新時代工會檔案工作及其在工會管理中的作用

李曉秋

（馬鞍山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室，安徽 馬鞍山 243011）

中國特色社會主義進入了新時代，工會要把握新的歷史方位，保持和增強黨的工會工作的政治性、先進性、群眾性，就要深化工會改革，強化工會職能，切實提高工會管理水平。改革需要創(chuàng)新，創(chuàng)新源于積累。工會檔案工作是工會管理的基礎(chǔ)性、累積性工作，加強工會檔案工作是夯實工會管理、深化工會改革的一條有效途徑。

一、工會檔案工作是工會管理的重要組成部分

（一）工會檔案

檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[1](p5)。考古發(fā)現(xiàn)，我國檔案始于商甲骨檔案，歷經(jīng)金石、簡帛、簡牘、紙質(zhì)、膠片、磁介質(zhì)、光盤等檔案形式，目前電子檔案發(fā)展迅速。檔案是社會實踐的原始記錄，是社會重要的信息資源，工會組織在工作中也會形成檔案。本文所指“工會檔案”，是指工會組織在工作中形成的具有利用價值并經(jīng)過整理、按照一定方式保管的歷史記錄，包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等，主要由全總及地方（行業(yè)）工會組織的檔案、基層工會形成的目前歸屬于所在單位的檔案構(gòu)成。

（二）工會管理與工會檔案工作

泰勒認(rèn)為，管理是建立目標(biāo)，然后用最好的方法經(jīng)過他人的努力來達到目標(biāo)的藝術(shù)。工會管理就是通過工會資源配置，經(jīng)過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制及反饋系統(tǒng)，建立起工會的組織體系，實現(xiàn)工會工作目標(biāo)的過程。

檔案工作廣義指“檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等”[2](p41)，狹義指“檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，基本內(nèi)容包括檔案的接受和征集、價值鑒定、整理、保管、編目與檢索、編研與研究、利用服務(wù)和檔案統(tǒng)計”[2](p41)，通常稱“檔案管理”。

我國檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則。黨政檔案統(tǒng)一管理，全國檔案事業(yè)由各級主管檔案的行政管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，各行業(yè)、領(lǐng)域主管部門（組織）在同級檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，結(jié)合自身特點對本行業(yè)、領(lǐng)域內(nèi)檔案工作進行管理。各級工會有本組織內(nèi)檔案工作規(guī)劃、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。

為便于探討工會組織的檔案工作，本文稱工會組織對本機關(guān)的檔案管理工作為“工會檔案管理”，稱工會組織對本機關(guān)的檔案管理及對下級工會組織檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)為“工會檔案工作”，即本文的工會檔案工作指工會組織開展的與檔案有關(guān)的各類工作，包括全總、地方（行業(yè)）工會的檔案管理，全總、地方(行業(yè))工會對下級工會檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，基層工會組織的檔案資料收集、立卷、歸檔，工作主體是工會組織。工會檔案工作是工會管理的重要組成部分。

二、新時代工會檔案工作的特殊作用

檔案具有憑證參考、資政修史、宣傳教育的作用。工會檔案是工會重要的信息資源，檔案工作是工會的基礎(chǔ)性工作。新時期加強工會檔案工作，發(fā)揮工會檔案工作的特殊作用，對夯實工會管理、推進工會改革具有重要意義。

（一）參與工會文化構(gòu)建，培育社會主義核心價值觀

中國工會文化是中國特色社會主義文化建設(shè)的組成部分。工會檔案是工運史專家學(xué)者研究工運史的重要史料,是工會文化的保存和傳承載體，是工會文化建設(shè)的重要組成部分。目前，工會建會廣、會員數(shù)量大，利用工會在維護、建設(shè)、參與教育等工作中形成的文字、聲像、實物等檔案，進行工運史研究，開展檔案利用服務(wù)，進行網(wǎng)上推送、展覽、宣傳冊發(fā)放、公益廣告等宣傳教育活動，可以發(fā)揮廣泛的群體文化影響作用，宣傳工會，培育廣大職工的文化自信和社會主義核心價值觀。

