工程檔案信息化管理之策

金慶梅

隨著工程項目建設(shè)的深入發(fā)展，如何加強工程檔案資料管理是提高工程質(zhì)量的一項非常重要的工作。而工程檔案如何運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案工作自身價值，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，是擺在我們面前的一個需要迫切解決的新課題。

工程檔案作為單位檔案的組成部分之一，它通常反映了建設(shè)項目管理工作的真實過程，是工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分。因此，如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項非常重要的工作。

工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理意識不強。項目主管領(lǐng)導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大、人員不穩(wěn)定，檔案管理職責沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通、各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

管理力量薄弱，設(shè)施不齊全。許多單位沒有設(shè)立基建檔案管理部門，基建檔案管理制度不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專、兼職檔案人員和專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完好地整理歸檔，檔案質(zhì)量安全得不到保障，容易造成對全局性和局部性情況掌握不實、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達到社會多元化的要求。

不能適應信息化建設(shè)的需要。信息化管理要求對包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應信息化及工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

加強工程檔案管理的建議

增強對檔案重要性的認識。樹立全局意識，相關(guān)領(lǐng)導和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實例，突出檔案管理的重要性，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性和責任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認識到檔案和檔案工作的重要性。

健全基建檔案規(guī)章制度。根據(jù)工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設(shè)立相應的檔案機構(gòu)、配備專職檔案人員，并做好培訓、宣傳工作，明確各自管理職責、權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。

提高檔案信息化管理水平。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對紙質(zhì)檔案、照片、各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。提高檔案管理工作者的業(yè)務素質(zhì)。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。采用先進的技術(shù)防護手段。建立一套有效的信息加密技術(shù)，安裝防病毒軟件和防火墻。注重質(zhì)量，突出特色。首先應該提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應用平臺等子系統(tǒng)的功能；其次要突出特色，根據(jù)不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

營造良好的電子檔案存放環(huán)境。1.保證電子檔案的原始性。電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，一旦被刪改、復制或誤改，內(nèi)容很難被識別。2.保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須營造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。適當?shù)臏貪穸瓤梢员苊怆娮訖n案載體膨脹變形、變脆老化。電子檔案存放的載體應直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠離強磁場和有害氣體。3.對電子檔案載體定期進行有效地檢測與維護。應定期檢測保存的電子檔案載體，電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。4.做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件的可變性特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔3年進行一次保護性復制。

（作者單位：大慶油田礦區(qū)服務事業(yè)部信息中心）

責任編輯：秦 飛