高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與對(duì)策

邱曉青

(福建商學(xué)院 校辦公室，福建 福州，350012)

高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率,進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校的一項(xiàng)重要工作。檔案數(shù)字化就是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息， 以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理， 形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫， 及時(shí)提供檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源有效共享[1]。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是隨著高?，F(xiàn)代化管理發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的高校檔案工作的新趨勢(shì),是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分,對(duì)提高檔案工作管理效率、提高檔案利用效率、保管保護(hù)檔案原件、節(jié)約庫房空間等具有積極的意義。

(一)提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)的管理

檔案數(shù)字化后， 使得原來傳統(tǒng)的手工收集、整理、編號(hào)、管理、提供檔案信息的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)和管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔、分類、整理、編目以及查找利用的數(shù)字化管理模式。數(shù)字化不僅是目錄的數(shù)字化，還要實(shí)現(xiàn)檔案原文的數(shù)字化，從計(jì)算機(jī)上就可以直接查閱檔案原文，利用檔案查詢軟件，輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，用題名或文中的某個(gè)字、詞就可以快速檢索到相關(guān)文件 ,達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的要求，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢[2],極大地減輕了檔案工作人員的工作量。比如教學(xué)、科研成果等通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行共享， 使檔案信息的利用更加便捷、高效，同時(shí)擴(kuò)大了服務(wù)范圍，使應(yīng)用范圍人群更加廣泛，而且有利于資源的保護(hù)、查找。在學(xué)籍檔案方面，把學(xué)生錄取名冊(cè)、畢業(yè)名冊(cè)、成績(jī)表、學(xué)籍卡等數(shù)字化，可進(jìn)行遠(yuǎn)程登記辦理、查閱學(xué)籍檔案、學(xué)歷認(rèn)證等工作，通過在線傳輸電子郵件和微信平臺(tái)等途徑就可查找利用相關(guān)檔案信息，更好地滿足了廣大師生快速查找檔案的需求，不僅節(jié)省了工作時(shí)間又提高了檔案利用的效率，極大地提高了檔案工作的整體水平。另外檔案數(shù)字化后，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以利用管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔數(shù)量、檔案門類、利用人次、利用件數(shù)等管理信息的統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，極大地提高了統(tǒng)計(jì)速度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的管理，提高了工作效率。

(二)有利于檔案原件的保管保護(hù)，對(duì)檔案原件進(jìn)行電子備份

目前，大部分高校的檔案庫房條件都比較簡(jiǎn)陋，庫房面積不夠，常年失修， 缺乏防光、防高溫、防盜、防塵、防火、防潮、防蟲的必要保護(hù)設(shè)施。紙質(zhì)檔案文件一直反復(fù)翻查、復(fù)印，都會(huì)對(duì)檔案原件產(chǎn)生損害。以數(shù)字化檔案代替原來的紙質(zhì)檔案，可以不受時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)異地存取，查閱。數(shù)字化檔案不僅避免了對(duì)紙質(zhì)檔案的反復(fù)翻查、復(fù)印造成的損害，同時(shí)也是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的電子備份，使其不再是“孤本”，有效地保護(hù)了檔案原件。

(三)節(jié)約檔案管理空間和成本，拓寬檔案收集范圍

檔案數(shù)字化后，有些短期文件可不必將紙質(zhì)的文件歸檔，只需歸檔電子文件，有利于節(jié)省實(shí)體庫房存貯空間。比如每三年一次的文明學(xué)校評(píng)估材料，少則一百多盒，多則幾百盒，如果將其全部紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔無疑將增加庫房負(fù)擔(dān)。因此，除了將一些重要的憑證、總結(jié)性材料進(jìn)行紙質(zhì)歸檔外，其余大量的佐證性資料可以進(jìn)行數(shù)字化歸檔，這樣就節(jié)約了檔案的管理空間和成本。另外，對(duì)于教師的教學(xué)教案，科研成果、科研課題等材料一直以來都存在收集困難和不齊全的問題，這些材料往往是成套的，且跨越時(shí)間比較長(zhǎng)，許多部門和教師沒有及時(shí)上交這些材料，有的雖然上交了，但存在歸檔材料不完整的情況。實(shí)行數(shù)字化管理后，利用軟件系統(tǒng)對(duì)形成的教學(xué)、科研檔案可進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、督查歸檔，這樣既可以確保教學(xué)、科研材料能完整地收集起來，又可以避免因紙質(zhì)材料太多而導(dǎo)致歸檔不齊全的問題，也節(jié)約了檔案庫房的空間，降低了維護(hù)成本，提高了檔案收集齊全率。

二、高校檔案的數(shù)字化現(xiàn)狀及問題

目前我國(guó)大部分高校檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，存在諸多問題，制約了檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

