實驗試劑采購平臺比較研究

蒯鵬州， 趙 景， 盧 凡,

(1. 北京工商大學(xué) 商學(xué)院, 北京 100048； 2. 科技部 國家科技基礎(chǔ)條件平臺中心, 北京 100862)

隨著我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略和科技、教育中長期發(fā)展規(guī)劃的實施,高校院所的建設(shè)規(guī)模不斷擴大,科研投入和科研能力逐步提升；與此同時,用于支撐科研發(fā)展的試劑耗材的采購品種、數(shù)量需求越來越多,質(zhì)量要求也越來越高。由于實驗試劑產(chǎn)業(yè)在國內(nèi)發(fā)展相對較晚,再加上實驗試劑低值、易耗、采購量大、分散性強、國產(chǎn)化程度低、經(jīng)銷系統(tǒng)混亂等問題突出[1],一直以來實驗試劑采購都是高校采購環(huán)節(jié)關(guān)注的焦點問題。

高校利用現(xiàn)代信息技術(shù),構(gòu)建各具特色的信息化采購平臺,以期達(dá)到加強實驗試劑采購管理、更好地服務(wù)科研、提高財政資金使用效率等目標(biāo)。本文在實地調(diào)研的基礎(chǔ)上,選取典型的實驗試劑平臺進(jìn)行多案例研究,比較不同實驗試劑采購平臺的優(yōu)劣勢,為高校實驗試劑采購平臺的建設(shè)提供決策參考。

1 高校實驗試劑采購管理現(xiàn)狀

目前,國內(nèi)高校針對實驗試劑的采購管理做法,主要可以劃分為自行采購、招標(biāo)集采和平臺采購三種典型模式[2]。

1.1 科研人員自行采購模式

高校賦予科研人員很大的采購自主權(quán)和獨立性,科研人員可以根據(jù)自身的試劑需求,“隨用隨買、誰用誰買”[3]。高校對試劑采購沒有制定嚴(yán)格的采購流程與采購方式的審核審批制度,各個實驗室和課題組可以自行尋找供應(yīng)商,確定產(chǎn)品價格和供貨方式。

自行采購方式比較靈活,可以很好地滿足科研人員對于實驗試劑專業(yè)化和個性化的需求[4],但是也存在很多問題：市場信息不完全,導(dǎo)致產(chǎn)品價格、供應(yīng)商信譽等信息不透明；缺乏公開競爭機制,導(dǎo)致采購效率低下,產(chǎn)品以次充好等問題[5]；缺乏有效監(jiān)督機制,容易滋生腐敗等行為[6]；難以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢,導(dǎo)致試劑采購價格普遍偏高,難以實現(xiàn)高性價比目標(biāo)[7]。

1.2 采購中心集中采購模式

集中采購是由高校的采購中心統(tǒng)一為各個實驗室和課題組采購所需實驗試劑。高校采購中心首先進(jìn)行統(tǒng)一集中的供應(yīng)商接觸、管理與評估,隨后對各個實驗室的試劑采購進(jìn)行統(tǒng)一招投標(biāo)管理、采購價格管理、采購報賬管理,對實驗試劑的采購流程進(jìn)行規(guī)范管理[8]。

集中采購模式從一定程度上規(guī)范了實驗試劑供應(yīng)商和采購流程[9],然而采購效率卻比較低。審批流程繁瑣,采購時間較長,缺乏時效性；產(chǎn)生大量的審批和交易單據(jù),給資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門帶來巨大工作量；靈活性較差,很難有效滿足科研需要。

1.3 網(wǎng)絡(luò)平臺采購

近些年來,一些高校院所開始利用互聯(lián)網(wǎng)交易平臺的方式進(jìn)行實驗試劑的采購管理。高校院所通過自建平臺或者借助第三方平臺的方式,構(gòu)建實驗試劑的在線交易平臺,并吸引大量試劑供應(yīng)商入駐。

利用網(wǎng)絡(luò)交易平臺,首先可以規(guī)范試劑供應(yīng)商審核準(zhǔn)入機制,形成更加公開的競爭機制和更加透明的商品價格；其次,在滿足科研人員的專業(yè)化試劑需求的同時,還能夠?qū)φ麄€交易過程進(jìn)行更加有效的跟蹤和監(jiān)控,并進(jìn)行風(fēng)險警示；此外,利用網(wǎng)絡(luò)平臺規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動化的采購流程,可以大大簡化資產(chǎn)管理和財務(wù)管理的工作內(nèi)容,提高試劑采購效率[10-11]。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,高校建設(shè)網(wǎng)絡(luò)采購平臺日益普遍。但由于各高校在實驗試劑采購環(huán)節(jié)所關(guān)注的焦點不同,各平臺的設(shè)計理念與功能實現(xiàn)也存在著很大差異。目前,國內(nèi)存在三種類型的實驗試劑采購平臺,即商業(yè)化的第三方電商平臺、自建采購管理平臺和聯(lián)合開發(fā)的管理平臺。這三種平臺各有利弊。

