高校學生戶籍檔案管理現(xiàn)狀分析與對策

郭 軍,陳明華，楊樹清，張敬榮

(大連民族大學 a.保衛(wèi)工作部；b.學校辦公室；c.圖書館，遼寧 大連 116605)

高校學生戶籍檔案是大學生身份識別的重要憑證，是高校一項既復雜零碎、又具有較強專業(yè)性、政策性的基礎服務保障與管理工作。隨著中國戶籍和土地制度改革的力度和強度不斷擴大和增強，高校學生戶籍檔案管理也發(fā)生了巨大的變革。

2002年以來，高校已經(jīng)逐步實現(xiàn)省內(nèi)高校新生無需遷移戶口的政策。全國高校新生戶籍從最初的大量遷移，到戶籍遷移以尊重學生本人的意愿為主，其遷移工作量已明顯地減少。但近幾年來，由于受大學生畢業(yè)勞動就業(yè)、考研、出國留學以及社會福利保障等因素的影響，高校學生戶籍檔案管理工作呈現(xiàn)出服務和管理的混亂、育人服務功能弱化的現(xiàn)象，已成為目前高校學生戶籍檔案管理亟待解決的重要問題之一。

1 高校學生戶籍管理政策的變遷

1958年頒布的《中華人民共和國戶口登記條例》和有關部門規(guī)定：被城市學校錄取的農(nóng)村學生，憑學校的錄取通知書辦理戶口遷出手續(xù)，憑戶口遷移證和學校的錄取通知書在學校登記集體戶口。2002年國務院辦公廳發(fā)布的《關于進一步深化普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關問題意見》的第7條規(guī)定：學?？筛鶕?jù)本人意愿，將其戶口轉(zhuǎn)至入學前戶籍所在地或兩年內(nèi)繼續(xù)保留在原就讀的高校，待落實工作單位后，將戶口遷至工作單位所在地。2003年公安部“戶籍管理”7項便民利民措施的要求：大中專院校學生入學后是否遷移戶口，可根據(jù)本人意愿決定。2005年9月1日新的《普通高等學校學生管理規(guī)定》，在校大學生結(jié)婚不再被禁止規(guī)定的實施[1]。以及2014年7月30日國務院頒布了《關于進一步推進戶籍制度改革的意見》，國家將逐步取消農(nóng)村戶口，全面開放城鎮(zhèn)和小城市戶口，有序開放中等城市的戶口，合理規(guī)范確定大城市戶口的落戶條件，嚴格限制特大城市人口。

2 高校學生戶籍檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 管理難度加大

(1)基礎數(shù)據(jù)混亂。高校每年有兩大戶籍檔案工作高峰，集中在6月和9月。時間緊，工作量大。而這一時期的數(shù)據(jù)信息又是戶籍檔案工作的基礎數(shù)據(jù)信息。一般高校的戶籍管理人員不會太多，在高峰期無論是獨立完成還是臨時增加幫手都容易出現(xiàn)失誤、不規(guī)范、不統(tǒng)一標準的現(xiàn)象，造成基礎數(shù)據(jù)信息的混亂，給以后的日常工作帶來隱患。

(2)信息變更頻繁。首先是身份證的重復辦理。根據(jù)戶籍和居民身份證的管理制度，凡是年滿十六周歲公民必須辦理居民身份證，一人一證；當新生入學后，需要辦理學校集體戶口所屬管地的當?shù)鼐用裆矸葑C；畢業(yè)后異地勞動就業(yè)，必須重新辦理。這樣大學生從入學到畢業(yè)，在四年期間需要更換兩次身份證，造成資源的浪費和戶籍檔案管理的混亂。再有就是學生畢業(yè)后多次改派，學校統(tǒng)計數(shù)字不停變更，形成歸檔流程復雜化、立卷統(tǒng)計多變，對戶籍檔案的歸檔流程的極其不利。

(3)留存戶籍檔案猛增。經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，為大學畢業(yè)生創(chuàng)造了良好的、多變的就業(yè)機遇與挑戰(zhàn)；客觀上也使得大學畢業(yè)生選擇機會更多，就業(yè)周期變長。這就造成了近年來，在高校學生戶籍檔案服務與管理中，畢業(yè)生戶籍留存學校的也越來越多，給戶籍檔案管理工作增加了負擔。