(一)許多高校數(shù)字化程度低，且缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化進(jìn)展緩慢

我國(guó)高校檔案的數(shù)字化建設(shè)還處于初級(jí)發(fā)展階段，大多數(shù)高校依舊主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為主，檔案管理數(shù)字化程度低。大部分院校雖然收集電子文件，但是缺乏規(guī)范統(tǒng)一的電子文件收集流程，且存在收集不齊全和易更改性等問題，對(duì)于歸檔的電子文件也無法與檔案目錄對(duì)應(yīng)，目錄與電子文件不在同一個(gè)系統(tǒng)。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。各個(gè)高校檔案館之間在數(shù)字化方面的溝通聯(lián)系少，一般都自主選擇檔案軟件及建立自己的數(shù)據(jù)庫，各個(gè)檔案軟件的功能、運(yùn)行環(huán)境等各不相同，數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)也不同，類型單一， 大多是低水平重復(fù)建設(shè)， 服務(wù)水平差， 嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。 目前高校檔案館(室)所建的數(shù)據(jù)庫大多為目錄數(shù)據(jù)庫，只提供目錄的查詢檢索，缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，在館藏的檔案全文數(shù)字化工作方面更是毫無進(jìn)展。在利用方面， 許多高校檔案館(室)雖然建立了自己的網(wǎng)頁，但基本上無可供查詢的檔案資源，無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查找利用，這些問題嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

(二)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)且對(duì)接困難

目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也具有文件歸檔的功能，而自動(dòng)化系統(tǒng)中歸檔的文件難以與檔案管理系統(tǒng)中的目錄進(jìn)行對(duì)接，兩個(gè)系統(tǒng)格式的兼容性和穩(wěn)定性有待加強(qiáng)。 許多高校的辦公系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)更換、升級(jí)，但無法與檔案管理系統(tǒng)的更換、升級(jí)同步。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的原文如何導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，如何保持其原始性、安全性、穩(wěn)定性等問題，都要在檔案數(shù)字化工作中加以考慮。有些高校甚至還沒有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或者檔案管理系統(tǒng)，如何選擇一款好用、便捷、功能齊全的檔案管理軟件是檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵問題。

(三)檔案數(shù)字化人才缺乏， 數(shù)字化技術(shù)水平低

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，需要具備檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。目前大部分高校從事檔案管理工作的人員中真正掌握檔案管理綜合知識(shí)的人不多，大部分檔案管理工作人員年齡較大，業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊，有的還停留在手工整理編目查找階段，還不能熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等方面的知識(shí)，因此對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。有的檔案管理工作人員雖然具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)， 但還無法達(dá)到數(shù)字化專業(yè)要求。因此，有的高校檔案管理部門只是將檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的目錄檢索，或者只是收集一些電子文件，無法實(shí)現(xiàn)目錄與原文進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)鏈接，其可靠性、安全性等也無法得到保障。有的高校甚至還沒有專職檔案人員，有些高校雖然開始著手進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但在實(shí)際操作中經(jīng)常出現(xiàn)各種技術(shù)性問題，而這些問題檔案管理人員根本無法靠自身解決。數(shù)字化技術(shù)水平低，缺乏專業(yè)化人才是檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的障礙。

(四)資金、設(shè)備等硬件條件缺乏

目前，我國(guó)高校檔案的數(shù)字化建設(shè)還處于初級(jí)發(fā)展階段，大多數(shù)高校依舊主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為主，缺少數(shù)字化檔案的管理。造成高校檔案數(shù)字化水平偏低的原因，主要在于硬件設(shè)備缺乏，掃描儀、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等數(shù)字化檔案管理設(shè)備數(shù)量有限或者質(zhì)量比較差，無法滿足新時(shí)期數(shù)字化檔案管理的需求，加之檔案管理系統(tǒng)軟件沒有及時(shí)進(jìn)行更新，影響了檔案管理效果。因此，為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要配備性能良好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、翻錄設(shè)備，擁有足夠存儲(chǔ)空間的服務(wù)器，建立專門的數(shù)據(jù)庫，購買專門的檔案管理軟件，這些都需要投入大量的資金。目前我國(guó)很多高校把注意力都放在教學(xué)、科研上面， 而對(duì)檔案管理的重要性沒有予以足夠的重視和關(guān)注， 教職工的檔案意識(shí)、數(shù)字化意識(shí)還不強(qiáng)。因此，高校大部分資金都投入到教學(xué)和科研工作上，而對(duì)檔案工作的投入?yún)s很少，在檔案數(shù)字化方面的投入就更少了，嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

