新時(shí)代對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的思考

楊宏

【摘要】高校辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，具有參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)管理和督促推進(jìn)的重要職能?；谵k公室在高校工作中的特殊地位，二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)直接關(guān)系到學(xué)校整體戰(zhàn)略、發(fā)展思路及具體舉措落實(shí)的質(zhì)量和執(zhí)行的效果，因此高校辦公室隊(duì)伍建設(shè)意義重大。

【關(guān)鍵詞】高校;二級(jí)學(xué)院;辦公室;隊(duì)伍建設(shè)

黨的十九大報(bào)告指出，優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育。加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展。加強(qiáng)師德師風(fēng)建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)教師隊(duì)伍。高等學(xué)校作為人才培養(yǎng)的搖籃，人才儲(chǔ)備的戰(zhàn)略高地，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承的重要功能。高校二級(jí)學(xué)院辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，具有參謀助手、協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)管理和督促推進(jìn)的重要職能。

一、二級(jí)學(xué)院的辦公室職能

（一）做好決策者的參謀助手。辦公室工作人員掌握著本學(xué)科的大量信息和資料，一個(gè)得力的參謀助手，可以通過(guò)加強(qiáng)調(diào)查研究工作，圍繞中心工作為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)在處理日常工作中的事情時(shí)提出可行的方案或者建議，作為助手，要讓領(lǐng)導(dǎo)有足夠精力思發(fā)展，抓大事。

社會(huì)的進(jìn)步對(duì)人們的要求也越來(lái)越高，要做好一名助手，不但要有專業(yè)知識(shí)、適當(dāng)?shù)姆绞较蝾I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行闡述，用良好的心態(tài)處理好與主管領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，處理好與整個(gè)集體的關(guān)系，樹(shù)立良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。做好一名參謀或助手還要有高度的責(zé)任心和實(shí)干精神。

（二）做好溝通協(xié)調(diào)工作。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，是個(gè)系統(tǒng)工程，為了使這個(gè)工程能夠有條有序進(jìn)展，更需要辦公室工作人員協(xié)調(diào)溝通各部門、各單位協(xié)同配合。其中辦公室的角色更像一個(gè)“大管家”。

溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作無(wú)時(shí)不有，無(wú)處不在。做好溝通協(xié)調(diào)工作，要從如下幾個(gè)方面入手，把握好如下原則：實(shí)事求是、客觀公正原則;立足全局、服從總體目標(biāo)原則;統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌兼顧原則;為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為基層服務(wù)相一致原則。溝通協(xié)調(diào)問(wèn)題特別是復(fù)雜的問(wèn)題，往往要用幾種方法。還要講究協(xié)調(diào)中的語(yǔ)言藝術(shù)。

（三）做好師生的服務(wù)管理工作。以作者所在的單位為例，辦公室承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)，根據(jù)工作需要調(diào)整為若干專項(xiàng)部門，并設(shè)置相應(yīng)的工作主管，從而更好地明確管理人員的工作職責(zé)，激發(fā)工作的主動(dòng)性和積極性。根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同，分為三個(gè)部分：直屬辦公室、學(xué)生管理服務(wù)部和教師管理服務(wù)部。具體包括8個(gè)部門：黨務(wù)宣傳部負(fù)責(zé)黨務(wù)、宣傳等工作;綜合管理與服務(wù)部負(fù)責(zé)人事、公章、財(cái)務(wù)、外事、工會(huì)、校友、離退休等工作;后勤保障服務(wù)部負(fù)責(zé)學(xué)院運(yùn)行的管理等后勤保障工作;學(xué)生工作辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生的思想政治教育工作等;本科生教學(xué)管理部負(fù)責(zé)本科生的教務(wù)管理等日常管理工作;研究生教學(xué)管理部負(fù)責(zé)研究生的教務(wù)管理等日常管理工作;科研管理部負(fù)責(zé)組織基金、項(xiàng)目的申報(bào)結(jié)題驗(yàn)收等;實(shí)驗(yàn)室安全管理部負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室安全綜合管理等。

