資料管理的重要性

基建工程項(xiàng)目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄工程建設(shè)的過(guò)程就是整個(gè)項(xiàng)目的檔案資料。通過(guò)檔案資料，可了解項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。同時(shí)，依據(jù)檔案資料記載，有助于各類(lèi)設(shè)備安裝調(diào)試，且項(xiàng)目建設(shè)完成后的竣工驗(yàn)收、投入使用與修改等，都需依照檔案資料記載的內(nèi)容?；üこ添?xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目的所有過(guò)程，其中包含的單位、部門(mén)與人員非常多。從項(xiàng)目設(shè)計(jì)至施工，直至竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，基建項(xiàng)目的檔案資料內(nèi)容也非常復(fù)雜。而通過(guò)分析檔案資料內(nèi)容，能夠了解項(xiàng)目施工中的詳細(xì)情況，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可查。唯有如此，才有助于工程建設(shè)期間與完成后各項(xiàng)工作的展開(kāi)。

二、基建工程項(xiàng)目檔案資料管理與監(jiān)控的不足

分析基建工程項(xiàng)目檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)其中存在著較多的問(wèn)題。由于此類(lèi)問(wèn)題的存在，對(duì)基建工程項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（一）缺乏全面的檔案資料。檔案資料本應(yīng)記載工程項(xiàng)目建設(shè)的所有過(guò)程，里面的各類(lèi)數(shù)據(jù)都應(yīng)真實(shí)可靠，有據(jù)可查。但實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，檔案資料收集的并不是非常全面。不全面的檔案資料，致使工程項(xiàng)目建設(shè)很難做到有據(jù)可循。如基建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)中存在變動(dòng)，編制資料期間，只記錄變更的通知書(shū)，并沒(méi)有詳細(xì)記錄項(xiàng)目施工的具體情況。同時(shí)部分特殊用途的材料，特別是以大代小的材料沒(méi)有核定審批意見(jiàn)。缺少審批意見(jiàn)，就表明材料使用不合規(guī)。部分交接驗(yàn)收的記錄，并沒(méi)有簽字確認(rèn)手續(xù)。

（二）資料真實(shí)性有待考證。分析基建項(xiàng)目記載的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)里面的資料隨意性比較明顯。工序相同的工程操作，記載的數(shù)據(jù)與類(lèi)似的同類(lèi)工序相同。實(shí)際上這種操作并沒(méi)有檢查。就數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)存在的誤差，一般是允許在一定范圍內(nèi)。但不少人認(rèn)為只要誤差在允許范圍內(nèi)即可。隨后就在缺乏實(shí)際根據(jù)的情況下，填上看似合理，但缺乏真實(shí)性的數(shù)據(jù)，由此給檔案資料的真實(shí)性產(chǎn)生影響。

（三）資料收集不及時(shí)。通常情況下，基建工程項(xiàng)目的檔案資料管理理應(yīng)從合同簽訂后就可開(kāi)始著手。圖紙需審計(jì)、開(kāi)工報(bào)告等。施工期間還需依照具體的規(guī)定規(guī)范記錄，這樣才能夠做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)。確?；üこ添?xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠順利展開(kāi)，并能夠確保各項(xiàng)工作都能夠做到有據(jù)可循，有真實(shí)的數(shù)據(jù)與資料可以支撐。但如資料收集不及時(shí)，就會(huì)對(duì)資料管理產(chǎn)生影響。

三、改進(jìn)基建工程項(xiàng)目檔案資料管理與監(jiān)控的措施

基于基建工程項(xiàng)目檔案資料管理存在的問(wèn)題，就需要采取具體的措施予以改正，促使基建工程項(xiàng)目檔案資料能夠充分發(fā)揮其效果。

（一）利用培訓(xùn)，提高工作效率。關(guān)于工程移交工作，工程合同中都有明確的規(guī)定。作為檔案管理的直接人員，施工單位的管理要求和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)是否符合時(shí)代發(fā)展的要求，是否具備檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案保存的質(zhì)量有著一定的影響。部分單位重視入廠時(shí)的安全，并沒(méi)有就檔案管理等知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)。為避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)不利現(xiàn)象，需通過(guò)培訓(xùn)的方式促使監(jiān)理人員樹(shù)立檔案管理理念。唯有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，監(jiān)理人員才能夠保證檔案資料的全面，并確保高質(zhì)量的管理。與此同時(shí)，還可對(duì)施工單位的工作人員就檔案整理、管理和交工等方面進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，促使相關(guān)工作人員能夠強(qiáng)化自身的工作，熟悉檔案分類(lèi)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控?；üこ淌┕て陂g，承建方提供的檔案資料，對(duì)工程竣工和驗(yàn)收有著重要的作用，同時(shí)承建方還需要發(fā)放施工圖紙和資料。為保證后期工程施工的質(zhì)量，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。管理人員自主參與到資料分發(fā)中。資料分發(fā)前應(yīng)將檔案進(jìn)行分類(lèi)保存，隨后發(fā)放到其他受眾。尤其是詳勘這方面的數(shù)據(jù)資料，非常的有限，需妥善保管。唯有如此，才能夠確保圖紙質(zhì)量和檔案資料的全面性。

（三）強(qiáng)化立項(xiàng)中的資料監(jiān)控。在所有項(xiàng)目成立、勘察、審批前，并沒(méi)有成立與之相對(duì)應(yīng)的部門(mén)。而對(duì)于各部門(mén)的資料管理人員也沒(méi)有形成。但是整個(gè)工程的材料在前期是處于分散狀的，有的文件遺留在其他部門(mén)，有的文件放在規(guī)劃部，并沒(méi)有對(duì)文件進(jìn)行必要的處理工作。同時(shí)，工程招標(biāo)和勘察的文件仍然放在管理部。如果資料過(guò)于分散，沒(méi)有及時(shí)收集，時(shí)間一久，就會(huì)加大收集的難度，且還有丟失文件的可能性。因此，工程立項(xiàng)的前期，應(yīng)注意檔案收集的及時(shí)性，并整理好，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。在此過(guò)程中，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的監(jiān)控。保證設(shè)備符合要求，確保設(shè)備工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案資料是基建工程項(xiàng)目管理中非常重要的內(nèi)容。高質(zhì)量的檔案資料管理，有助于提高工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。同時(shí)對(duì)檔案資料實(shí)行監(jiān)控，可確保檔案資料的真實(shí)性，及時(shí)收集檔案資料，以便工程建設(shè)任何環(huán)節(jié)需要時(shí)能夠提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)與信息。

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