三、高校檔案的數(shù)字化發(fā)展對(duì)策

對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的這些問題，有關(guān)方面要有針對(duì)性地制定對(duì)策和措施，加快高校檔案數(shù)字化的發(fā)展。

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)規(guī)劃

高校數(shù)字化的建設(shè)需要強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，要將其納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃，納入有關(guān)人員考核范圍，只有將檔案數(shù)字化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)規(guī)劃，才能加快其發(fā)展進(jìn)程。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案數(shù)字化意識(shí)。要將檔案工作列入各單位目標(biāo)管理和責(zé)任制，及時(shí)研究解決檔案工作中出現(xiàn)的問題和困難， 為檔案工作提供人、財(cái)、物等方面的保障，確保檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。要加大對(duì)檔案的收集、整理、保護(hù)、安全、信息化、數(shù)字化和法制宣傳教育等工作的經(jīng)費(fèi)支持， 及時(shí)解決重大、特殊項(xiàng)目檔案建設(shè)所需的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)， 保證檔案工作的順利開展。 在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的思維定式，樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)。

2.納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行集成系統(tǒng)建設(shè)。學(xué)校要將檔案信息化建設(shè)納入校園信息化總體規(guī)劃，逐步完善管理系統(tǒng)與設(shè)計(jì)系統(tǒng)的集成。要對(duì)設(shè)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件全文、檔案管理系統(tǒng)所管理的紙質(zhì)文件條目和檔案庫中的紙質(zhì)文件實(shí)體做到統(tǒng)一管理。在集成系統(tǒng)中，文件從發(fā)起編寫到紙質(zhì)文件制作、入庫的全部環(huán)節(jié)要受控、可查；要實(shí)現(xiàn)文件的屬性信息共享，減少重復(fù)錄入，同時(shí)方便文件的查詢利用。在學(xué)校進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，檔案部門要積極參與，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等的對(duì)接，做好校內(nèi)各部門(單位)在辦公自動(dòng)化過程中形成的電子文件的歸檔與管理工作，提升檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力。

(二)加大基礎(chǔ)設(shè)施投入,引進(jìn)檔案數(shù)字化專業(yè)復(fù)合型人才

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開各種軟硬件設(shè)備，有了基礎(chǔ)設(shè)備，還需要有專業(yè)人才，這樣才能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

1.數(shù)字化檔案硬件設(shè)施的配備。各高校應(yīng)將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，加大硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，掃描儀、打印機(jī)等數(shù)字化硬件設(shè)備，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供物質(zhì)保障。

2．?dāng)?shù)字化檔案軟件的選擇。選擇一款好用、功能全面、適合本單位實(shí)際的檔案軟件對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。高校要加強(qiáng)檔案軟件建設(shè)，引進(jìn)一些高水平的、功能完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足新時(shí)期高校檔案工作的實(shí)際需要。要選擇穩(wěn)定性好、破解難度大的系統(tǒng)軟件，同時(shí)要具有良好的數(shù)據(jù)分類、存儲(chǔ)、操作管理、防御及故障恢復(fù)能力等。要提高系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的監(jiān)視功能，以實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的操作活動(dòng)，阻止非法訪問并發(fā)出警報(bào)。高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，與軟件公司、科研單位及其他高校合作，研發(fā)出符合檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。

3、數(shù)字化人才的配備。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，其管理難度比較大。為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，人才是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案人員的素質(zhì)直接影響高校檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的進(jìn)程。建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)[3]。檔案管理人員除了具備較高的知識(shí)層次以及檔案管理專業(yè)知識(shí)之外，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有數(shù)字化檔案處理能力。要對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等方面的專業(yè)培訓(xùn)，把既懂檔案專業(yè)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人員的引進(jìn)納入學(xué)校人才儲(chǔ)備統(tǒng)籌規(guī)劃中。同時(shí)高校要定期組織具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)，盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展需求。

(三)制定數(shù)字化方案，分步分階段進(jìn)行

高校在開展檔案數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)該遵循價(jià)值性原則、 實(shí)用性原則、 開放性原則和特色性原則。 首先要進(jìn)行調(diào)查研究，掌握學(xué)校信息化的整體部署、規(guī)劃以及學(xué)校當(dāng)前的主要工作計(jì)劃，制定檔案數(shù)字化的總體目標(biāo)和階段要求，使檔案信息化與學(xué)校信息化保持同步發(fā)展。 同時(shí)，也要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)的實(shí)施方案，分批分階段地進(jìn)行。

