探究高職院校文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

李漫

摘要：文書(shū)檔案是一個(gè)單位發(fā)展歷程的記載，客觀反映了單位行政工作處理、管理和決策的實(shí)施和成果。文書(shū)檔案收集和歸檔工作作為一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作，它的管理水平直接體現(xiàn)著一個(gè)單位檔案管理的層次，關(guān)系到檔案材料的內(nèi)在價(jià)值和完整性。本文提出了辦公室文書(shū)檔案在檔案管理工作中占重要地位，分析了文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；文書(shū)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，文書(shū)檔案管理是高職院校管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，越來(lái)越受到單位的重視，其對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。文書(shū)檔案的收集和歸檔作為學(xué)院檔案管理的重要內(nèi)容，其對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量也具有重要的影響。對(duì)此，要求文書(shū)檔案管理人員要提升檔案管理意識(shí)，進(jìn)而才能提高文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量與效率。但是文書(shū)檔案管理過(guò)程中還存在許多問(wèn)題，仍需要我們?nèi)パ芯刻接憽?/p>

一、文書(shū)檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

（一）檔案意識(shí)不足，重視程度不夠。目前，雖然高職院校對(duì)文書(shū)檔案管理有所增強(qiáng)，但仍存在對(duì)于文書(shū)檔案的重要性缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)。普遍存在文書(shū)檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單的整理文書(shū)檔案，并沒(méi)有從信息分類、建庫(kù)、歸納、提取聯(lián)系的觀點(diǎn)看待文書(shū)檔案的管理問(wèn)題。同時(shí)，目前檔案管理部門在單位所處的地位較低，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。在專業(yè)技能方面，由于重視程度不夠，文書(shū)檔案管理員基本是臨時(shí)補(bǔ)缺，入職前缺少專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后沒(méi)有接受有效地繼續(xù)教育。高職學(xué)院在管理文書(shū)檔案方面沒(méi)有投入教育經(jīng)費(fèi)，主管認(rèn)為“只要文件不丟失”便是工作合格。另外，一些高職院校缺乏基本的信息化設(shè)備配置，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理和查詢工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書(shū)檔案信息資源的利用。

（二）未建立文檔一體化體系。文書(shū)管理與檔案管理兩者關(guān)系密不可分，缺一不可，應(yīng)是一個(gè)系統(tǒng)性的管理。在日常管理中，只有將二者的管理銜接起來(lái)，建立文檔一體化體系，才能發(fā)揮文書(shū)檔案在高職學(xué)院基礎(chǔ)管理工作中的重要作用。但在現(xiàn)實(shí)操作過(guò)程中，很多高職院校僅僅重視日常文書(shū)管理，卻忽視了后續(xù)的檔案管理工作。同時(shí)，文書(shū)檔案管理大多分布在不同部門或不同模塊，未形成一個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一整體，客觀上拉大了文書(shū)管理與檔案管理工作之間的距離。

二、加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的策略

（一）建立高效的文書(shū)檔案處理工作程序

高職院校在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，要按照文件形成規(guī)律開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，在遵循有序的工作程序和管理流程上開(kāi)展檔案工作才更加科學(xué)。在建立工作程序和管理制度時(shí)，不管任何領(lǐng)導(dǎo)、任何人員都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，尤其是在公文審核、簽發(fā)流程制度上，要禁發(fā)無(wú)效公文、濫發(fā)文件等現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)在公文審核時(shí)，要仔細(xì)審閱公文的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，在確定符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)后，再進(jìn)行簽發(fā)前的復(fù)核工作，保證公文處理合法合規(guī)，確保歸檔的文書(shū)檔案規(guī)范。

（二）注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)

就文書(shū)檔案未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)講，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理人員提出更高的要求，僅僅對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案載體了解的工作人員不能滿足工作的需要。因此，高職院校要建立一支積極向上和具有學(xué)習(xí)能力的人才隊(duì)伍，以打造滿足工作需求的復(fù)合型人才作為人才主力，進(jìn)而促使文書(shū)檔案工作管理達(dá)到全面進(jìn)步的效果。隨著當(dāng)前文書(shū)檔案數(shù)字化運(yùn)行的趨勢(shì)，文件處理的工作任務(wù)大大縮短，時(shí)效性得到了提升，也為社會(huì)帶來(lái)了更為方便的服務(wù)，確保公民的利用檔案資料的基本權(quán)利。因此學(xué)院應(yīng)深入研究，積極引進(jìn)新型管理手段，制定出切實(shí)可行的對(duì)策推動(dòng)文書(shū)檔案工作的不斷進(jìn)步。因此，數(shù)字化文書(shū)檔案管理工作人員一定是復(fù)合型人才，只有這樣才能夠緊跟時(shí)代腳步，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)和解決問(wèn)題。

（三）文書(shū)工作和檔案工作的銜接規(guī)范

檔案工作的前置程序是文件，文件質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件也就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案。因此，高品質(zhì)的檔案管理直接由高品質(zhì)的文件管理所決定。作為高職院校的文件處理人員，應(yīng)當(dāng)具備較高的檔案意識(shí)，并且會(huì)按照文書(shū)資料的形成規(guī)律實(shí)時(shí)做好文件的歸檔工作。在實(shí)際執(zhí)行文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)在前期對(duì)檔案工作引起重視，要時(shí)刻想到檔案工作，不斷完善和實(shí)現(xiàn)文檔一體化的任務(wù)。只有做好這些工作，相關(guān)人員才能夠?qū)ξ募牧系恼w提供重要的保障。

（四）打造科學(xué)化管理平臺(tái)。

為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘，要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)以及媒體優(yōu)勢(shì)，在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上不斷提高，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，高職院校要構(gòu)建科學(xué)化的管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫(kù)建立、檔案銷毀和庫(kù)房管理等豐富性功能。在文書(shū)檔案信息系統(tǒng)方面，注重打造以檔案加工系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)和保密系統(tǒng)相結(jié)合的科學(xué)化管理平臺(tái)。加工系統(tǒng)可以優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系，減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時(shí)間。存儲(chǔ)系統(tǒng)能在文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中發(fā)揮積極作用，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將文書(shū)檔案妥善存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。保密系統(tǒng)是經(jīng)過(guò)專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書(shū)檔案資料分類管理工作中，并對(duì)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，確保文書(shū)檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和應(yīng)用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，高職院校只有不斷提高文書(shū)檔案工作的地位，促進(jìn)文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接，確保文檔一體化體系的建立，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作，做好文書(shū)檔案收集和歸檔工作。從建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，打造科學(xué)化的管理平臺(tái)，建立起文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高文書(shū)檔案的利用率，為高職院校的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

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