關于加強民辦院校教學秘書隊伍可持續(xù)發(fā)展的探討

范成博

（大連財經學院，遼寧 大連 116622）

教學秘書與企業(yè)秘書職責類似，都是協助領導管理處理日常事務.不同的是教學秘書辦公地點是在學校，服務對象是師生和家長.民辦院校培養(yǎng)人才的目標多為應用實踐型.為此，民辦院校也可以以此為發(fā)展方向,而這類院校想要繼續(xù)深入發(fā)展的話,首先就要搞好校內的教學管理.良好的教學管理才能確保學校進行有效的教學工作的，在響應國家號召，推動教育發(fā)展、實行教育改革培養(yǎng)各方面都協調發(fā)展的綜合型人才等方面都有極其重要的影響.而學校的教學管理工作，當然是需要有人來執(zhí)行，這個時候就凸顯除了教學秘書的重要性,是教學管理的基石.教學秘書素質高、能力強，才能充分發(fā)揮其工作效用,反之就會對教學管理和培養(yǎng)學生質量造成負面影響.

1 教學秘書工作中出現的問題

教學秘書如果帶著激情投入工作，就一定能夠推動教學管理的工作，但是因為教學秘書的工作接觸范圍廣，事務繁雜，難免會發(fā)生問題，存在疏漏.我們應該及時找出工作中出現的問題，完善教學秘書隊伍，整體提高教學工作質量.

1.1 工作認識不清

學校的主要任務就是教學，教學秘書就是直接協助開展教學活動的工作人員.隨著我國高等教育的推行，教學秘書的工作量也隨之增大，可是大部分人仍然沒有秘書工作內容的概念，更別說了解工作職責了，他們認為教學秘書工作十分簡單，也毫無技術含量，這樣的想法都很膚淺和片面.雖然教學秘書的工作表面看上去，每天好像就那些事情，可實際上工作雖然普通卻不能少，每一環(huán)的準確處理，才能保證教學工作的順利，然而目前民辦院校大部分都沒有認識到秘書工作的重要性，也不會重視教學秘書的想法和建議，甚至覺得工作繁重就是秘書工作的具體表現，影響了秘書工作的熱情，許多人因為無法忍受這些情況而選擇放棄秘書工作.

1.2 工作繁重而產生精神壓力

教學秘書的工作性質全面，涉及范圍廣.不僅僅只有一般性的日常教務管理工作，哈呦示候還要采取應急措施解決突然發(fā)生的事故，擔子重而事務忙，哪一個環(huán)節(jié)沒有處理到位就有可能造成中大影響，阻礙教學工作的正常進行.而其工作還有特殊要求，要求高質量、范圍廣、時效性強，并且常常會出現責任大于職務的情況，這種情況就會增添教學秘書的心理負擔，導致沒到工作時候就會產生極大的精神壓力.

1.3 缺少培訓機會

教學秘書的需要時刻駐扎在辦公室，緊盯教學運行狀況，并要隨時待命、處理學各類師生問題.工作比較全面.每天都在忙碌之中，基本上沒有時間去參加培訓或者聽講座，也沒有時間進行加強鞏固教學培訓，無法提高自身的能力，導致視野不夠寬廣，知識面狹窄，從而阻礙了其創(chuàng)新能力的發(fā)展.

1.4 需要其他各部門的積極配合和協助

教學秘書的服務對象包括有教師、領導和學生，一個教學秘書每天都要面對幾十上百的教師和學生，可知其工作量有多么的大.如果其他部門不予配合，將會使得教學秘書的工作變得舉步維艱.同時需要領導也要定力支持教學秘書的工作，引導其他部門協同幫助教學秘書開展工作，才能保證教學秘書的工作順利開展.