(4)“三戶”現(xiàn)象的產(chǎn)生。“三戶”是造成高校學生戶籍檔案服務與管理混亂的重要原因。 “三戶”是指：①“空掛戶”——就業(yè)時間延長，短期內(nèi)找不到穩(wěn)定的工作的大學畢業(yè)生，只好將個人戶籍檔案掛靠或滯留在學校；② “手提戶”——部分大學畢業(yè)生，畢業(yè)后到外地打工或者自主就業(yè)，戶口遷移證多年個人保管，不落戶；③“黑戶”——個別大學畢業(yè)生畢業(yè)后不愿意回原籍，由于長期不辦理，致使丟失部分文件。“三戶”的存在，在削弱了戶籍檔案對畢業(yè)生的約束力的同時，既不利于社會人才的正常和合理的流動，又嚴重的擾亂了高校學生戶籍檔案服務與管理。

2.2 業(yè)務性質(zhì)模糊

(1)管理權(quán)限受限。學生戶籍檔案管理工作兼具公安局戶籍管理部門和學校檔案管理部門雙重工作性質(zhì)?，F(xiàn)行的高校學生戶籍檔案服務與管理多隸屬于學校的保衛(wèi)工作部門，既不是戶籍部門的分支機構(gòu)，也不是檔案部門的分支機構(gòu)。其工作既屬于檔案管理又與檔案管理相差甚遠，主要以保管和借用為主，沒有戶籍檔案跟蹤、核實、備案的權(quán)限。但是在實際工作中為了更便捷、更準確、更權(quán)威地發(fā)揮戶籍檔案的作用，又需要相應的權(quán)限。

(2)技術(shù)支持受限。公安局戶籍部門已基本實現(xiàn)了辦公自動化，多數(shù)學校檔案部門也能實現(xiàn)辦公自動化。學校戶籍檔案管理也可以實現(xiàn)簡單的辦公自動化，但三者之間的對接卻存在許多難點。首先，公安局戶籍管理系統(tǒng)沒有專門用于高校集體戶籍的管理模塊，高校自行選擇的管理平臺很難與公安戶籍系統(tǒng)無縫對接，其主導權(quán)在公安局。其次，與高校檔案工作相比，高校戶籍檔案管理內(nèi)容相對單一，很少有高校專門為戶籍檔案管理配備辦公系統(tǒng)和硬件設備。再次，公安戶籍管理和高校檔案管理是各自獨立的體系，二者在格式標準方面缺少統(tǒng)一，而且出于安全保密性質(zhì)，很難實現(xiàn)信息的共建共享。

(3)從業(yè)素質(zhì)受限?；鶎訉W生戶籍檔案管理員是決定戶籍檔案服務與管理的基礎，也是重要的一環(huán)。目前，多數(shù)基層學生戶籍檔案管理員由輔導員甚至是學生班長擔任或兼職，他們既不全面了解學生戶籍遷移管理與服務的重要意義和工作準則，也不熟練掌握學生戶籍遷移管理與服務的工作技能和工作流程，卻是學生戶籍檔案管理與服務工作的第一步，肩負著學生戶籍收集、整理、上傳的重要使命，在一定程度上決定著學生戶籍服務與管理工作的質(zhì)量和效率，成為制約高校學生戶籍檔案管理與服務發(fā)展和提高的瓶頸。

2.3 服務功能繁雜

戶籍制度的基本職能有兩個：一是證明公民身份；二是提供人口數(shù)據(jù)[2]。戶籍管理工作在逐漸發(fā)展的過程中，被附加了勞動、就業(yè)、社會保障服務育人等諸多功能。大到結(jié)婚登記、應聘工作、買房、政審證明、考公務員、辦準生證，小到駕校報名、辦保險、辦手機卡、四六級考試等，各種需求五花八門[3]。

高校戶籍管理也是高校教書育人的重要組成部分，與思想政治教育緊密相連。由于個別大學生戶籍和法律意識淡薄，對相關的戶籍遷移政策和信息了解的少，不能及時正確地處理戶籍遷移問題；尤其是大學畢業(yè)生的思想顧慮過多，為了獲得一線大城市的落戶指標，提前進入“預就業(yè)”期，嚴重地干擾了高校的教育秩序。這就需要高校戶籍管理工作發(fā)揮服務育人的功能。

