新形勢下高校辦公室秘書素養(yǎng)如何提升

張思怡

摘 要： 高校作為國家人才的培養(yǎng)基地和輸送搖籃，辦學(xué)質(zhì)量和高校整體素質(zhì)至關(guān)重要。為加強(qiáng)師德師風(fēng)建設(shè)，鑄造一流的教師隊伍，培養(yǎng)出優(yōu)秀的學(xué)生，高校辦公室秘書工作是整個高校運(yùn)作體系中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。本文以高校二級學(xué)院辦公室秘書為例，提出對高校秘書素養(yǎng)要求及提升的若干策略，以期更好地服務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生。

關(guān)鍵詞： 高校辦公室 秘書 素養(yǎng) 提升策略

百年大計，教育為本。習(xí)近平同志所做的黨的十九大報告圍繞“優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)”做出新的全面部署，明確提出：“建設(shè)教育強(qiáng)國是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程，必須把教育事業(yè)放在優(yōu)先位置，深化教育改革，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育?！边@為中國特色社會主義新時代不斷推進(jìn)教育改革發(fā)展、大力提高國民素質(zhì)指明了方向。高校辦公室秘書作為基層教學(xué)單位里承擔(dān)日常管理服務(wù)的重要人員，是聯(lián)系院領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)各學(xué)院、部門之間的紐帶，扮演著舉足輕重的角色。隨著高教事業(yè)的發(fā)展，高校辦公室秘書的工作牽涉面廣，工作任務(wù)繁雜，且事無巨細(xì)皆責(zé)任，這對秘書工作提出了更高、更嚴(yán)的要求。

一、工作特點

（一）工作環(huán)境特殊性。

在高等教育日趨國際化、大眾化的今天，高校的發(fā)展和評價標(biāo)準(zhǔn)都轉(zhuǎn)向以人才質(zhì)量的培養(yǎng)和科技創(chuàng)新內(nèi)涵為核心。人們對高校各方面的要求越來越高，對其關(guān)注度不再局限于一些基本要素。這種特定屬性與特定環(huán)境決定了高校辦公室與政府部門、公司企業(yè)辦公室的不同。高校是知識創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、文化傳播、培養(yǎng)不同類型的多樣化高級專門人才的重要基地。這種工作環(huán)境的特殊性要求辦公室秘書的知識內(nèi)涵要不斷擴(kuò)充，文化修養(yǎng)要不斷提高。

（二）工作性質(zhì)綜合性。

從校內(nèi)看，辦公室是全校管理體系中溝通上下、聯(lián)系左右、傳遞信息的紐帶，圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生及行政管理開展工作，與各級領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、師生均有聯(lián)系。從校外看，辦公室代表學(xué)院層面負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)與交流的紐帶，與其他院校、公司企業(yè)等部門進(jìn)行各方面的接觸。特別是隨著開放辦學(xué)理念的深入，高校與外界的聯(lián)系與合作變得更加密切、頻繁。在具體事務(wù)中，又細(xì)分為公文、會務(wù)、接待、采購、信息、統(tǒng)計等多項工作任務(wù)。因此，辦公室的工作性質(zhì)表現(xiàn)為事務(wù)繁雜、綜合多樣，這要求辦公室秘書具有較高的綜合素質(zhì)和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，集多種工作角色于一身。

（三）服務(wù)對象復(fù)雜化。

高校辦公室秘書服務(wù)的對象主要是領(lǐng)導(dǎo)和師生。隨著社會的發(fā)展，高校教師、學(xué)生越來越趨向于多元化，自我的獨立意識、創(chuàng)新和維權(quán)意識越來越強(qiáng)，辦公室秘書承擔(dān)的工作變得日益復(fù)雜，這就要求秘書的工作具有前瞻性，工作理念要與時俱進(jìn)。另外，隨著學(xué)校接觸社會面的范圍擴(kuò)大，與社會各界互動的頻率增加，產(chǎn)、學(xué)、研合作進(jìn)一步深入，使辦公室工作不再局限于協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各學(xué)院、部門之間關(guān)系，以及發(fā)文撰稿、組織會議等事務(wù)性工作，而是由幕后轉(zhuǎn)為臺前，由循規(guī)蹈矩轉(zhuǎn)為前瞻規(guī)劃，工作的性質(zhì)和涉及面大大超過了從前。

