探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

（東臺(tái)市交通運(yùn)輸局，江蘇 鹽城 224200）

辦公室的檔案管理工作是為了保證檔案的完整性，方便搜索，實(shí)現(xiàn)檔案最大的價(jià)值。因此，要想做好檔案管理工作，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

由于辦公室檔案管理工作的性質(zhì)與內(nèi)容存有一定的差異性，某些檔案是機(jī)密文件，與相關(guān)單位工作的順利展開(kāi)產(chǎn)生著聯(lián)系，而管理人員應(yīng)該做好辦公室檔案管理的相應(yīng)工作。就機(jī)密等級(jí)比較低的辦公室檔案資料而言，需要相應(yīng)的管理人員進(jìn)行妥善的管理，進(jìn)而做好保密的工作，防止檔案資料出現(xiàn)泄漏與丟失的情況。

辦公室人事檔案的內(nèi)容主要是對(duì)職工的每個(gè)時(shí)期經(jīng)歷情況進(jìn)行記錄，因此，對(duì)于辦理手續(xù)與崗位發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，管理個(gè)人檔案十分重要。需要做好全部工作人員的檔案管理工作，并且把檔案保密相應(yīng)的工作歸納到管理范圍中。做好相應(yīng)的辦公室檔案管理工作，能夠有效提升其管理工作的質(zhì)量與效率，進(jìn)而便于未來(lái)檔案資料的實(shí)際查閱情況，在辦公室檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠利用高級(jí)檢索以及模糊檢索的功能，讓其資料的查找更便利與快捷。并且能夠利用互聯(lián)網(wǎng)管理以及查詢資料庫(kù)，這樣可以在異地的時(shí)候進(jìn)行資料的查詢，進(jìn)而讓檔案資料充分地發(fā)揮出其作用。除此之外，在利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，能夠?qū)芾頇?quán)限進(jìn)行設(shè)置，這樣一方面可以對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，另一方面也可以有效保護(hù)重要的辦公室檔案資料。

二、現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）工作人員的管理意識(shí)較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的管理認(rèn)知較為薄弱，這已經(jīng)變成了對(duì)檔案管理工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生影響的主要因素?，F(xiàn)階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業(yè)管理的人員，有些甚至是臨時(shí)工，對(duì)于這樣的工作人員來(lái)說(shuō)，沒(méi)有對(duì)他們進(jìn)行定期檔案管理工作的培訓(xùn)，很難對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，在具體檔案管理的過(guò)程中，因?yàn)闄n案管理方面認(rèn)知并不充足出現(xiàn)了多樣性的漏洞，例如，檔案管理不規(guī)范、不合理等，這樣的問(wèn)題對(duì)辦公室檔案管理工作的效率產(chǎn)生了十分嚴(yán)重的影響。因此，應(yīng)該加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的管理認(rèn)知。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

大多數(shù)辦公單位中，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行全面認(rèn)識(shí)，造成管理工作人員對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度不充足。在某些辦公單位中，通常情況下，檔案管理工作人員主要是非專業(yè)性的，造成辦公室的大量檔案資料長(zhǎng)時(shí)間處在堆放的狀態(tài)中，因?yàn)槠涔芾砣藛T并未進(jìn)行合理有效地規(guī)劃與管理，這使得很多檔案所具備的價(jià)值很難在具體工作中得以實(shí)現(xiàn)。除此之外，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，也造成了管理人員的態(tài)度并不端正，很難具備負(fù)責(zé)任的態(tài)度展開(kāi)檔案管理的相關(guān)工作。一般情況下，辦公室的內(nèi)容非常多，因此，在辦公室檔案管理工作中對(duì)相關(guān)工作人員的要求越來(lái)越高，如若他們的專業(yè)能力不足，便會(huì)造成檔案管理工作出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，最終對(duì)辦公室檔案管理工作的效率產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（三）辦公室檔案管理辦法缺少合理性與規(guī)范性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得以快速發(fā)展，這使得我國(guó)進(jìn)入了信息化時(shí)代，并且信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，其能夠有效提升辦公室檔案管理工作的合理性與規(guī)范性。但是，對(duì)于某些單位來(lái)說(shuō)，其在檔案管理工作中沒(méi)有使用先進(jìn)的管理辦法，仍然使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，很難與社會(huì)發(fā)展步伐相適應(yīng)，導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理觀念