2 第三方采購管理平臺(以喀斯瑪為例)

2.1 平臺核心功能

喀斯瑪平臺為第三方電商平臺,面向全社會進(jìn)行市場化運營。目前已發(fā)展為涵蓋試劑耗材、辦公用品、儀器設(shè)備等品類的綜合型電商平臺，2016年的營業(yè)額達(dá)6.75億元。

2.2 平臺業(yè)務(wù)模塊

供應(yīng)商的復(fù)雜多樣是實驗試劑行業(yè)混亂的關(guān)鍵成因?？λ宫斣噲D重構(gòu)產(chǎn)業(yè)鏈條,其工作重點就是進(jìn)行供應(yīng)商的有效管理。在供應(yīng)商入網(wǎng)環(huán)節(jié),喀斯瑪商城以源頭供應(yīng)商直接報名和采購單位推薦兩種形式為主。所有供應(yīng)商在入網(wǎng)前,都必須簽訂質(zhì)量承諾書,約法不能賣假貨、不能開假票、線上價格不能高于線下、即時配送的按時送達(dá)等。在定價環(huán)節(jié),喀斯瑪要求每月月底決定下個月的價格,且整月不能調(diào)整價格。對于特殊品和?；?喀斯瑪仍以單一來源采購管理為主,通過招投標(biāo)系統(tǒng)、詢價系統(tǒng)和求購系統(tǒng)進(jìn)行此類實驗試劑的采購。此外,對于采購單位推薦的供應(yīng)商,喀斯瑪還要進(jìn)行入網(wǎng)監(jiān)管,考查其在工商、稅務(wù)、海關(guān)各個環(huán)節(jié)是否有不良記錄。

在規(guī)范管理環(huán)節(jié),喀斯瑪?shù)氖滓繕?biāo)是實現(xiàn)信息的充分對稱,并試圖實現(xiàn)實驗試劑的全國統(tǒng)一定價。到目前為止,喀斯瑪在北京等站點已基本實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)價格統(tǒng)一。其中,400多個供應(yīng)商已經(jīng)實現(xiàn)全國統(tǒng)一價。同時,喀斯瑪通過收取保證金來監(jiān)管供應(yīng)商。一旦違背質(zhì)量承諾書,供應(yīng)商將面臨雙倍賠償?shù)搅P沒保證金,甚至全網(wǎng)通報的處罰。此外,高校教師用戶可以在線評價反饋。一旦出現(xiàn)糾紛,先賠付后理責(zé)。

在平臺運維環(huán)節(jié),喀斯瑪以交易額的固定比例抽成的方式獲取平臺運維費用和收益。喀斯瑪通過實驗試劑供應(yīng)鏈的“去中間化”,縮減供應(yīng)鏈長度。直接建立源頭供應(yīng)商和使用者的聯(lián)系,節(jié)省的中間商的收益由源頭供應(yīng)商、實驗試劑使用者和喀斯瑪共同獲取。

在實驗試劑的交易環(huán)節(jié),喀斯瑪采取的是全流程管理模式,幫助購買方進(jìn)行采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化。高校院所只需安排責(zé)任人與喀斯瑪平臺進(jìn)行對接,且交易記錄永久保留?？λ宫斶€開發(fā)了一體化的資產(chǎn)管理工具,試圖快捷和高效地幫助高校院所解決服務(wù)痛點。當(dāng)然,這會帶來一些學(xué)校對信息安全的擔(dān)心。

3 高校院所自建采購管理平臺(以農(nóng)科院為例)

3.1 平臺核心功能

由于低值、易耗、采購量大、分散性強等問題,實驗試劑的采購一直是農(nóng)科院科研經(jīng)費監(jiān)管的重點,并最終形成了以“服務(wù)科研、簡化流程、提示風(fēng)險、科學(xué)管理”為核心的農(nóng)科院物資采購平臺。