（二）促進工作規(guī)范，發(fā)揮工會管理的“顯示器”作用

工會檔案是工會組織在管理過程中原始記錄的留存，是工會工作的“伴生物”和“錄影帶”。檔案工作的原則要求檔案保管要齊全完整，檔案收集工作必須實施前段控制，保證工會管理中材料形成的完整與規(guī)范，在加強檔案的收集、歸檔工作的同時，能促進工會規(guī)范化管理。在工會工作檢查考核中，查閱檔案比查閱資料更能檢查出工會工作的真實性，是監(jiān)督、檢查工會工作實際情況的最佳方式，是促進工會工作“去形式化”的有效方法，是工會管理是否扎實、規(guī)范的“顯示器”。

（三）滿足職工需求，獲得職工信任

社會的信任度是與社會組織的發(fā)達程度正相關(guān)的。工會作為我國最大的社會組織，“工會作用的發(fā)揮和地位的體現(xiàn)，必須通過勞動者的認(rèn)可和信任才能實現(xiàn)”[3](p44)。工會要把握新時代職工群眾對美好生活需要日益增長的特點，把握職工對民主、法治、公平、正義等方面要求日益增長的特點，在政府讓渡出的社會管理空間里，贏得廣大職工的認(rèn)可和信任，才能真正成為黨和政府聯(lián)系職工的橋梁紐帶。工會檔案是保存工會歷史的原始文獻，是具有法律憑證作用的原始資料，通過讓職工查閱、利用檔案，有助于維護職工的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，是讓職工了解、監(jiān)督工會工作的有效途徑，是獲得職工普遍信任的最真實有效的方法，可提高工會工作的“群眾性”。

（四）完善維護職能，履行法治責(zé)任

《檔案法》規(guī)定“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)”。工會組織有義務(wù)形成工會檔案并安全保管、提供利用，這是對社會精神財富積累、利用的法律責(zé)任?！熬S護服務(wù)邏輯是工會本原的行動邏輯，即組織首先要對會員和職工負(fù)責(zé)?！盵4](p2)工會有義務(wù)保存工作中形成的有關(guān)工會會員的檔案，有義務(wù)在不損害國家、集體利益和不侵犯他人權(quán)益的情況下，為組織、個人提供工會的檔案利用服務(wù)。在職工越來越社會化而非“單位人”的發(fā)展趨勢下，工會作為職工相對穩(wěn)定的社會關(guān)系存在，工會檔案是職工社會存在的一種憑據(jù)，加強檔案工作是工會組織在法治社會中的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

（五）豐富工會信息資源，促進智慧工會建設(shè)

信息資源是信息社會重要的三大資源之一，檔案包含大量有價值的信息，是最具真實性的信息資源。檔案工作可以極大地促進工會的信息資源建設(shè)，匯集優(yōu)質(zhì)信息資源，服務(wù)工會管理，服務(wù)廣大會員，服務(wù)社會。把握數(shù)字檔案發(fā)展契機，發(fā)展數(shù)字檔案建設(shè)，可促進工會管理現(xiàn)代化，為智慧工會建設(shè)打下基礎(chǔ)。

三、工會檔案工作存在的問題

當(dāng)前，中華全國總工會（以下簡稱全總）及各級地方（行業(yè)）工會的檔案管理是按照黨政機關(guān)檔案管理辦法實施；國有企事業(yè)單位工會檔案資料按照本單位檔案部門的要求收集、整理，歸入所在單位的文書、會計、聲像等檔案，由單位檔案館（室）統(tǒng)一管理，工會保存相關(guān)資料備查；非公企事業(yè)（組織）工會的檔案工作總體相對滯后。檔案工作是社會各項事業(yè)中一項基礎(chǔ)性工作，普遍不被重視；在國家檔案事業(yè)中，工會檔案工作狀況相對較差。