綜上所述，服務(wù)決策層、服務(wù)基層是新形勢下高校辦公室秘書的基本職能。他既是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，又是領(lǐng)導(dǎo)決策、指導(dǎo)、聯(lián)絡(luò)、溝通工作的紐帶和橋梁。

二、素養(yǎng)要求

（一）思想政治素質(zhì)。

2018年國家機(jī)關(guān)黨建的工作會議總要求是“深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真落實新時代黨的建設(shè)總要求，堅持和加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，以黨的政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，牢固樹立‘四個意識，深入推進(jìn)機(jī)關(guān)黨的政治建設(shè)、思想建設(shè)、組織建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、紀(jì)律建設(shè)”。這給高校政治思想工作注入了新的元素，提出了新的要求。高校秘書必須具備政治上的靈敏性、超前的感悟性，與時俱進(jìn)，吃深悟透黨的路線方針政策，不斷提高自身的政治理論修養(yǎng)，以黨的新時代理論作為工作指導(dǎo)。運(yùn)用正確的立場、觀點、方法，指導(dǎo)工作中遇到的具體問題，妥善處理各種實際難題。同時也要提高政治敏銳性，激發(fā)靈活性，這樣才能掌握工作主動權(quán)。高校辦公室秘書要不斷學(xué)習(xí)十九大報告中對教育工作的方針政策和對教育事業(yè)提出的新要求，掌握好黨的精神，加強(qiáng)師德師風(fēng)的建設(shè)，提高素質(zhì)，力求發(fā)展好自己，完善好自己，做好自己，這樣才能更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生。

（二）工作能力素質(zhì)。

溝通協(xié)調(diào)能力是辦公室秘書在工作中所要掌握的重要技能，孔子曾說：“言不順，則事不成。”這要求辦公室秘書在工作開展過程中，憑借語言溝通技巧，建立良好的協(xié)作關(guān)系，使之相互配合，達(dá)成共識，和諧有序地實現(xiàn)目標(biāo)。因此，辦公室秘書要內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹形象，在與人溝通協(xié)調(diào)時，擺正自身的位置，把握分寸，認(rèn)真傾聽他人的觀點，注重借鑒不同領(lǐng)域、不同人群、不同行業(yè)秘書的工作經(jīng)驗，揚(yáng)長避短，為我所用。

文筆能力是辦公室秘書工作的必備技能。這要求辦公室秘書日常善于閱讀、勤于練筆，處處留心發(fā)現(xiàn)和搜集專業(yè)的素材文稿，吃透文髓，這樣才能在擬文撰稿時胸中有墨、信手拈來。此外，對工作要有全局把握，號準(zhǔn)工作脈搏，找準(zhǔn)工作中的重點、亮點，并將之轉(zhuǎn)化為恰到好處的文字，從而為擬文撰稿添色增彩。

（三）心理健康素質(zhì)。

高校辦公室秘書既是高校行政管理人員又是服務(wù)人員，事務(wù)繁雜瑣碎，工作久而久之不免會產(chǎn)生消極的情緒。因此，平靜沉穩(wěn)的心態(tài)、優(yōu)良的心理素質(zhì)是工作中必備的狀態(tài)。面對工作中遇到的任何事情，要保持忙而不亂、從容不迫的輕松心態(tài)，學(xué)會思考，勤于討教，只有不斷提升自我修養(yǎng)，隨時保持積極進(jìn)取、健康向上的心態(tài)，才能更好地勝任工作。

（四）禮儀修養(yǎng)素質(zhì)。

禮儀是中華民族的傳統(tǒng)，是待人接物的行為規(guī)范，也是交往的藝術(shù)。它傳遞著真誠、尊重、平等、友善的信息。辦公室秘書在與人交往過程中展現(xiàn)出的禮儀就是學(xué)院形象的標(biāo)簽，是體現(xiàn)一個人的思想道德水平、文化修養(yǎng)、交際能力等諸多方面的外在表現(xiàn)。辦公室秘書重視禮儀修養(yǎng)，不僅是個人形象和素質(zhì)的需要，更是學(xué)院乃至學(xué)校形象的需要。在工作實踐中，秘書不可避免地在校內(nèi)、外各種社會組織的公務(wù)行為和交際活動中廣泛接觸不同行業(yè)類型的人，穿梭在繁雜、瑣碎的各類公務(wù)活動之中，這些行為中禮儀的內(nèi)容貫穿始末。在各種交際禮儀中，高校辦公室秘書的氣質(zhì)形象不僅代表個人，而且直接影響高校內(nèi)部或社會人員對學(xué)院的態(tài)度和印象，因此禮儀修養(yǎng)是辦公室秘書必備的素質(zhì)。