首先，辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，對(duì)檔案管理的重要性充分地進(jìn)行認(rèn)識(shí)，把此工作歸納到平時(shí)的工作中，對(duì)專職崗位進(jìn)行設(shè)置，并且聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作人員。其次，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，依照檔案管理工作的具體情況邀請(qǐng)專家進(jìn)行講座教學(xué)，對(duì)檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展動(dòng)態(tài)以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行講述，并且對(duì)檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)與技能等進(jìn)行講述，不斷的拓寬辦公室檔案管理工作人員的視野，對(duì)他們的觀念進(jìn)行更新，讓他們能夠?qū)π滦椭R(shí)進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)，有效提升他們的專業(yè)水平。再次，應(yīng)該增加《檔案法》的宣傳與推廣教育，有效提升檔案管理工作人員的保密認(rèn)知與法律認(rèn)知，不斷提升檔案管理工作的合理化與規(guī)范化。最后，對(duì)現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究與分析，找出其未來(lái)應(yīng)該努力的方向，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

（二）提升管理人員素養(yǎng)

首先，辦公室檔案管理工作應(yīng)該引入高素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，要想全面提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就應(yīng)該提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素養(yǎng)，依照崗位的實(shí)際要求對(duì)高素養(yǎng)的綜合人才進(jìn)行招聘，進(jìn)而保障辦公室檔案管理工作的正常展開(kāi)。其次，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，辦公室的檔案管理工作主要是乏味且枯燥的工作，其對(duì)工作人員的要求比較高，要求他們耐心且謹(jǐn)慎。所以需要增強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的責(zé)任培訓(xùn)，有效提升他們的保密認(rèn)知、法律認(rèn)知以及責(zé)任感，降低他們工作中出現(xiàn)失誤的情況，有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。最后，全面提升辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)技能，檔案管理工作具備比較強(qiáng)的專業(yè)性，并且其主要是對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行利用，因此，應(yīng)該提升檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，培養(yǎng)多方面技能的人才，進(jìn)而提升辦公檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理水平

現(xiàn)階段，在辦公室檔案管理過(guò)程中，要想有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)該增強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案管理的水平。計(jì)算機(jī)管理軟件可以讓辦公室檔案管理的主要內(nèi)容不斷朝著信息化方向進(jìn)行發(fā)展。有效增強(qiáng)電子檔案的建設(shè)主要是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要舉措，電子檔案即使無(wú)法帶來(lái)具體的效益，但是可以在對(duì)社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，充分展現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)效益。由于越來(lái)越多辦公室電子檔案的不斷形成，經(jīng)過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)合理地選擇，有效提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素養(yǎng)。加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠全面提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率。并且在辦公室檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要與社會(huì)需求進(jìn)行結(jié)合，建設(shè)檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，保障檔案管理信息化的順利展開(kāi)，有效提升檔案的使用效率。

（四）建立健全的檔案管理制度

辦公室的檔案資料和文件之間息息相關(guān)，應(yīng)該實(shí)施統(tǒng)一管理。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就應(yīng)該依照實(shí)際的辦公室檔案管理工作特征以及具體情況等對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，并且在對(duì)辦公室文件進(jìn)行管理的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)檔案收集與整理工作進(jìn)行穿插，進(jìn)而對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行熟悉，更加適應(yīng)辦公室檔案管理的相關(guān)工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，辦公室的檔案應(yīng)該經(jīng)過(guò)掃描之后上傳到電腦中，這樣的話，在之后的查檔過(guò)程中省去了一系列的麻煩，例如，檔案翻找等，工作人員可以直接在電腦中便找到需要的檔案資料，但是對(duì)于機(jī)密性檔案文件來(lái)說(shuō)，應(yīng)該重視其保密性與安全性，需要進(jìn)行妥善的放置。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室檔案管理工作和每項(xiàng)工作息息相關(guān)，并且在辦公室工作過(guò)程中產(chǎn)生著十分重要的作用，需要不斷提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠有效提升檔案工作的使用價(jià)值，進(jìn)而推動(dòng)辦公室檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。