淺談新時期農(nóng)村會計檔案管理

完整的農(nóng)村會計檔案對于實現(xiàn)農(nóng)民增收，維護社會穩(wěn)定，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展，推動我國新農(nóng)村建設(shè)，實現(xiàn)十九大提出的振興鄉(xiāng)村戰(zhàn)略起著推動和促進作用。

隨著信息技術(shù)在農(nóng)村的廣泛應(yīng)用，農(nóng)村會計檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，其收集、整理、保管、利用、移交及銷毀等工作都有其自身的特點與規(guī)律，管理當(dāng)中即凸顯專業(yè)性，國家對會計檔案的管理也提出了更新的要求，這就要求農(nóng)村會計檔案管理人員必須與時俱進地掌握會計檔案管理規(guī)范，熟練地應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理會計檔案，但是現(xiàn)實工作中，農(nóng)村會計檔案管理工作還存在諸多問題。

一、農(nóng)村會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)

現(xiàn)在的農(nóng)村年輕人大多外出務(wù)工，會計檔案管理人才缺乏，承擔(dān)會計檔案管理工作的人員大部分是兼職，年齡大、學(xué)歷低、學(xué)習(xí)能力跟不上，難以全面管理會計檔案，尤其是難以適用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行會計檔案管理，又沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對會計檔案歸檔范圍認(rèn)識不清，造成會計檔案管理不完整。只簡單地認(rèn)為各種會計憑證、會計賬薄、各類會計報表就是會計檔案的全部內(nèi)容，因此導(dǎo)致會計資料流失，給日后的工作留下隱患。

（二）會計檔案管理環(huán)節(jié)不規(guī)范

1.收集不齊全。涉及農(nóng)民個人利益的經(jīng)濟合同、林權(quán)、山地等改革、醫(yī)療保險、勞動就業(yè)、農(nóng)補、黨員補助等方面有關(guān)檔案沒有作為會計檔案收集與歸檔；涉及對口扶貧、農(nóng)村危舊房改造、宜居工程、飲水工程等重點工作、重點工程形成的檔案沒有作為會計檔案歸檔；照片、音像、實物、光盤、U盤、硬盤等特殊載體檔案沒有作為會計檔案歸檔；反映村集體經(jīng)濟組織各項經(jīng)濟工作活動軌跡等政策文件、會議紀(jì)要等大多數(shù)在村干部手里,沒有作為會計檔案歸檔。

2.整理不規(guī)范。不修剪或修剪不整齊、不均勻；折疊、粘貼不正確、不規(guī)則、不牢固，隨時都有掉頁的可能；紙質(zhì)頁面涂太多的普通膠水，導(dǎo)致結(jié)團、成硬塊，甚至損壞會計憑證等。

3.會計檔案保管場所差，存在安全隱患。沒有專門保存會計檔案的庫房，會計檔案存放在黑暗潮濕的地下室等；辦公室與檔案室合用；沒有配備必要的防盜、防火、防漬設(shè)施；個別農(nóng)村會計檔案甚至保存在村干部或財會人員家里。

4.會計檔案裝具不達(dá)標(biāo)。沒有專門的會計檔案裝具，會計檔案隨意堆放在麻袋、紙箱或辦公櫥柜上端等；使用的會計檔案裝具（會計檔案盒、會計檔案柜、會計檔案架）不符合會計檔案規(guī)范管理要求，會計檔案受潮、發(fā)霉或被鼠咬、蟲蛀等情況時有發(fā)生，降低了會計檔案的壽命。

5.會計檔案的利用手續(xù)不完善。借閱、復(fù)制和摘錄會計檔案不履行登記和歸還，甚至損壞或據(jù)為己有等。

（三）農(nóng)村會計檔案管理制度不健全

有些村集體經(jīng)濟組織重資金管理，輕會計檔案整理，沒有建立科學(xué)的管理制度，使村集體經(jīng)濟組織會計檔案管理工作無章可循，導(dǎo)致會計檔案管理過程中分工不明，責(zé)任不清，保管不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。村干部換屆時，甚至發(fā)生不移交會計檔案，毀損、丟失會計檔案等情況。

農(nóng)村會計檔案的管理工作是會計后續(xù)環(huán)節(jié)，國家有專門的技術(shù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)實當(dāng)中的不規(guī)范之處直接影響村集體經(jīng)濟組織會計工作質(zhì)量與水平。村集體經(jīng)濟組織應(yīng)高度重視會計性管理工作，依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范會計檔案。

二、農(nóng)村會計檔案管理工作的應(yīng)對措施

（一）健全制度，加強培訓(xùn)

嚴(yán)格執(zhí)照2016年頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合村集體或農(nóng)民專業(yè)合作社實際，制定一套切實可行的管理制度，明確責(zé)任和處理處罰手段，農(nóng)村會計檔案管理人員，尤其是單位負(fù)責(zé)人，要加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強化村干部檔案管理能力，使其了解檔案整理的方法和程序，掌握運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行會計檔案管理能力，使新時期農(nóng)村檔案管理工作順利開展，從思想上，業(yè)務(wù)上練就依法管理的本領(lǐng)，使會計檔案管理從“根本”上得到保障。

（二）制定流程，細(xì)化管理

1.加強檔案的收集與整理，做到檔案的及時歸集，檔案人歸檔范圍要明確，當(dāng)前國家正在推進電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。日常產(chǎn)生的有價值的檔案應(yīng)及時交與檔案管理人員進行統(tǒng)一管理。

2.檔案管理人員要按照檔案的歸檔范圍和要求，負(fù)責(zé)定期將歸檔的會計資料立卷，便于查閱。

3.設(shè)立專門的村級檔案室，并確立檔案的專人管理，明確檔案管理職責(zé)。

4.加強檔案室安全防范工作，采取可靠的安全防范措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，切實做好防火、防盜、防水等檔案保護工作。

5.完善農(nóng)村的檔案查閱制度。因工作需要查閱、復(fù)制、借出的會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，填寫會計檔案查閱、復(fù)制、借出審批表，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、復(fù)制、借出手續(xù)。

6.會計檔案移交時，要按規(guī)定辦理移交手續(xù)，并編制檔案的移交清冊，交接雙方和負(fù)責(zé)人均應(yīng)在場，移交雙方應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對，執(zhí)照《移交清冊》所列內(nèi)容逐項交接，并檢查檔案質(zhì)量，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后在移交清冊上蓋章或簽字并加蓋移交雙方的公章。

（三）依據(jù)辦法，科學(xué)管理

2016年新修定的《會計檔案管理辦法》由原來的21條增加到31條；完善了會計檔案的定義和范圍；增加并明確了電子會計檔案的管理要求；完善了會計檔案的銷毀程序；明確了會計檔案出境的管理要求；調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。

要明確會計檔案管理人員法律要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及會計檔案制度。在實際操作中，對超過保管期限的財務(wù)檔案，進行鑒定并形成會計檔案鑒定意見書后，編制“檔案銷毀清冊”，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查，報上級部門批準(zhǔn)后，進行銷毀。在銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)注意：1.對于其中應(yīng)了未了的債權(quán)債務(wù)原始憑證，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)抽出另行整理立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，單獨抽立卷或轉(zhuǎn)存人會計檔案應(yīng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案清冊中列明，保存至結(jié)清為止；2.銷毀檔案時，應(yīng)由單位檔案、財會部門、審記、紀(jì)檢監(jiān)察機構(gòu)人員共同進行，并在銷毀清冊上簽字。