淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與建議

畢于寶

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化迅猛發(fā)展，創(chuàng)先、創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)也成為各行各業(yè)的努力方向。事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也需要進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理工作，主要是對(duì)單位的人事信息資料進(jìn)行收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔，更好的促進(jìn)單位人力資源的合理使用，做到人盡其才、人盡其用；事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對(duì)比較枯燥，需要很強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，更需要改進(jìn)和創(chuàng)新，以提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。檔案管理人員不僅要把人事檔案做成“人才的成長(zhǎng)說(shuō)明書(shū)”更要做成“人才的使用說(shuō)明書(shū)”，為單位知人善任、優(yōu)中選優(yōu)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：管理水平；檔案；人事；事業(yè)單位

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在目前的事業(yè)單位中，人事檔案管理的方式主要有兩種：一種是以往使用的紙質(zhì)信息檔案管理；另一種是引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)而形成的部分電子檔案。據(jù)筆者調(diào)查了解，有不少事業(yè)單位受辦公場(chǎng)地的限制往往“因地制宜”將人事檔案跟倉(cāng)庫(kù)、閱覽室等場(chǎng)所打包組合，不僅無(wú)鐵門(mén)、鐵窗、等安全防護(hù)設(shè)施，也無(wú)專(zhuān)門(mén)的閱檔區(qū)、借閱區(qū)等功能區(qū)，防火、防盜、防潮也停留在勉強(qiáng)應(yīng)付的水平上。

2.管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范

部分單位因?yàn)閮?nèi)部科室調(diào)整、人員競(jìng)聘上崗、辭職或調(diào)動(dòng)等因素導(dǎo)致檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的人才流失，有的檔案管理人員是臨時(shí)委任或身兼數(shù)職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)了解不多或者不了解，對(duì)檔案的收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔等工作更是知之甚少，缺乏懂專(zhuān)業(yè)、愛(ài)專(zhuān)業(yè)的管理人才。

3.管理方式落后

在人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入信息化革命時(shí)代以來(lái)，社會(huì)信息化的進(jìn)程推動(dòng)著各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，想要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，人事檔案管理信息化也勢(shì)在必行。有的單位在檔案信息化應(yīng)用方面十分欠缺，只是把檔案目錄、人員信息等基礎(chǔ)信息手工錄入計(jì)算機(jī)，在調(diào)檔、閱檔、資料檢索時(shí)仍是手工操作，無(wú)紙化閱檔根本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，信息化的利用缺乏系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，沒(méi)有真正提高工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀帶來(lái)的影響

1.影響工作質(zhì)效

基礎(chǔ)硬件設(shè)施薄弱，軟件設(shè)施不配套，耗費(fèi)人力、物力，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

2.管理職能弱化

檔案管理在長(zhǎng)期的發(fā)展中，成為很多單位的“冷板凳”、“清水衙門(mén)”，加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，勢(shì)必影響檔案管理的正規(guī)化、規(guī)范化發(fā)展，更不要說(shuō)創(chuàng)新發(fā)展。

3.資源共享率低

在長(zhǎng)期的人事檔案管理中，因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的影響，往往把人事檔案的保密性、安全性提高到了一種過(guò)高的高度，重管理、輕利用、服務(wù)意識(shí)差或者被動(dòng)服務(wù)，致使很多人事檔案中可以公開(kāi)、共享的內(nèi)容沒(méi)有很好的利用，嚴(yán)重的制約了單位人力資源的合理調(diào)配使用，檔案利用水平較低。

三、事業(yè)單位人事檔案管理改進(jìn)建議

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

“工欲善其事必先利其器”，首先設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房區(qū)、閱檔區(qū)、檔案工作人員辦公區(qū)“三區(qū)”分離，鐵門(mén)、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調(diào)、滅火器、除濕機(jī)等設(shè)備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”；其次，配齊掃描儀、專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)等電子設(shè)備。完備的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，能提高檔案管理工作的工作效率、保證工作質(zhì)量、提高管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的安全、高效運(yùn)行。

2.制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，任何工作都需要統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理工作亦然。首先，從人事檔案管理人員入手，各單位主管部門(mén)或上級(jí)人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該經(jīng)常組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，提升專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能，提高檔案管理工作效率；其次，上級(jí)檔案管理部門(mén)及時(shí)制定、更新相關(guān)的檔案管理制度，并下達(dá)至每一單位、每一檔案管理人員，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，既能規(guī)范檔案管理人員的行為，實(shí)現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理，又能保證本單位人事管理工作的及時(shí)高效運(yùn)行，還能為各單位之間的人員調(diào)動(dòng)、交流時(shí)及時(shí)資源共享，提高便利性和及時(shí)性。

3.人事檔案管理信息化

人事檔案能真實(shí)、詳實(shí)的反映一個(gè)人的思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等各個(gè)方面的情況，單位的人事檔案庫(kù)就是一個(gè)巨大的人才信息庫(kù)，各個(gè)單位的人才信息庫(kù)組成了“人才信息大數(shù)據(jù)”，大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用不僅對(duì)本單位的人事人才隊(duì)伍建設(shè)有著巨大的便利性，對(duì)全省乃至全國(guó)的事業(yè)單位的人事人才建設(shè)有著深遠(yuǎn)影響，因此事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該盡快利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，將信息化、科學(xué)化、共享化跟人事檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作效率，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的傳輸人才資源信息，使人事檔案工作更具時(shí)效性、真實(shí)性，也有利于人事檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，真正提高工作效率，為合理優(yōu)化人才資源提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐。

4.提高人事檔案利用水平

人事檔案的利用除了個(gè)人在升學(xué)、升職、評(píng)定職稱、調(diào)動(dòng)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等業(yè)務(wù)的時(shí)候需要，為單位提供人事人才服務(wù)、合理推進(jìn)單位人力資源整合、利用外，還應(yīng)該為單位內(nèi)部各部門(mén)之間協(xié)調(diào)人力資源關(guān)系等方面起到積極作用。所以要提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個(gè)真正為單位和職工服務(wù)的工具。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改變被動(dòng)、單一的服務(wù)形式，開(kāi)發(fā)檔案管理的服務(wù)形式多樣化，提高檔案管理工作的能動(dòng)性，不斷提高檔案利用水平。

結(jié)語(yǔ)：

作為人事檔案管理人員，要端正人事檔案管理的態(tài)度，明確人事檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力提高自身專(zhuān)業(yè)技能，開(kāi)發(fā)人事檔案管理的深度和廣度，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，緊跟時(shí)代潮流，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要意義和作用，增強(qiáng)人事人才服務(wù)的多樣化，為事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展做出貢獻(xiàn)。