在服務(wù)科研方面,通過平臺建設(shè),簡化監(jiān)管流程,提升試劑供給能力。長期保存的交易記錄替代傳統(tǒng)的多層次、多部門聯(lián)合監(jiān)管,監(jiān)管環(huán)節(jié)減少了,科研人員業(yè)務(wù)開展的便利性得到了有效的保障。同時,采購信息的公開透明進(jìn)一步提升了采購效率,并對科研工作形成了更好的支撐作用。2016年8月15日至2017年7月26日間,采購平臺上累計發(fā)生采購額近1.5億元,成交訂單5.1萬余筆,但未發(fā)生一例假試劑事件。

在監(jiān)管環(huán)節(jié),留痕、可追溯的實驗試劑交易記錄成為采購監(jiān)管的重要工具。平臺將大數(shù)據(jù)分析與監(jiān)管模式變革聯(lián)系在一起,基于大數(shù)據(jù)分析進(jìn)行風(fēng)險提示和預(yù)警,做到采購環(huán)節(jié)的事前、事中和事后的全面管理。通過對采購行為的概況、偏好、偏離、熱度、管理水平、服務(wù)水平進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析,能夠做到異常交易行為的時時預(yù)警,成為該平臺明顯有別于其他類型交易平臺的重要特點之一。

3.2 平臺業(yè)務(wù)模塊

面對不規(guī)范的以及小型供應(yīng)商為主的實驗試劑市場環(huán)境,平臺也將防范假試劑、服務(wù)科研人員列為采購業(yè)務(wù)開展的核心功能。

(1) 在供應(yīng)商的引入環(huán)節(jié),平臺主要采取推薦制、廠商直接入駐制和廠商指定制三種。原則上凡是沒有研究所課題組長以上專家推薦,供應(yīng)商不得入駐采購平臺,以保證供應(yīng)商誠信。源頭供應(yīng)商可直接入駐平臺,并規(guī)定封頂價格折扣線。此外,還有一部分供應(yīng)商通過源頭供應(yīng)商指定的形式入駐平臺。

(2) 在供應(yīng)商的管理環(huán)節(jié),平臺要求入駐供應(yīng)商承諾做到“貨品真實、最低價格、及時供貨”,并以此三原則對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)管。對于入駐平臺的供應(yīng)商,平臺進(jìn)行信譽管理和履約保證金動態(tài)管理。凡是信譽好的供應(yīng)商,減收或免收履約保證金。凡是信譽差的供應(yīng)商,加收履約保證金或不許入駐采購平臺。該平臺以交易額的固定比例用來維護平臺的日常運轉(zhuǎn),同時會隨機抽取部分供應(yīng)商免除交易傭金,以保證經(jīng)銷商活躍度。

(3) 在糾紛事件處理環(huán)節(jié),平臺實行服務(wù)科研前提下的交易糾紛解決原則。對于采購方反映的供應(yīng)商問題,堅持“先封賬號、產(chǎn)品下架,再核實處理,零容忍”的原則,并從履約保證金中先行賠付采購方損失。對于違反“貨品真實、最低價格、及時供貨”三原則的供應(yīng)商,直接解約,列入黑名單,不再續(xù)約。平臺在遏制假試劑方面取得良好的效果。截至2017年7月,5.1萬筆交易中僅有一次舉報反應(yīng)試劑質(zhì)量問題(非造假)。

(4) 在廉政風(fēng)險防范環(huán)節(jié),平臺試圖通過引入大數(shù)據(jù)分析,進(jìn)行廉政風(fēng)險提示,調(diào)和“嚴(yán)”與“便”的監(jiān)管矛盾。平臺建立了采購行為的概況分析、偏好分析、熱度分析、服務(wù)水平分析等6大類10多項風(fēng)險提示與服務(wù)評價指標(biāo)體系,并實現(xiàn)采購信息全公開,實現(xiàn)了監(jiān)督模式從事前監(jiān)督、上下級監(jiān)督向自我監(jiān)督、靶向監(jiān)督、全程監(jiān)督和效能監(jiān)督的轉(zhuǎn)變。一旦后臺數(shù)據(jù)庫發(fā)現(xiàn)交易信息出現(xiàn)異常,便可進(jìn)行廉政風(fēng)險提示,各級監(jiān)管負(fù)責(zé)人便需要啟動相應(yīng)應(yīng)對措施。

4 聯(lián)合開發(fā)采購管理平臺(以蘇州大學(xué)為例)