（一）檔案主管部門的重視和支持不夠

工會被賦予的“輔助部門”角色，致使工會檔案工作在檔案事業(yè)中不被重視?！笆濉逼陂g，國家檔案局就專門檔案管理制定了“傷殘撫恤人員檔案”等100個國家基本專業(yè)檔案目錄，要求相關(guān)部門制定專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法，工會方面的計劃被忽略?；鶎庸臋n案由單位檔案室（館）管理，同樣不被重視。

(二)工會自身不重視檔案工作，工作定位不準(zhǔn)

工會是黨領(lǐng)導(dǎo)下的群眾性社會組織，有區(qū)別于其他組織的工作對象、內(nèi)容、方式、目標(biāo)，應(yīng)該有自身獨有的文件歸檔及管理方式，但現(xiàn)實中工會檔案工作卻照搬黨政機關(guān)的做法，沒有形成符合工會特點的檔案管理模式。基層工會是獨立法人主體，但單位檔案館（室）沒有工會專門的檔案門類，沒有專門管理。給予檔案工作的人力、物力、財力支持不夠，市級及以下工會組織基本沒有專職檔案工作人員，檔案專業(yè)人員缺乏；檔案管理系統(tǒng)更新不及時；檔案室“三分開”建設(shè)及配套設(shè)施不健全。2017年7月全總《文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限》通過國家檔案局審核并實施，但各級地方工會及行業(yè)工會跟進緩慢。

（三）檔案門類設(shè)置不科學(xué)，管理不到位

全總要求設(shè)立的困難職工檔案、勞模檔案不適用于基層單位。這兩類檔案雖有工會的獨特性，但基層工會此類材料很少，基層單位檔案室普遍沒設(shè)此類檔案；另一方面，基層工會大量資料不屬于本單位文書檔案歸檔范圍，存滯在工會內(nèi)部，缺乏專業(yè)管理，散失嚴(yán)重。工會組織檔案沒按照要求實行集中統(tǒng)一管理?！肮n案管理主要有三種模式：分散管理模式，單項分頭歸口管理模式，集中管理”[5](p165)，基層工會的檔案集中于綜合檔案室（館），但分散于文書、聲像等各檔案門類中。各級工會關(guān)于檔案工作的制度規(guī)范不健全，普遍存在制度修訂不及時的情況。工會檔案材料的收集和管理不到位，利用率低，編研資料少，檔案的宣傳教育作用發(fā)揮不充分，“八防”保管不達標(biāo)。

四、加強和改進工會檔案工作的建議

思想上重視工會檔案工作，樹立政治意識、大局意識,認(rèn)識到工會檔案工作是黨的群眾路線在檔案工作中的體現(xiàn)；手段上制度與技術(shù)并舉，將檔案工作納入頂層設(shè)計，從制度入手，用專業(yè)化、信息化驅(qū)動檔案工作；方法上內(nèi)外結(jié)合，尋求外部支持，強化內(nèi)部建設(shè)，建立內(nèi)外聯(lián)動、“上促下”的機制，從“質(zhì)、量、用”上加強工會檔案工作。

（一）爭取檔案主管部門支持

積極加強與檔案行政主管部門的聯(lián)系，爭取檔案主管部門的支持與指導(dǎo)，接受檔案主管部門的監(jiān)督與檢查，使工會檔案工作在國家檔案事業(yè)中占有重要一席之地并獲得快速發(fā)展。爭取基層單位檔案部門支持、指導(dǎo)，加強對工會檔案的編研、開發(fā)、利用。

（二）堅持“統(tǒng)一要求，區(qū)別對待”原則

完善工會檔案工作相關(guān)規(guī)章制度。在全國各級工會組織實行檔案規(guī)范化管理，全總、各地方（行業(yè)）工會會同同級行政管理部門修訂、編制工會檔案歸檔范圍和管理辦法，各基層工會會同本系統(tǒng)本單位檔案部門修訂，制定本單位工會檔案歸檔范圍和管理辦法。建立上級工會組織對下級檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的工作機制。區(qū)別對待條件不具備的基層工會組織的檔案工作。以“為可為之處，不遺漏，不越界”的要求，加強小微、非公企事業(yè)單位的工會檔案工作。結(jié)合聯(lián)合工會的組建模式，建立聯(lián)合工會檔案，加強維權(quán)檔案的建設(shè)，使之“不遺漏”；對涉及企業(yè)內(nèi)部事項的檔案資料“不越界”，維護企業(yè)自身合法利益，不強求資料的齊全完整，檔案工作逐步推進。