1．建立高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。建立高校數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案信息的制作、加工、采集、保存、保護(hù)、鑒定、整理、傳遞等環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，可以從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)和評(píng)價(jià)等層面來制定和推行標(biāo)準(zhǔn)體系。第一是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就是對(duì)檔案數(shù)字化如何進(jìn)行建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的管理規(guī)則，包括對(duì)數(shù)字資源合法性的確認(rèn)以及安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。它需要國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證數(shù)字化檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享[4]130。第二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是對(duì)檔案信息化及電子檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)定，這個(gè)規(guī)范主要是為了解決業(yè)務(wù)操作行為不統(tǒng)一的問題。第三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就是對(duì)檔案信息化及電子檔案管理有關(guān)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行的規(guī)定，這個(gè)規(guī)范主要是為了解決技術(shù)應(yīng)用不適當(dāng)而導(dǎo)致的質(zhì)量問題。第四是評(píng)價(jià)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就是對(duì)檔案信息化及電子檔案管理的成果和效用進(jìn)行評(píng)判的指標(biāo)體系，包括檔案信息系統(tǒng)的研制、檔案信息資源的開發(fā)和利用、信息安全、信息技術(shù)應(yīng)用的廣度和深度、信息化人才開發(fā)、信息化的組織和控制、信息化的效益等評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)[4]132。

2.建立檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化。高校要根據(jù)實(shí)際情況，選擇一款符合標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求、功能齊全、安全可靠的檔案管理軟件，最大程度地保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，使檔案數(shù)字化管理能有效運(yùn)行，保證其長(zhǎng)期可用性， 從而提高辦公效率[5]。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上歸檔，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全文檢索，保證電子化辦公化后電子文件歸檔的齊全完整，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

3．實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案數(shù)字化，將紙質(zhì)館(室)藏檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字館(室)藏檔案，開展館(室)藏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化工作不能眉毛胡子一起抓。要對(duì)館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行重要程度和利用率分析，把那些重要的紙質(zhì)文件先進(jìn)行數(shù)字化歸檔,即優(yōu)先選擇珍貴的、 具有重要保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔；其次，對(duì)利用率高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔； 再次，對(duì)本單位有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔。比如，可以先把學(xué)校珍貴的歷史老照片、校史校情資料、歷年的錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、成績(jī)表和一些常用的合同、協(xié)議，先進(jìn)行數(shù)字化歸檔。另外，對(duì)那些重要的但已經(jīng)破損的、受污染的、紙質(zhì)發(fā)黃變脆的檔案原件要盡快修復(fù)搶救，進(jìn)行數(shù)字掃描， 逐步建立起高校館(室)藏檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。

4、構(gòu)建高效可行的檔案信息化共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。在實(shí)現(xiàn)電子文件全文檢索和館(室) 藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上， 建立網(wǎng)上信息資源共享平臺(tái)。將學(xué)校的檔案系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)等連接起來，構(gòu)建一個(gè)完整的信息系統(tǒng)。全校各部門可以共享相互的資源，從而獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息和成果，使信息利用變得方便快捷，從而提高全校的工作效率，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率。檔案數(shù)字化后，學(xué)校檔案館(室)可以開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，在學(xué)校網(wǎng)站上建立檔案主頁，上傳相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息，提供學(xué)歷查詢、成績(jī)查詢、全文檢索等服務(wù)。用戶可通過相應(yīng)的賬號(hào)密碼查詢自己所需的信息，或者通過電子郵件的形式進(jìn)行咨詢。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化和檔案管理工作的自動(dòng)化，才能為用戶提供全天候的服務(wù)。另外檔案部門還可以通過設(shè)立各個(gè)主題的方式，對(duì)檔案進(jìn)行整理匯編，比如對(duì)學(xué)校大事記、年鑒、歷年畢業(yè)生合影、校園校貌、校史資料、知名校友等專題資料進(jìn)行匯編，再上傳到網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源共享利用。

(四)在檔案數(shù)字化過程中要加強(qiáng)檔案的安全保障工作

為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，防范檔案管理中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的完整性，必須重視檔案的安全保障工作。首先，為了確保數(shù)字化檔案的安全性，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的安全知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)全體人員的信息安全管理意識(shí)，確保他們可以勝任有關(guān)的檔案管理工作。其次，高校檔案部門需要嚴(yán)格按照信息安全等級(jí)的保護(hù)要求，采取科學(xué)、合理的安全保障技術(shù)，制定完善的安全管理制度，確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的安全。比如，制定數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫取?shù)字檔案歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和保密制度等，加強(qiáng)對(duì)電子文件的存儲(chǔ)載體、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩芾?，保障?shù)字化檔案的安全。

四、結(jié)語

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是學(xué)校信息化發(fā)展的必然要求，對(duì)提高工作效率、節(jié)約管理成本、保證檔案齊全完整有著重要的意義。除了要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度、分步分階段實(shí)施外，還應(yīng)重視檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)，重視檔案安全保障工作，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案從手工管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，從而不斷提升高校檔案管理水平。