綜上所述，高校辦公室秘書必須具備良好的政治思想素質(zhì)、工作能力素質(zhì)、心理健康素質(zhì)、禮儀修養(yǎng)素質(zhì)等綜合素質(zhì)，才能勝任本職工作。

三、提升策略

（一）強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識。

在經(jīng)濟(jì)全球化、文化多元化、教育國際化的時代背景下，辦公室秘書要具備良好的政治素養(yǎng)、靈活的交際協(xié)調(diào)能力、過硬的文字功底，唯有不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識才能出色地干好秘書工作。一方面，注重理論學(xué)習(xí)，提高政治理論修養(yǎng)，通過認(rèn)真研讀文件、講話精神，廣泛閱讀古今中外名著、報紙雜志，才能不斷提高理論知識的深度和廣度。另一方面，要樹立正確歷史觀、民族觀、國家觀、文化觀。培養(yǎng)正確的三觀，在工作實踐中學(xué)會與不同層次、不同背景、不同理念的人溝通、共事，取長補(bǔ)短，豐富工作閱歷，提高辦公室的工作質(zhì)量和效率。

（二）注重培養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

要重視培養(yǎng)一支具備高素養(yǎng)的秘書隊伍。其一，院系領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室秘書工作，對秘書工作要高看一眼，厚愛一分，工作上給予幫助，生活上給予關(guān)懷，不斷提升其工作的地位和空間。對工作表現(xiàn)突出的秘書給予認(rèn)可與表彰，并建立制度化，獎懲分明，激勵先進(jìn)，鼓勵上進(jìn)，鞭策后進(jìn)，使之成為長效機(jī)制，呈良性循環(huán)。其二，注重秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，他山之石可以攻玉，多搭建平臺，采取“請進(jìn)來、走出去”方式方法加強(qiáng)與各兄弟院、校單位的學(xué)習(xí)交流活動。定期遴選工作出色的秘書外出參加培訓(xùn)、進(jìn)修。選擇具有辦學(xué)特色的高校進(jìn)行考察，取他人之長補(bǔ)己之短，更好地歷練秘書隊伍。注重培養(yǎng)，提高秘書工作的積極性，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)秘書隊伍的認(rèn)同感和自豪感，這有利于秘書工作隊伍的穩(wěn)定與健康發(fā)展，對二級學(xué)院的繁榮與發(fā)展也是十分重要的。

（三）強(qiáng)化服務(wù)意識，培養(yǎng)綜合素質(zhì)。

高校辦公室秘書的基本職能要求工作中不管對上下級，對同級，都要保持謙虛和藹、熱情周到的工作態(tài)度。不厭其煩地多問、勤跑，凡事走在前面，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識。把校訓(xùn)作為工作的指南，時刻牢記宗旨意識，發(fā)揮主觀能動性，在“立志、守身、處事、待人”等方面建立信用，將積極向上的良好心態(tài)融入工作中。

（四）關(guān)注禮儀修養(yǎng)，塑造良好形象。

規(guī)范化行為和良好的外在形象是辦公室秘書必須具備的。關(guān)注禮儀修養(yǎng)，塑造良好形象是以禮儀品質(zhì)和禮儀文化作為修養(yǎng)的內(nèi)容，要學(xué)會內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外塑形象。要注重學(xué)習(xí)禮儀知識，按照禮儀規(guī)范的要求約束自己的言行舉止。以真誠、尊重、平等和友善等內(nèi)在素質(zhì)嚴(yán)格要求自己，不斷提高學(xué)識水平與道德修養(yǎng)，從而塑造內(nèi)外兼修的禮儀形象。

綜上所述，在新形勢下，為提高高校辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng)，就要強(qiáng)化不斷學(xué)習(xí)、銳意進(jìn)取的意識，培養(yǎng)提高業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化服務(wù)意識，保持良好的心態(tài)，重視個人禮儀修養(yǎng)。這樣，對于培養(yǎng)高層次水平的辦公室秘書具有重要的指導(dǎo)意義，使秘書工作走向職業(yè)化，更好地為決策層服務(wù)，更好地為基層服務(wù)，為新形勢下的高教事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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