（三）堅持“兩專門”：設(shè)立專門檔案，實行專門管理

工會有明確的社會職能，應(yīng)設(shè)立專門檔案?；鶎庸O(shè)立新的檔案類別——職工權(quán)益檔案，收集維護職工政治、經(jīng)濟、文化等方面權(quán)益的職代會、集體合同、關(guān)心救助（可包括困難職工檔案）與教育培養(yǎng)（可包括勞模檔案）方面的檔案資料，即把困難職工檔案和勞模檔案并入，解決基層工會檔案設(shè)置問題?；鶎庸臋n案采取“暫存+分立”管理模式，檔案形成后暫時存放在工會內(nèi)部，使用兩年后移交到綜合檔案室，設(shè)專柜保管，實行工會檔案專門化管理。

（四）堅持“兩列入”：工會檔案列入工會資產(chǎn)，列入考核檢查內(nèi)容

工會的檔案是社會的財富，是工會發(fā)展的歷史記憶，更是工會的財富，把工會的檔案列入工會資產(chǎn)，符合工會的組織性質(zhì)，有利于加強工會檔案工作。檔案管理的信息化可實現(xiàn)檔案內(nèi)容和實體分離管理，可實現(xiàn)檔案部門集中統(tǒng)一實體管理，工會組織虛擬擁有、管理、使用電子檔案，掌握工會的檔案信息資產(chǎn)。把檔案工作作為工會工作的一項內(nèi)容，納入工會工作目標(biāo)及檢查，促進工會檔案工作發(fā)展；以檔案為工會工作檢查考核的主要材料形式，以檔案衡量工會管理，落實“去形式化”，促進工會務(wù)實、細(xì)致、規(guī)范管理。

（五）提高專業(yè)化水平，打造工會檔案信息資源共享平臺

加強工會對檔案工作的主體責(zé)任意識，給予檔案工作各方面支持。引進檔案專業(yè)人才，開展系統(tǒng)內(nèi)檔案知識培訓(xùn)，提高檔案工作人員的專業(yè)化水平。嚴(yán)格檔案管理制度規(guī)范的制定和執(zhí)行。在工會組織內(nèi)建立檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)，加強檔案資料收集環(huán)節(jié)，把好工會檔案工作第一關(guān)。積極開展檔案編研工作，編制工會歷史、勞模事跡、職工風(fēng)采、維權(quán)案例、工匠技藝等文字、聲像、圖片等形式的檔案編研產(chǎn)品，促進檔案資源開發(fā)、利用與宣傳，發(fā)揮檔案價值。廣泛采用現(xiàn)代化管理手段，加強多媒體檔案管理。推進工會數(shù)字檔案建設(shè)，利用后發(fā)優(yōu)勢，應(yīng)用先進的檔案信息資源管理系統(tǒng)。從大數(shù)據(jù)構(gòu)建入手，整合工會網(wǎng)站、移動工會平臺等虛擬平臺數(shù)據(jù)，積累工會檔案信息資源。保存工會電子檔案，實現(xiàn)工會檔案虛擬資產(chǎn)管理。共享各級工會分布存儲的數(shù)字檔案，構(gòu)成工會檔案虛擬全宗，打造工會檔案信息資源共享平臺，為智慧工會建設(shè)打下基礎(chǔ)。

綜上所述，工會檔案是社會財富，做好工會檔案工作對廣大職工具有重要的現(xiàn)實意義，對社會發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響，因此，工會有義務(wù)、有責(zé)任把工會檔案工作做好。