畢于寶
摘要:隨著時(shí)代的進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)化、信息化迅猛發(fā)展,創(chuàng)先、創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)也成為各行各業(yè)的努力方向。事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也需要進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新,以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理工作,主要是對(duì)單位的人事信息資料進(jìn)行收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔,更好的促進(jìn)單位人力資源的合理使用,做到人盡其才、人盡其用;事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對(duì)比較枯燥,需要很強(qiáng)的責(zé)任心和耐心,更需要改進(jìn)和創(chuàng)新,以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理人員不僅要把人事檔案做成“人才的成長(zhǎng)說(shuō)明書(shū)”更要做成“人才的使用說(shuō)明書(shū)”,為單位知人善任、優(yōu)中選優(yōu)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行分析,并提出相關(guān)的改進(jìn)建議。
關(guān)鍵詞:管理水平;檔案;人事;事業(yè)單位
一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
在目前的事業(yè)單位中,人事檔案管理的方式主要有兩種:一種是以往使用的紙質(zhì)信息檔案管理;另一種是引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)而形成的部分電子檔案。據(jù)筆者調(diào)查了解,有不少事業(yè)單位受辦公場(chǎng)地的限制往往“因地制宜”將人事檔案跟倉(cāng)庫(kù)、閱覽室等場(chǎng)所打包組合,不僅無(wú)鐵門(mén)、鐵窗、等安全防護(hù)設(shè)施,也無(wú)專(zhuān)門(mén)的閱檔區(qū)、借閱區(qū)等功能區(qū),防火、防盜、防潮也停留在勉強(qiáng)應(yīng)付的水平上。
2.管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范
部分單位因?yàn)閮?nèi)部科室調(diào)整、人員競(jìng)聘上崗、辭職或調(diào)動(dòng)等因素導(dǎo)致檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的人才流失,有的檔案管理人員是臨時(shí)委任或身兼數(shù)職,沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn),對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)了解不多或者不了解,對(duì)檔案的收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔等工作更是知之甚少,缺乏懂專(zhuān)業(yè)、愛(ài)專(zhuān)業(yè)的管理人才。
3.管理方式落后
在人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入信息化革命時(shí)代以來(lái),社會(huì)信息化的進(jìn)程推動(dòng)著各行各業(yè)的迅猛發(fā)展,想要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,人事檔案管理信息化也勢(shì)在必行。有的單位在檔案信息化應(yīng)用方面十分欠缺,只是把檔案目錄、人員信息等基礎(chǔ)信息手工錄入計(jì)算機(jī),在調(diào)檔、閱檔、資料檢索時(shí)仍是手工操作,無(wú)紙化閱檔根本沒(méi)有實(shí)現(xiàn),信息化的利用缺乏系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化,沒(méi)有真正提高工作效率。
二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀帶來(lái)的影響
1.影響工作質(zhì)效
基礎(chǔ)硬件設(shè)施薄弱,軟件設(shè)施不配套,耗費(fèi)人力、物力,嚴(yán)重影響了人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率,制約了檔案管理工作的發(fā)展。
2.管理職能弱化
檔案管理在長(zhǎng)期的發(fā)展中,成為很多單位的“冷板凳”、“清水衙門(mén)”,加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視,勢(shì)必影響檔案管理的正規(guī)化、規(guī)范化發(fā)展,更不要說(shuō)創(chuàng)新發(fā)展。
3.資源共享率低
在長(zhǎng)期的人事檔案管理中,因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的影響,往往把人事檔案的保密性、安全性提高到了一種過(guò)高的高度,重管理、輕利用、服務(wù)意識(shí)差或者被動(dòng)服務(wù),致使很多人事檔案中可以公開(kāi)、共享的內(nèi)容沒(méi)有很好的利用,嚴(yán)重的制約了單位人力資源的合理調(diào)配使用,檔案利用水平較低。
三、事業(yè)單位人事檔案管理改進(jìn)建議
1.完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備
“工欲善其事必先利其器”,首先設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房區(qū)、閱檔區(qū)、檔案工作人員辦公區(qū)“三區(qū)”分離,鐵門(mén)、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全,配齊空調(diào)、滅火器、除濕機(jī)等設(shè)備,做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”;其次,配齊掃描儀、專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)等電子設(shè)備。完備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施,能提高檔案管理工作的工作效率、保證工作質(zhì)量、提高管理水平,促進(jìn)檔案管理工作的安全、高效運(yùn)行。
2.制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)
“無(wú)規(guī)矩不成方圓”,任何工作都需要統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn),人事檔案管理工作亦然。首先,從人事檔案管理人員入手,各單位主管部門(mén)或上級(jí)人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該經(jīng)常組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的技能培訓(xùn),加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng),提升專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能,提高檔案管理工作效率;其次,上級(jí)檔案管理部門(mén)及時(shí)制定、更新相關(guān)的檔案管理制度,并下達(dá)至每一單位、每一檔案管理人員,統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),既能規(guī)范檔案管理人員的行為,實(shí)現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理,又能保證本單位人事管理工作的及時(shí)高效運(yùn)行,還能為各單位之間的人員調(diào)動(dòng)、交流時(shí)及時(shí)資源共享,提高便利性和及時(shí)性。
3.人事檔案管理信息化
人事檔案能真實(shí)、詳實(shí)的反映一個(gè)人的思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等各個(gè)方面的情況,單位的人事檔案庫(kù)就是一個(gè)巨大的人才信息庫(kù),各個(gè)單位的人才信息庫(kù)組成了“人才信息大數(shù)據(jù)”,大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用不僅對(duì)本單位的人事人才隊(duì)伍建設(shè)有著巨大的便利性,對(duì)全省乃至全國(guó)的事業(yè)單位的人事人才建設(shè)有著深遠(yuǎn)影響,因此事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該盡快利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì),將信息化、科學(xué)化、共享化跟人事檔案管理相結(jié)合,提高檔案管理工作效率,實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的傳輸人才資源信息,使人事檔案工作更具時(shí)效性、真實(shí)性,也有利于人事檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化,真正提高工作效率,為合理優(yōu)化人才資源提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐。
4.提高人事檔案利用水平
人事檔案的利用除了個(gè)人在升學(xué)、升職、評(píng)定職稱、調(diào)動(dòng)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等業(yè)務(wù)的時(shí)候需要,為單位提供人事人才服務(wù)、合理推進(jìn)單位人力資源整合、利用外,還應(yīng)該為單位內(nèi)部各部門(mén)之間協(xié)調(diào)人力資源關(guān)系等方面起到積極作用。所以要提高人事檔案的利用率,使人事檔案成為一個(gè)真正為單位和職工服務(wù)的工具。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息,以便為需要的人員提供方便。人事檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí),改變被動(dòng)、單一的服務(wù)形式,開(kāi)發(fā)檔案管理的服務(wù)形式多樣化,提高檔案管理工作的能動(dòng)性,不斷提高檔案利用水平。
結(jié)語(yǔ):
作為人事檔案管理人員,要端正人事檔案管理的態(tài)度,明確人事檔案管理的重要性,不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),努力提高自身專(zhuān)業(yè)技能,開(kāi)發(fā)人事檔案管理的深度和廣度,堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展,緊跟時(shí)代潮流,提升人事檔案管理的工作效率,明白人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要意義和作用,增強(qiáng)人事人才服務(wù)的多樣化,為事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展做出貢獻(xiàn)。