（四）做好督促推進(jìn)工作。除了做好參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)管理工作外，督促和推進(jìn)工作也非常重要。一項(xiàng)工作是否落實(shí)、是否有進(jìn)展，都需要辦公室隊(duì)伍進(jìn)行督促和推進(jìn)，這不僅限于督促推進(jìn)各級(jí)單位的工作，還包括督促領(lǐng)導(dǎo)的一些工作是否落實(shí)。一抓大事。始終把領(lǐng)導(dǎo)班子確定的目標(biāo)任務(wù)貫徹落實(shí)，作為督查推進(jìn)工作的中心環(huán)節(jié)。二抓難事。在實(shí)際工作中，由于各部門職能交叉或界限不清等原因，出現(xiàn)一些問(wèn)題久拖不決的現(xiàn)象。這就需要通過(guò)督促推進(jìn)，理順關(guān)系，明確責(zé)任，促進(jìn)工作落實(shí)。三抓急事。對(duì)上級(jí)統(tǒng)一部署，明確任務(wù)分解、責(zé)任部門、完成時(shí)限和工作機(jī)制的工作和關(guān)系師生難點(diǎn)問(wèn)題的工作，必須以高度的政治敏銳性和強(qiáng)烈的政治責(zé)任感，積極主動(dòng)、及時(shí)有效地督促解決。

二、辦公室人員現(xiàn)狀

（一）工作人員學(xué)歷學(xué)位大幅提高。目前，大部分二級(jí)學(xué)院的辦公室工作人員已完成新老交替，由上世紀(jì)50年代和60年代生人的?？茖W(xué)歷為主，轉(zhuǎn)成為以全日制碩士以上學(xué)歷、平均年齡35歲左右的年輕人為主的隊(duì)伍。為了更好地推動(dòng)學(xué)院的發(fā)展和一流學(xué)科的建設(shè)，增加管理工作團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力和積極性，如何使這些年輕人的職業(yè)生涯有所發(fā)展，已經(jīng)是一個(gè)刻不容緩的課題。

（二）待遇與高校教師的較大差距。高等教育的空前發(fā)展，以及近年來(lái)對(duì)人才的高度重視，使得教師的主體地位得到強(qiáng)化，隨之而來(lái)的待遇也得到了顯著提高，而同樣處在高校辦公室的人員來(lái)說(shuō)，增幅并不明顯，并非高等教育受到重視的共同受惠者，與高校教師相比，尤其是人才相比，收入差距巨大，這也是影響辦公室工作人員積極性的一個(gè)重要因素。

（三）壓力較大，職業(yè)認(rèn)同度、自我成就感較低。辦公室人員的壓力主要來(lái)源于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)行狀態(tài)，近年里越來(lái)越多的高校實(shí)行雙校區(qū)運(yùn)行，這也造成了有效工作時(shí)間減少，而工作內(nèi)容越來(lái)越多的矛盾。如今高校普遍存在著“重教學(xué)科研，輕行政管理”的傾向，一般辦公室人員與教師相比，存在不被重視、理解的現(xiàn)狀，心理上難免有不平衡的情緒，長(zhǎng)期以往，難免產(chǎn)生職業(yè)倦怠。而主要領(lǐng)導(dǎo)是“雙肩挑”的身份，基本不存在這類問(wèn)題。由此也就產(chǎn)生了一些矛盾，如果領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心關(guān)注這支隊(duì)伍，那就會(huì)配合得十分愉快，產(chǎn)生高效工作的“催化劑”;反之，如果領(lǐng)導(dǎo)更多的關(guān)注自身的業(yè)務(wù)工作，而忽略了這些，就會(huì)產(chǎn)生“兩張皮”的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到工作的開(kāi)展。

（四）與高校輔導(dǎo)員相比，缺乏職業(yè)生涯頂層設(shè)計(jì)。眾所周知，高校輔導(dǎo)員一直是備受重視的一個(gè)群體，這個(gè)體系有一套完善的培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃等頂層設(shè)計(jì)。相比而言，高校辦公室人員缺乏培訓(xùn)體系，基本是“老帶新”直接進(jìn)入角色工作，入職工作后基本沒(méi)有相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃，大部分是靠自我探索或私下請(qǐng)教;缺乏職業(yè)生涯頂層設(shè)計(jì)，不能形成良性流動(dòng)，長(zhǎng)期以來(lái)，似死水一潭。與輔導(dǎo)員隊(duì)伍在同一個(gè)生態(tài)環(huán)境下形成強(qiáng)烈對(duì)比，給辦公室人員造成較大的心理落差，影響對(duì)待工作的熱情和積極性。

三、加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)的有效途徑

辦公室隊(duì)伍建設(shè)的根本是思想政治素質(zhì)，要高舉新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大旗幟，以鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)黨的十九大精神，按照“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局和黨中央、國(guó)務(wù)院決策部署，堅(jiān)持以中國(guó)特色、世界一流為核心，以立德樹(shù)人為根本，打造雙一流的辦公室隊(duì)伍。