3 思考與對策建議

(1)全面清點，核準基礎數(shù)據(jù)。準確的基礎數(shù)據(jù)是高校戶籍檔案工作的前提與保障。無論實現(xiàn)自動化辦公的早晚，受主客觀因素的影響，難免會出現(xiàn)失誤?；A數(shù)據(jù)的差錯、殘缺、散亂、沖突會給當事人帶來很多的麻煩，也給工作人員增加很大的負擔。建議有針對性地進行全面清點，查缺補漏，理順規(guī)范，使今后的工作能事半功倍。

(2)廣泛宣傳，強化法制意識。法律是以規(guī)定當事人權(quán)利和義務為內(nèi)容的，對全體社會成員具有普遍約束力的一種特殊行為規(guī)范(社會規(guī)范)。法律意識是人們對于法(特別是現(xiàn)行法)和有關法律現(xiàn)象的觀點、知識和心理態(tài)度。按照法律規(guī)范行為的人越多，工作就越好開展，相反則會困難重重。要加強戶籍檔案法律意識的宣傳，將其納入日常管理規(guī)范，常規(guī)化，以保證戶籍檔案管理在的穩(wěn)定性和持續(xù)性。強化戶籍檔案管理員的法律意識，通過不同途徑地宣傳活動，讓廣大戶籍檔案管理員學習和掌握相關的知識和法律法規(guī)，充分認識到戶籍檔案工作的重要意義，從而提高戶籍檔案管理員素質(zhì)；通過學校自身的影響力和宣傳作用與戶籍檔案工作緊密結(jié)合，強化高校學生戶籍檔案管理的法律意識，從而提高戶籍檔案管理工作的效率。

(3)多方溝通，爭取合作共贏。與公安局戶籍管理部門溝通，獲取相應的權(quán)限，同時能實現(xiàn)普法宣傳的互補；與學校檔案部門溝通，使工作內(nèi)容更規(guī)范、工作流程更順暢、技術(shù)支持更有力；與學生工作部門溝通，實現(xiàn)管理與服務的共贏。

(4)內(nèi)涵提升，滿足服務需求。高校戶籍管理應該充分借鑒國內(nèi)外先進技術(shù)管理與實施的經(jīng)驗，從重管理輕服務到提供固定項目的服務，再到主動服務，實現(xiàn)服務內(nèi)容的創(chuàng)新；注重技術(shù)與服務的深度融合，實現(xiàn)服務方式創(chuàng)新。如構(gòu)建高校學生戶籍檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，形成公安、高校資源共享的網(wǎng)絡平臺。在公安部門的指導、監(jiān)督和授權(quán)下，實現(xiàn)校與校之間、城市與城市之間聯(lián)網(wǎng)管理，進行網(wǎng)上遷移，無論是大學本科一年級新生或是研究生新生，均可以憑借新生入學通知書、戶籍檔案等相關文件的有效證明，直接辦理遷移。

(5)專兼同訓，健全從業(yè)隊伍。高校戶籍檔案管理不可能配備太多的專職工作人員，高峰時為了保證進度，需要臨時選調(diào)幫手。另外，隨著戶籍檔案服務項目的拓展，其日常工作也越來越繁雜。但是這項工作又有一定的專業(yè)性，為保證質(zhì)量，需要對從業(yè)人員進行培訓。建議建立一支兼職的志愿者服務隊伍，與專職人員共同參加培訓。熟悉戶籍檔案工作的相關法律、工作流程、服務項目，既能增強宣傳咨詢的廣度，也能在高峰時段分擔任務。

[1] 王彥.淺談高校學生集體戶口的管理[J].江蘇教育學院學報(社會科學版)，2006(5)：35-36.

[2] 梁小春.在戶籍改革的熱潮中探討現(xiàn)行高校戶籍制度[J].黑龍江史志，2008(6): 37-38.

[3] 王煜.對高校戶籍管理的幾點思考[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)， 2016(3):58.