加強高職院?；n案的規(guī)范化管理

汪敬

摘要：基建檔案是高職院校檔案管理的重要組成部分，基建檔案主要存在于高校建設(shè)工程的活動中，主要形式有文字資料，光盤資料和圖紙資料?；n案反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，為高校的基礎(chǔ)建設(shè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。因此做好基建檔案管理對高職院校來說意義重大。本文主要是結(jié)合高職院校的實際情況，全面分析高職院?；n案管理存在的問題以及對此提出針對性地解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價值。

關(guān)鍵詞：高職院校；基建檔案；規(guī)范化管理

檔案管理是學校管理的重要組成部分，基建檔案是指從建設(shè)工程項目的醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，主要包括工程項目的前期文件、勘測文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等。隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，也相應增加了學校的基建項目，也導致基建檔案管理工作日益復雜，也相應出現(xiàn)了較多管理問題。

一、高?；n案管理存在的問題分析

（一）缺乏檔案管理意識

領(lǐng)導層不注重基建檔案管理，沒有正確認識到基建檔案管理工作的重要性。學校工作以教育教學為重點，對教育教學方面的檔案更加重視，相對忽略了對基建檔案的管理。在學院的工程建設(shè)項目中，只關(guān)注到工程建設(shè)效果，忽視項目建設(shè)資料的保存以及歸檔工作。由于領(lǐng)導人員對基建檔案管理重要性意識不到位，相應加大了基建檔案管理的難度。

其次，檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是影響檔案管理工作的重要因素之一。由于高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)基建檔案管理人員都為兼職管理，在專業(yè)檔案知識以及業(yè)務技能方面都存在不足，缺乏創(chuàng)新意識和能力。再加上專職管理人員與兼職檔案管理人員之間缺乏有效溝通，導致基建檔案管理與學校中心檔案管理之間的工作嚴重脫節(jié)，增加了基建檔案管理的開發(fā)難度和應用難度，影響了方案管理的規(guī)范化和標準化。

（二）基建檔案管理不規(guī)范

我國在實行高校檔案分類管理辦法之后，也相應提升了對高校檔案管理的要求。然而由于各高校自身原因，在基建檔案管理過程中存在很多不規(guī)范行為。一是檔案管理工作制度不健全。很多高校沒有制定或者更新相應的基建檔案管理制度，沒有實現(xiàn)制度上墻。二是檔案管理人員對基建檔案管理辦法的理解也存在偏差，存在分類不科學不合理現(xiàn)象，導致查找和利用的效率低。三是對建設(shè)項目資料的收集不齊全，尤其是隱蔽資料，聲像資料，照片資料的收集歸檔存在漏失和遺失現(xiàn)象。四是管理水平比較落后，沒有配備相應的電子設(shè)備和掃描儀器，檔案歸檔依然只注重紙質(zhì)資料，沒有對相應的掃描件進行歸檔。五是高職院校檔案管理大多采用人工管理方式，存在嚴重的漏記和未記問題。

（三）基建檔案信息載體結(jié)構(gòu)簡單

現(xiàn)階段，高職院?；n案管理方式比較落后，部分院校仍然使用手工方式立卷歸檔，檔案管理人員需要對基建材料進行編目和整理加工。此種手工管理方式的效率比較低，工作量比較大，管理模式比較落后，使檔案管理人員無法全面應用和開發(fā)現(xiàn)有資料檔案。其次，采用手工管理方式也會增加檔案查閱難度。

二、加強高職院?；n案管理的有效措施

（一）正確認識基建檔案管理的重要性

基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，基建檔案是一個建設(shè)項目的活的靈魂，是建設(shè)項目全過程的最真實的反應，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據(jù)。因此，領(lǐng)導和檔案管理人員應增強檔案意識，全面認識和了解基建檔案管理的重要性。

（二）強化法制意識

第一，建立和完善基建檔案管理制度。在相關(guān)制度規(guī)范中全面納入基建檔案管理內(nèi)容。在基建工程中需要明確說明各單位的相關(guān)要求，并將其作為工程竣工的驗收依據(jù)。在建設(shè)期間基建檔案管理人員需要全程參與，及時分類保存施工過程中產(chǎn)生的各項資料文件。高職院?；n案管理還需要全面落實和執(zhí)行相關(guān)標準規(guī)定，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決，從根本上提升基建檔案管理工作的實效性。

第二，依法配制檔案管理人員。高校需要建立專門的基建檔案管理部門，并且派遣專業(yè)檔案管理人員作為部門負責人，確保所有檔案管理人員具備相應資質(zhì)，并且能夠?qū)⒒n案管理作為核心工作對待，保證檔案內(nèi)容的準確性和完整性。

（三）注重基建檔案的信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，高職院?；n案管理需要從傳統(tǒng)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)向社會化，信息化管理模式，這屬于檔案管理工作的未來?；n案的信息化管理還需要與時俱進，制定和完善適合學校發(fā)展的檔案管理體系。檔案管理信息化建設(shè)要求相關(guān)管理人員必須具備現(xiàn)代化管理理念，做好信息化建設(shè)工作。從某種程度上看，檔案信息化管理的重要表現(xiàn)在于充分應用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣能夠確保院校檔案管理工作的信息化發(fā)展，實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化管理。

（四）注重檔案資料收集和管理

高職院校檔案管理部門應當與基建管理部門做好合作交流工作，從工程建設(shè)初期一直到期竣工驗收，相關(guān)人員必須全面收集工程建設(shè)全程所產(chǎn)生的資料文件。比如工程設(shè)計圖紙，審批手續(xù)以及竣工質(zhì)量驗收報告等。檔案管理人員需要對以上資料文件進行分類存儲。對于基建檔案資料收集來說，該項工作與其他類型檔案資料收集無較大差異。基建檔案管理人員在收集文件材料時必須加強責任心，由于檔案資料收集會涉及到較多院系和部門，因此要求檔案管理人員能夠與其他部門做好協(xié)調(diào)溝通工作。此外，檔案管理人員還需要收集工程賬外資料，比如調(diào)查報告，會議文件等。這樣不僅能夠增加基建檔案的多樣性，還便于后期查詢。

三、結(jié)束語

綜上所述，由于當前高職院校建設(shè)規(guī)模不斷擴大，也相應增加了基建工程數(shù)量?；n案管理工作量也持續(xù)增加。我國高職院?；n案管理所存在的問題主要表現(xiàn)在缺乏檔案管理意識、基建檔案管理不規(guī)范以及基建檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一等方面，因此為了提升基建檔案管理實效性，需要從正確認識基建檔案管理重要性、強化法制意識、注重基建檔案的信息化建設(shè)和檔案資料收集和管理等方面入手，這樣才能夠從根本上提升高職院校基建檔案管理質(zhì)量，使高校檔案管理工作更加準確和規(guī)范。

參考文獻：

[1]鄒莎.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對職業(yè)院校基建檔案信息化建設(shè)的思考[J].教育現(xiàn)代化，2018，5（37）：340-341.