2 教學秘書的基本素養(yǎng)

教學秘書在民辦學校的工作特點，在教學管理中的所處的重要地位，都要求教學秘書隊伍具備以下幾點素質:

2.1 與時俱進的頭腦

民辦院校的教育規(guī)模在不斷擴大與教育體系在不斷完善、工作流程的不斷細化，都要求教學秘書要能夠時刻跟隨時代的發(fā)展腳步和具有善于發(fā)現問題的慧眼.確定學校教育的最終目標是為替社會培養(yǎng)素質高、技能多的綜合型人才，所謂的綜合性人才范圍很廣，包括具有超強管理能力的人才、各項專業(yè)技能都很優(yōu)秀的人才、綜合應用型人才等.在此之上，應該深層清晰地了解清楚學院的具體培養(yǎng)目標，了解清楚教學秘書的工作內容與職責所在，并弄清楚民辦院校秘書在教學管理中的地位，這樣才能保證工作時候思路清晰、目標明確、方法得當.

2.2 較強的專業(yè)知識理論基礎

出色的民辦院校教學秘書除了可以保證教學管理正常有序地進行之外，還能提高全校的工作效率.參考教學秘書的工作職責就會發(fā)現這并非言過其實.要保質保量地完成領導安排的各項工作，教學秘書要熟練掌握專業(yè)知識和專業(yè)技巧，應熟悉并掌握本校相關的規(guī)章、管理制度，使師生能從多方面知道相關規(guī)定；并且要熟悉其他工作的內容及相關步驟等，確保工作整體的協調性，提高工作效率；做到工作的主次分明，使得其他部門可以有效配合院校教務部門完成工作任務.

2.3 激情的服務態(tài)度

教學秘書首要任務就是進行教學管理并開展教學工作；教學秘書不僅需要為所在專業(yè)的學生提供服務同時，也需要為各位專職教師提供相關的服務，所以需要具有激情的服務態(tài)度.如果教學秘書無法保持服務熱情，就無法充分地發(fā)揮其專業(yè)技能，對學校教師的教學和學生的學習都會造成一定影響.合理的管理只是方法，如何有效執(zhí)行才是最終目的，培養(yǎng)應用型綜合人才是所有民辦院校的共同目標.

2.4 保持良好的狀態(tài)

教學秘書每天都會面對各種各樣不同的問題，其中教學的涉及范圍極廣，更有可能遭遇各種復雜的狀況，讓人措手不及.其工作性質復雜多樣，更要求教學秘書保持心態(tài)平穩(wěn)，有條不紊地處理好每個問題.別讓情緒影響到工作，從而影響自身發(fā)展和對工作效率的提高.

3 提高教學秘書隊伍的工作效率

3.1 轉化觀念，明確職責

3.1.1 樹立服務意識

教學秘書需要改變以往的傳統思想，充分認識到崗位職責和調整服務態(tài)，從而提高工作效率.教學秘書要深刻認識到自己在教學管理中所處的位置，雖然工作內容繁重，但職責卻更重，要對自己的工作能力有信心并能夠做到以自己的工作為榮，真正地把這份工作當做是自己的生活必需品.只有這樣,教學秘書才會真正地體會到工作的樂趣，從而保持良好的服務態(tài)度，建立牢固的服務意識，熱情主動地為校內人員提供服務，保證其工作的效率.

3.1.2 做事要心里有底

教學秘書工作內容復雜又偏向于管理，要管理好整個學校的工作，只有先做好自己，想清楚自己的分內之事、什么時候該做什么事情等，最后思考自己使用怎樣的方法可以把事情做得更好.教學秘書工作重點如下：一保證教學的正常運行并進行教學管理，保證教學工作按計劃開展，維護學校的教學秩序，完成交代下來的教學任務；二是協助教研監(jiān)督教師的教學質量監(jiān)督，確保每個教學環(huán)節(jié)都落到實處；三是管理文件檔案資料管理，學校資料較廣而雜，并具有一定的保密性，要對資料進行科學合理的分類，便于查找；四是日常工作及臨時性的工作，如傳達文件上下通知，教師調課請假等，確定學生本學期使用的，計算教師的工作時間、教師的工資等.