（一）塑造有特色的辦公室文化。二級(jí)學(xué)院的辦公室是展示學(xué)院風(fēng)格、教師風(fēng)采的重要窗口，辦公室文化影響和滲透著工作的方方面面，塑造風(fēng)清氣正有特色的辦公室文化是搞好隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)前提。沒(méi)有優(yōu)秀的辦公室文化，就很難有高效的工作效率。辦公室文化是“公”也是“工”，“公”代表公開(kāi)、公平、公正，辦公室人員行使的權(quán)利是教師、學(xué)生賦予的，從事的也是公共事務(wù)，要時(shí)刻以“公”來(lái)要求自己，不能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)刻意逢迎、對(duì)師生頤指氣使?！肮ぁ笔侵腹ぷ?，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，是辦公室文化建設(shè)的靈魂。

（二）做好人員的選拔配置。二級(jí)學(xué)院辦公室作為基層管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的工作較為繁瑣和廣泛，在人員配置方面要做到按需設(shè)崗、按崗擇人。遵循優(yōu)化結(jié)構(gòu)、精干高效的原則。崗位的設(shè)置以服務(wù)教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)為導(dǎo)向，以增強(qiáng)學(xué)校的運(yùn)轉(zhuǎn)效能、提高工作效率為目標(biāo)，遵循管理隊(duì)伍的發(fā)展規(guī)律，科學(xué)合理地設(shè)置崗位等級(jí)結(jié)構(gòu)。要落實(shí)公平、公正、擇優(yōu)聘任的原則。根據(jù)崗位層級(jí)的不同，明確各級(jí)崗位的基本職責(zé)和任職條件。崗位擇優(yōu)聘任，將優(yōu)秀的管理人員聘任到相應(yīng)職級(jí)的崗位，激勵(lì)管理人員立足本職工作，在管理崗位上創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)力度。高校上下要努力營(yíng)造重視辦公室工作人員的風(fēng)氣;各機(jī)關(guān)部處、學(xué)院要積極探索培訓(xùn)方式方法，要為其入職、發(fā)展提供有力的保障。例如我們學(xué)院，為了配合學(xué)院國(guó)際化的步伐，邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行了辦公室常用英語(yǔ)培訓(xùn)，受到歡迎并對(duì)工作有很大的指導(dǎo)作用。

（四）做好激勵(lì)制度建設(shè)。建立健全評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制，建立有利于提升服務(wù)水平、有利于創(chuàng)新服務(wù)形式、符合現(xiàn)代大學(xué)制度的管理體制機(jī)制和制度體系，切實(shí)貫徹“多勞多得”的分配制度，打破傳統(tǒng)“大鍋飯”的局面。徹底改變“干多干少一個(gè)樣，越能干工作越多”的狀態(tài)。

（五）探索實(shí)行專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展。目前現(xiàn)行的辦公室隊(duì)伍的發(fā)展途徑是職稱與職務(wù)并行，但由于各種原因，職稱的晉升與職務(wù)的提拔，均不能滿足需要。作者所在的高校一直在探索進(jìn)行人事制度改革，其中也包括辦公室人員所在的管理系列。高等學(xué)校實(shí)行職員制是反映管理崗位層次、類別和職員專業(yè)水平、工作能力的標(biāo)志。根據(jù)工作實(shí)際，職員職級(jí)分為若干職等和職級(jí)。各級(jí)職員有明確的崗位職責(zé)、任職條件和任期。遵循因事設(shè)崗、公開(kāi)招聘、平等競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)聘任、嚴(yán)格考核和聘約管理的原則，堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞挠萌藰?biāo)準(zhǔn)，實(shí)行以崗定薪，按勞取酬，優(yōu)勞優(yōu)酬的分配制度。

（六）關(guān)注身心健康發(fā)展。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部不僅要從工作上給予辦公室工作人員以指導(dǎo)，更要引導(dǎo)他們主動(dòng)思考，積極解決問(wèn)題，還要關(guān)心他們的身心健康發(fā)展。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任要建立定期談心談話制度，與工作上有困難、生活上有困難、情緒有波動(dòng)的辦公室人員開(kāi)展談心談話，幫助他們排憂解難，讓他們體會(huì)到領(lǐng)導(dǎo)和組織的關(guān)心。

建設(shè)一流大學(xué)和一流學(xué)科，必須要有一流的辦公室隊(duì)伍作為支撐和保障，為高校順利開(kāi)展教學(xué)科研工作提供有力支撐。新時(shí)代背景下，建設(shè)一流的辦公室隊(duì)伍已成為刻不容緩的工作。

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