事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題分析及解決建議

夏 莉

（博州纖維檢驗(yàn)所，新疆 博州 833400）

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，主要就是記錄與財(cái)務(wù)有關(guān)的所有信息，并通過(guò)系統(tǒng)分析研究其演變，了解事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理的發(fā)展路線和發(fā)展趨勢(shì)；再者就是，會(huì)計(jì)檔案管理充分展現(xiàn)了事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的發(fā)展趨勢(shì)及其細(xì)節(jié)，可為提高事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力提供參考和依據(jù)。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題分析

1.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)不完善

隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入到各行各業(yè)，事業(yè)單位也應(yīng)不斷利用信息化技術(shù)手段提高自身的管理。目前在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)管理工作中，雖然能夠利用現(xiàn)代化辦公軟件實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的會(huì)計(jì)管理工作，但其運(yùn)行的效率仍然沒(méi)能滿足現(xiàn)在的管理需要。很多會(huì)計(jì)部門依舊使用傳統(tǒng)的excel或是word核對(duì)數(shù)據(jù)，其雖然能夠在一定程度上有效提高會(huì)計(jì)的工作效率，但在收集資料或是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的過(guò)程中，卻依然跟不上與當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展水平。而且即使在事業(yè)單位擁有信息化技術(shù)軟件，但是在管理應(yīng)用的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)其存在非常大的系統(tǒng)漏洞，可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)存在安全隱患?？傊?，由于信息化建設(shè)的種種不完善，已經(jīng)嚴(yán)重影響到了整體會(huì)計(jì)檔案的管理質(zhì)量和效率。

2.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)被忽視

事業(yè)單位在會(huì)計(jì)管理的過(guò)程中，需要對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和裝訂，并對(duì)原始憑證進(jìn)行整理，確保賬目的準(zhǔn)確性。但是在實(shí)際工作中，某些部門的會(huì)計(jì)人員為了圖方便，在裝訂或是統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中，經(jīng)常減少工作流程，導(dǎo)致在裝訂過(guò)程中常出現(xiàn)序號(hào)錯(cuò)誤或是單據(jù)丟失等情況，這樣使后期的單據(jù)使用或是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)存在很大的誤差，從而影響正常的財(cái)務(wù)工作。而之所以出現(xiàn)這些問(wèn)題，大多是由于對(duì)會(huì)計(jì)管理環(huán)節(jié)不夠重視而導(dǎo)致的，所以在事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，需要更加重視會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)。

3.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中，各種工作項(xiàng)目都是需要工作人員具體操作完成的，所以工作人員的素質(zhì)直接影響工作的效率和質(zhì)量。但是目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員在工作的過(guò)程中，專業(yè)技術(shù)水平有限，所以在工作的過(guò)程中無(wú)法確保檔案管理的完整性。再者，大部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員學(xué)此專業(yè)出身的比較少，且學(xué)歷偏低，在工作中因?yàn)橹R(shí)面比較狹窄，無(wú)法有效應(yīng)對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。還有就是事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)不到位。

二、解決事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

1.針對(duì)檔案管理實(shí)行有效的信息化技術(shù)建設(shè)

首先，需要完善會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，并在信息化管理的過(guò)程中，重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督以及軟件運(yùn)行環(huán)境的配置，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠可持續(xù)性地運(yùn)行，最大程度地保障數(shù)據(jù)不會(huì)被病毒攻擊，最大程度地避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露。

再者，強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)的監(jiān)督力度。在會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人重視信息技術(shù)建設(shè)，并在建設(shè)的過(guò)程中完善對(duì)信息技術(shù)建設(shè)的監(jiān)督力度，強(qiáng)化單位各部門之間的溝通能力，讓信息化建設(shè)得更加完善。還應(yīng)該提高對(duì)信息化建設(shè)的檢查力度，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的保障功能。

2.完善會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)節(jié)流程

首先，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集和整理。會(huì)計(jì)檔案管理人員需要對(duì)各個(gè)部門所匯集的資料進(jìn)行整理，并對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)性地審查，以此過(guò)濾掉過(guò)期的或是無(wú)效的資料，讓資料信息更加完善和有效。而且需要注意在裝訂過(guò)程中，確保記賬號(hào)和原始單據(jù)的準(zhǔn)確性，避免裝訂中號(hào)碼被裝訂上，從而導(dǎo)致后期在查看單據(jù)時(shí)無(wú)法查清號(hào)碼，而延誤查閱的時(shí)間和效果。

再者，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該重視檔案的收集整理工作，同時(shí)對(duì)檔案的銷毀工作也要給予一定的重視。因?yàn)闄n案銷毀是檔案管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要確定銷毀文件的名目和數(shù)量，要保證銷毀得徹底。一般很多會(huì)計(jì)檔案都會(huì)出現(xiàn)年限過(guò)期或是無(wú)效的情況，所以負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案銷毀的工作人員必須對(duì)銷毀資料做記錄，確保檔案管理工作的正常運(yùn)行。

3.提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)該提高事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)，因?yàn)橛行┦聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人并沒(méi)有重視檔案管理工作，所以在提高相關(guān)人員素質(zhì)的過(guò)程中，需要單位領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)確做出相應(yīng)的指令，并按照相應(yīng)的法律法規(guī)嚴(yán)格要求會(huì)計(jì)檔案管理人員。

其次，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)需要加大力度，因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)直接影響到整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，為此需要重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，要在培訓(xùn)中強(qiáng)化基礎(chǔ)技能操作訓(xùn)練；并為他們提供更多的外出進(jìn)修機(jī)會(huì)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠完全勝任自己的工作。

三、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及到事業(yè)單位未來(lái)的事業(yè)發(fā)展，是事業(yè)單位制訂工作發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)，所以需要有效地對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，并有效地利用信息化技術(shù)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以此為事業(yè)單位指明管理創(chuàng)新的路線。