3.2 依規(guī)章制度辦事

沒有規(guī)矩不成方圓，一個學校一定要有自己的規(guī)章制度，才能保證校內工作的順利開展，進行教學工作時也能夠按照規(guī)章制度執(zhí)行，從而避免發(fā)生不必要的糾紛.一方面可以樹立管理者的威信，杜絕隨意散漫的工作作風，促進工作向前發(fā)展；二是在教師和學生中建立明確的規(guī)章制度，可以規(guī)范教師行為，有效管理學生考試上課，開展論文答辯及學生實習工作等.通過要求師生共同遵守這些規(guī)章制度，可以促進管理工作順利地開展，還能提高管理者的工作效率；三是教學秘書一定要清楚并熟練掌握學校各項規(guī)章制度，在處理安排各項教學事務時才能做到有規(guī)可依，更能讓管理工作變得公正合理，有章可循，并圓滿完成任務.

3.3 加強提高自身素質

3.3.1 學習管理學相關知識

教學管理是一門科學，也是一門藝術，教學秘書要注意不斷提高管理水平，多閱讀管理方面的書籍，掌握更多的管理知識，學習科學的管理理念和方法，并把它們運用到管理工作當中，才能事半功倍.

3.3.2 學習網絡信息相關知識

學校很多工作都已經實行網絡信息化，教學秘書應該提升自己的網絡水平，配合本校教務部，將學生的成績錄入網絡系統之中，方便學生隨時進行成績查詢；根據成績查詢系統做好本學期的成績預警和獎學金的排名；通過成績管理系統，順利完成畢業(yè)生畢業(yè)資格和學位審定工作.

3.3.3 學習文秘檔案相關知識

根據目前規(guī)定的評估標準把相關資料進行分類、分級存檔，指導整理、保存相關教研教學資料，促進學科發(fā)展.協助教研室主任管理好相關實驗室的檔案資料.學生試卷、成績單是高校評估的重點,系內每學期試卷的種類都很多，工作繁重，更要求教學秘書認真負責，依照要求，裝訂成冊，分門別類，上交教學部門妥善保管.

3.4 周密計劃，妥善安排

3.4.1 及早準備，運籌帷幄

教學秘書工作千絲萬縷，但也有章可循，有規(guī)可依.例如，制定明確的教學計劃、安排每個班級的任課老師、選定上課所需的教材、申請上課需要用到的教室；考試管理和畢業(yè)生學位審定；期中教學檢查和學生評教；教師工作量和課時費的核算等，都是日常的事務工作，所以更應該做好平時的積累，如果臨時安排，時間通常都比較緊，工作壓力也被放大，不僅導致身體心理雙重疲憊，也容易發(fā)生錯誤.像以上這些工作基本上每學期都會遇到，在進行本次工作前，把之前相關的資料準備好，可能這次有些數據也會用到.在向其他教師核實前，先將自己能做的工作提前做好.

3.4.2 分清主次，勤于記錄

效率就是在有限的時間內更好更多的完成工作，所以把控時間是提高效率的關鍵.教學秘書要有計劃地開展工作，而不是每天忙得焦頭爛額卻沒有完成多少工作，制定好計劃才能更好地完成工作.例如，每個學期開始時的工作重點計劃安排，每周的工作安排，備好備忘錄，記下每天必須完成的事情，做到工作有計劃性、層次性，才能有效率的進行秘書工作,避免忙中出錯的同時也給自己節(jié)約了不少時間.

3.4.3 保證質量，求實創(chuàng)新

質量是效率的最終目的，如果工作迅速，完成量也大但是質量卻不過關的話，還要進行返工，這樣不僅沒有提高效率，反而是在降低效率.所以教學秘書必須要每項工作完成的質量，才算大好了工作基礎，才能順利開展和完成其他各項工作.因此，要根據現實工作經驗，不斷探索創(chuàng)新工作方法，尋找新的工作思路和新的工作捷徑，并推動科學網絡化的教學工作，達到實現提高工作效率的目的.