4.1 平臺核心功能

蘇州大學(xué)作為浙江省最大的實驗耗材使用單位之一,也面臨著和前述類似的實驗試劑采購管理問題。為此,蘇州大學(xué)通過建設(shè)平臺提供5項功能：一是程序規(guī)范,管理到位,規(guī)避廉政風(fēng)險；二是保證實驗試劑質(zhì)量,為科研人員提供更好的服務(wù)；三是進(jìn)行產(chǎn)品多元化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化,滿足科研過程中的個性化需求；四是“零庫存”,減輕庫存及管理成本；五是進(jìn)行后臺監(jiān)管,避免打擾教師的正?？蒲泄ぷ?。簡言之,蘇州大學(xué)采購管理平臺的開發(fā)貫徹的是“廉政+服務(wù)”的導(dǎo)向。

4.2 平臺業(yè)務(wù)模塊

蘇州大學(xué)實驗材料采購平臺的主要環(huán)節(jié)是商品選擇、審批、簽收、驗收、結(jié)算、數(shù)據(jù)管理、財務(wù)管理、供應(yīng)商管理和商品管理等,與前兩類采購平臺基本類似,僅較農(nóng)科院物資采購平臺少了通過大數(shù)據(jù)分析進(jìn)行廉政風(fēng)險提示的功能。平臺管理的基本流程是：教師提出采購需求,通過采購目錄檢索產(chǎn)品、生成訂單、訂單審核、采購、訂單配送、訂單簽收、使用反饋、領(lǐng)用記錄、使用記錄、結(jié)賬、形成統(tǒng)計報表。這一流程基本與第三方電商平臺類似。

(1) 在供應(yīng)商管理環(huán)節(jié),平臺以需求為導(dǎo)向,采取分類招標(biāo)、適度競爭。根據(jù)學(xué)校實際需要,分類招標(biāo)選擇合適的供應(yīng)商,且每類商品可確定多個協(xié)議商,引入不同品牌進(jìn)行充分競爭。甄選基本原則是考慮供應(yīng)商的綜合實力、品牌覆蓋度、歷史業(yè)績、客戶覆蓋度、服務(wù)區(qū)域、響應(yīng)時間和報價等。由于學(xué)校自身的科研實力和第三方平臺供應(yīng)商的業(yè)界影響力,平臺也引入了不少源頭供應(yīng)商和協(xié)議供應(yīng)商。但管制類試劑則由學(xué)校統(tǒng)一管理,嚴(yán)控源頭,按需預(yù)訂,訂收合一。

(2) 在履約監(jiān)管環(huán)節(jié),平臺以完善供應(yīng)商考核體系為主,以保證金為輔。平臺建立了完整的供應(yīng)商考核體系。日?？己朔矫?用戶可以對每個訂單進(jìn)行評價,負(fù)面評價將影響到其他用戶的后續(xù)購買行為,學(xué)校也會定期抽查。年度考核方面,學(xué)校每年對供應(yīng)商的日?？己艘约澳甓裙┴浨闆r等進(jìn)行系統(tǒng)排查。此外,平臺還對供應(yīng)商收取一定金額的保證金,違紀(jì)違規(guī)則不予退還。

5 結(jié)論與建議

目前,國內(nèi)實驗試劑采購平臺主要有高校自建、第三方平臺、高校與系統(tǒng)開發(fā)商聯(lián)合共建三種模式?？傮w上來看,三種平臺都能在一定程度上促進(jìn)試劑行業(yè)供應(yīng)鏈扁平化,優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu),降低交易成本,特別是庫存成本和財務(wù)結(jié)算成本。但是,第三方平臺更突出比價功能和商業(yè)目的,數(shù)據(jù)資源和監(jiān)管權(quán)力由平臺運營商掌控；高校自建平臺或聯(lián)合開發(fā)平臺更突出監(jiān)管功能,規(guī)避廉政風(fēng)險[12],同時也保障服務(wù)功能,寓服務(wù)于管理。此外,自建平臺或聯(lián)合開發(fā)平臺不僅可以實現(xiàn)功能模塊定制化,而且能夠保障數(shù)據(jù)信息安全。

綜合三種模式的優(yōu)缺點,特提出以下建議：首先,應(yīng)扶持具有專業(yè)背景的平臺系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)提供商,開發(fā)具有統(tǒng)一化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的平臺系統(tǒng),以此為基礎(chǔ)滿足高校院所的差異化需求；其次,可以考慮將第三方電商平臺或經(jīng)銷商自營B2C平臺對接各高校院所所搭建的采購平臺,成為獨立的供應(yīng)商；第三,推廣中國農(nóng)科院采購平臺的基于大數(shù)據(jù)分析進(jìn)行采購環(huán)節(jié)廉政風(fēng)險提示的經(jīng)驗；第四,實驗試劑采購平臺建設(shè)應(yīng)盡可能減少數(shù)據(jù)輸出端口,避免關(guān)鍵科研信息的外泄。