對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的若干思考

管有恒

【摘要】當(dāng)前，很多單位需要管理的檔案數(shù)量日益增多，為有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，促使檔案管理效率與質(zhì)量不斷提升，需要將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，確保最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值與作用。本文將簡(jiǎn)述檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);思考

在檔案管理信息化建設(shè)中，主要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像等資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立起檔案信息庫(kù)，這樣可以確保各項(xiàng)信息資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)通過(guò)提升檔案管理信息化水平，有利于今后對(duì)檔案科學(xué)利用與開發(fā)，真正順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

現(xiàn)階段，社會(huì)電子化和無(wú)紙化已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作有了新的要求，不僅要提升檔案管理電子化水平，還要通過(guò)信息化建設(shè)，保證檔案資料的系統(tǒng)性與真實(shí)性，為檔案管理人員帶來(lái)了嚴(yán)峻考驗(yàn)。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，可以讓單位的發(fā)展獲得足夠的資源，確保領(lǐng)導(dǎo)決策具有科學(xué)性與有效性。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，我們要重視創(chuàng)新檔案管理工作，擴(kuò)大其覆蓋面，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念。檔案管理人員應(yīng)該注意采用先進(jìn)的檔案管理方法，這樣才能將單位的各方面情況全面、真實(shí)地反映出來(lái)。檔案管理工作水平的高低，對(duì)單位今后發(fā)展模式與資源配置取向有著重要影響，關(guān)系著單位管理能力與效率的提升，影響重大。對(duì)此，我們要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)單位競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升，實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。為促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，重點(diǎn)在管檔案的人，需要領(lǐng)導(dǎo)明確檔案管理信息化建設(shè)的方向。對(duì)此要盡快轉(zhuǎn)變信息化管理理念，單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與員工要切實(shí)增強(qiáng)信息意識(shí)，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重提升現(xiàn)代化管理水平與業(yè)務(wù)工作水平，這樣才能滿足現(xiàn)代化管理的需求。要在政務(wù)建設(shè)中納入檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，盡快打造檔案信息平臺(tái)，促使檔案管理工作效率與水平得到提升，并使服務(wù)質(zhì)量得到改善。

（二）增加投入，完善軟硬件設(shè)施。只有完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，才能促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。對(duì)此我們要采取以下幾點(diǎn)措施：一是逐步增加資金投入力度，從檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，將所需的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施配置齊全。二是對(duì)上級(jí)檔案管理部門而言，需要與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)商，一起制定解決問(wèn)題的措施，通過(guò)實(shí)施相關(guān)政策，為下級(jí)檔案管理部門提供更好的條件，以此推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。三是還要重視配置先進(jìn)的設(shè)備，確保儲(chǔ)存量與系統(tǒng)運(yùn)行速度得到提升，為檔案管理工作正常開展創(chuàng)造條件，所購(gòu)置的設(shè)備符合穩(wěn)定性要求，這樣才能確保檔案的安全性，避免出現(xiàn)不完整的情況。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要及時(shí)擴(kuò)充檔案資料，不斷完善檔案信息，讓決策部門獲得真實(shí)、可靠的依據(jù)。

（三）逐步完善檔案管理制度。為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)取得良好的成效，還需要盡快對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，將相關(guān)責(zé)任明確下來(lái)，這樣網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)運(yùn)行才更加安全，并結(jié)合實(shí)際情況，逐步對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整與規(guī)范。檔案管理部門要結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案管理制度，確保信息化建設(shè)需求得到滿足。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程與技術(shù)規(guī)范，對(duì)電子檔案管理工作各項(xiàng)步驟與環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。二是將安全措施落實(shí)到位，尤其是對(duì)電子文件與電子檔案而言，要保證其更加完整與安全。三是將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來(lái)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化在檔案管理信息化建設(shè)中是一項(xiàng)重要內(nèi)容，包括檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，可以對(duì)工作效率高低進(jìn)行衡量。若是缺少以上標(biāo)準(zhǔn)，就不能建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息資源，且檔案信息網(wǎng)絡(luò)也不能保持通暢，不利于共享信息資源。

（四）注重人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)的效果，還取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低。但是從實(shí)際情況來(lái)看，現(xiàn)階段檔案信息化管理人員素質(zhì)與能力還有待提升，對(duì)此需要加大對(duì)他們的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不僅要引進(jìn)高素質(zhì)人才，還要注重對(duì)已有檔案管理人員的培訓(xùn)，盡快建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。對(duì)此，一是要培養(yǎng)更多的系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理等方面的能力，滿足網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需求。二是加大對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育。三是為檔案管理人員提供在職培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，優(yōu)化他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從整體上提升他們的知識(shí)水平。四是重視開展理論研討工作，加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，提升檔案編研水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，加快檔案管理信息化建設(shè)，才能滿足時(shí)代發(fā)展需求，將檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。因此單位領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，思想上引起足夠的重視，既要增加資金投入，優(yōu)化各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，還要建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)更多檔案管理人才。這樣才能促進(jìn)檔案管理順利開展，并提升其現(xiàn)代化、信息化水平。

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