3.5 注意溝通，協調關系

教學秘書工作涉及面廣，經常要和教務部門、其他系的領導、師生、和教學秘書進行溝通交流，彼此之間關系應該更加融洽，并能支持和配合彼此的工作.這對教學秘書的溝通協調能力有很高的要求，各系部之間的關系和諧親密，才能保證工作進展順利.反之如果是相互施壓，糾紛不斷，工作就會收到阻滯.如在征訂學校教材時，要與進行教材申報的各部門、各位任課教師和學生進行溝通交流，還要參考其他學校使用的教材，反復征求意見，確保教材新穎、實用、科學、切合實際；在學期中旬，進行教學檢查時，要收集教師的意見和建議，又要及時反饋，有些教師可能一時接受不了這些建議，這個時候如果教學秘書沒有處理好工作，就會造成不好的教學影響.

4 改善教學秘書工作現狀

4.1 提高領導對教學秘書工作的重視度

學校領導應該支持教學秘書工作，并肯定其在學校教學工作中的重要作用，一方面，學校應認識到教學秘書需要面對師生、領導等多方面的工作，許多工作任務重、時間緊.另一方面，給予教學秘書更大、更多的上升空間，建立合理的干部聘任、選拔制度，使教學秘書有一定的晉升機會.學?？梢赃m時地提供一些有針對教學秘書的教學改革項目，鼓勵教學秘書除做好本職工作外，也應該多多進行教學管理理論研究，不斷提高教學管理水平，從而使教學秘書崗位成為一個有發(fā)展空間、有上升機會的崗位.

4.2 建立專門的教學秘書管理部門

據相關研究表明：管理中出現多個直接領導不利于管理工作的開展.教學秘書有一般秘書工作的特點，卻又不同于一般公司文秘.教學秘書在工作中涉及教學工作的許多方面，可很多院系只設一個教學秘書崗位，這就導致教學秘書要身兼數職面對多個領導的局面，嚴重缺乏應有的歸屬感.例如，每個學院設立專門的“教學管理辦公室”，由院級主管教學的領導直接負責，教學秘書直接受其領導.創(chuàng)造良好的工作氛圍，這可以提高教學秘書地位，增強教學秘書的歸屬感和認同感.

4.3 明確教學秘書工作范圍

現代專業(yè)分工明確，也對教學秘書工作提出了更高的要求，教學秘書要提高工作質量好，就明確工作職責.學校及各基層教學單位在重視教學秘書工作必要性的前提下，明確職責，規(guī)范職能，做到工作有章可循.明確的工作范圍及規(guī)章制度可以幫助教學秘書做好本職工作，既有利于學校教學管理工作的規(guī)范化，又能夠彌補教學秘書流動性大給工作帶來的不利影響.

4.4 解決困難,激發(fā)工作熱情

教學管理工作并不是單打獨斗，需要多個部門一起協助才能開展工作,學校各級領導應該重視秘書的工作與學習生活,采取激勵獎勵的方式，提高教學秘書的工作積極性，可以使用職務晉升、評職稱等方式,同時,學校對于有責任心、管理水平高、業(yè)務能力強、工作業(yè)績好的教學秘書,一定給予合理的物質獎勵或者精神鼓舞，開個職員表彰大會，宣揚這種敬業(yè)的精神，從而激發(fā)秘書的工作熱情,并更加認真努力的進行工作.

4.5 提高待遇，保留人才

教學秘書要清楚認識到自己的價值，除了通過學習的方式，還可以通過學校給的待遇來了解自身價值.由“經濟基礎決定上層建筑”可知經濟是所有工作開展的大前提.所以，學校如果想要更好的管理發(fā)展，就應該提高教學管理人員的經濟基礎，適當地調整教學秘書的薪資待遇，這樣才能給他們打上一劑“強心針”，讓教學秘書更有激情的投入工作，發(fā)揮所長，促進教學管理工作從而推動學校教學工作的開展.

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