新時(shí)期檔案館信息化建設(shè)工作的探討

孫紅艷

摘要：隨著信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，有效的促進(jìn)了檔案館的轉(zhuǎn)型升級(jí)，推動(dòng)了檔案館服務(wù)模式和發(fā)展路徑的創(chuàng)新。在當(dāng)前檔案館發(fā)展過程中，信息化建設(shè)作為其工作的主要內(nèi)容，通過科學(xué)運(yùn)作信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，全面提高檔案館服務(wù)水平，使其更好的為現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。文中分析了檔案館信息化建設(shè)的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期檔案館檔案信息化建設(shè)工作的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案館；信息化建設(shè)；特點(diǎn)；策略

近年來各基層檔案館在上級(jí)統(tǒng)一部署和指導(dǎo)下，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化化建設(shè)工作，檔案信息化水平有了大幅度的提升，這對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展具有極為重要的推動(dòng)作用。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)與信息化發(fā)展相適應(yīng)的必然趨勢，同時(shí)也是檔案信息資源開發(fā)利用的重要舉措。在當(dāng)前信息化社會(huì)，對(duì)于檔案館來講，其面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就需要檔案館要抓住機(jī)遇，積極接受挑戰(zhàn)，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使自身的工作能夠邁上新的臺(tái)階。

一、檔案館信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（一）規(guī)范性

由于檔案自身即具有規(guī)范性的特點(diǎn)，在實(shí)際檔案管理工作中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)作為檔案管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在具體實(shí)施過程中也同樣需要受到法律法規(guī)的約束。在檔案信息化建設(shè)過程中，由于其涉及到電子數(shù)據(jù)，因此還要受到電子領(lǐng)域法律法規(guī)的約束，特別對(duì)于一些涉及到各種秘密的檔案信息，更需要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管控。

（二）技術(shù)性

技術(shù)性作為檔案信息化建設(shè)的基石，通過運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)可以有效的增強(qiáng)檔案館的競爭力，如在實(shí)際檔案信息化建設(shè)過程中，壓縮技術(shù)、安全技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等的應(yīng)用，可以有效）地實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)、上傳和交換，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。

（三）依賴性

由于檔案信息化建設(shè)具有方便、快捷及科學(xué)的特點(diǎn)，但檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，其對(duì)軟硬件設(shè)施具有較強(qiáng)的依賴性，同時(shí)對(duì)于技術(shù)和檔案管理人員專業(yè)技能也具有較高的要求，任何一項(xiàng)因素缺失，都會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作帶來較大的影響。

（四）多樣性

當(dāng)前信息化技術(shù)在各行業(yè)中普遍應(yīng)用，呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展態(tài)勢。在檔案工作中引用信息化技術(shù)，有效地拓展了檔案館的服務(wù)手段，使檔案館從之前只能夠提供查詢服務(wù)擴(kuò)展到現(xiàn)在的檔案推送、咨詢和其他個(gè)性化等服務(wù)。同時(shí)檔案館的公共服務(wù)性更好的凸顯出來，在服務(wù)于現(xiàn)實(shí)用戶的基礎(chǔ)上，還能夠?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)用戶提供檔案信息服務(wù)。而且在檔案服務(wù)對(duì)象方面還加快了向縱向?qū)哟蔚耐七M(jìn)，從單一的服務(wù)群體開始擴(kuò)展到各個(gè)行業(yè)。另外，當(dāng)前各檔案館之間信息共享程度不斷加深，有效的提高了檔案館對(duì)信息的收集能力，檔案館可以依托于各種信息載體來更好的滿足公眾多樣化的檔案信息查詢和利用需求。

二、新時(shí)期檔案館信息化建設(shè)工作的策略

（一）規(guī)范檔案資源信息化處理標(biāo)準(zhǔn)

檔案館要出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范，做好事前規(guī)范，用規(guī)章制度規(guī)范工作人員的管理流程。首先，可以借鑒國際通用的著錄規(guī)則以及檔案信息化加工標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案館自身情形，出臺(tái)規(guī)章制度。其次，做好數(shù)字化輔助工作，從軟硬件設(shè)施的配備、相關(guān)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)到專業(yè)人員配備等各個(gè)方面入手，為檔案資源信息化提供堅(jiān)實(shí)的后盾。再次，加強(qiáng)新型檔案建設(shè)，對(duì)于檔案中的聲像、圖片等，可以通過掃描、光盤刻制等方式將圖片以及聲像內(nèi)容保存下來。最后，加強(qiáng)監(jiān)督管理，檔案館可以成立相應(yīng)的部門，對(duì)信息化過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，監(jiān)督過程中是否存在缺頁、少頁、修改等現(xiàn)象，確保原件與上傳件一致。

（二）提高資源共享程度

在檔案館發(fā)展建設(shè)過程中，檔案信息資源共享是其主要發(fā)展趨勢。但在提高檔案信息資源共享過程中，還需要有效的解決安全保障問題，可以通過運(yùn)用訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)和備份技術(shù)等來加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，將檔案信息上傳至云端，有效的保證檔案信息的安全。同時(shí)檔案館還要加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，通過運(yùn)用現(xiàn)有信息技術(shù)，開通各種檔案在線服務(wù)和服務(wù)指南等，利用二維碼進(jìn)行檔案信息下載。通過推動(dòng)與公眾需求相符合的檔案服務(wù)產(chǎn)品，以此來提升檔案服務(wù)的水平，為檔案工作提供更多的便利。

（三）提高檔案館服務(wù)功能

由于檔案信息化建設(shè)具有全方位和多角度的特點(diǎn)，這也對(duì)基層檔案館的服務(wù)功能提出了更高的要求。特別是在當(dāng)前政務(wù)公開不斷推進(jìn)的新形勢下，需要重視信息公開，檔案館是信息的重要來源，需要向社會(huì)提供信息服務(wù)，因此需要通過對(duì)館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，加快自身服務(wù)理念的更新，充分的借鑒各種先進(jìn)的管理方法和手段，更好地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而為社會(huì)提供各種有效的信息，使檔案館成為檔案信息資源傳播和交流的基地，加快推動(dòng)檔案信息的共享，為檔案信息管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）堅(jiān)持防管結(jié)合，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

在檔案館信息化建設(shè)工作中，檔案信息的安全管理工作至關(guān)重要，因此在實(shí)際工作中，需要重視對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的保密管理。可以將局域網(wǎng)與公眾網(wǎng)采取物理隔離，以此來保證網(wǎng)絡(luò)的安全連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)陌踩?。同時(shí)還要加大對(duì)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理，以此來保證檔案信息的安全性，為數(shù)據(jù)庫的安全、穩(wěn)定運(yùn)行起到重要的保障作用。通過建設(shè)檔案信息預(yù)警恢復(fù)備份系統(tǒng)，為防御自然災(zāi)害及意外事故，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案信息資源的安全與正常運(yùn)行。另外，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全技術(shù)防范管理，安裝入侵報(bào)警、電視監(jiān)控、防盜屏障等設(shè)施，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的安全。通過構(gòu)建檔案信息安全保障體系，將防管有效結(jié)合，從而有效的保證檔案館信息化建設(shè)過程中檔案信息的安全。

在當(dāng)前信息化社會(huì)，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中檔案信息發(fā)揮著越來越重要的作用，這也促使檔案館在發(fā)展過程中需要以信息服務(wù)作為主線，基于當(dāng)前各種先進(jìn)技術(shù)支持下加快推進(jìn)自身的信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案信息管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，更好的滿足社會(huì)大眾的需求，增強(qiáng)檔案館的整體競爭力，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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