試論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

陳常翠

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn)，人們對(duì)于檔案管理工作也有了更高的要求?；诖?，本文探究了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的模式，闡述了檔案信息的統(tǒng)一備份與管理、開(kāi)發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具、潛在風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題的預(yù)防這些大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；數(shù)據(jù)分析

引言：信息技術(shù)的高速發(fā)展使得我國(guó)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這樣的背景下，我國(guó)社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)都受到了一定的沖擊，檔案管理領(lǐng)域也不例外。在檔案管理中，包含著原始信息的記錄、鑒定、整理、保管、檢索等等，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理中面對(duì)的信息量增加，種類(lèi)也更加多樣。這就為檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)是十分必要的，檔案中包含著大量的信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)更好的分析與提取。本文對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理模式與策略進(jìn)行探究，為相關(guān)人員提供參考。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理模式的探究

（一）檔案的信息數(shù)字化

在檔案管理工作中，信息數(shù)據(jù)的處理是一項(xiàng)重要的工作。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，更多的是利用紙質(zhì)版本的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，在這種方式下積累起的信息數(shù)據(jù)，無(wú)法得到更好的利用。而將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理，則能夠使得檔案信息數(shù)字化，使其能夠存入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，不僅方便檔案信息的整理，同時(shí)也為檔案信息的提取和利用提供了條件。

目前，在我國(guó)的檔案管理行業(yè)，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，所以僅僅利用紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行信息的存儲(chǔ)已經(jīng)逐漸被拋棄，相關(guān)人員已經(jīng)使用起“雙套制”檔案管理模式進(jìn)行檔案的管理工作?！半p套制”檔案管理在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將檔案信息以電子版的形式進(jìn)行存儲(chǔ)與備份，使得檔案信息能夠?yàn)榇髷?shù)據(jù)分析所使用，提升檔案信息的利用率。

（二）檔案的信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的信息保存逐漸向數(shù)字化的形式發(fā)展，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理中都會(huì)將信息以電子版的形式錄入計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)。但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，僅僅是將檔案中的信息以TXT或是Word等格式進(jìn)行錄入是無(wú)法發(fā)揮出檔案信息的最大作用的。依據(jù)檔案的格式的不同，建立起專(zhuān)門(mén)的鏈狀結(jié)構(gòu)或是樹(shù)狀結(jié)構(gòu)以完成對(duì)于檔案信息的保存與分析是十分重要的[1]。

對(duì)于檔案信息進(jìn)行分析并加以利用是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中的新增項(xiàng)目，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案信息的最大程度的利用，體現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)τ陔娮訑?shù)字化的檔案信息進(jìn)行迅速的分析與檢索，并提取出符合條件的檔案，這就必須保證檔案的信息結(jié)構(gòu)的科學(xué)性。

（三）檔案管理的人才專(zhuān)業(yè)化

想要更好的完成大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作，僅僅將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案信息管理中是不夠的，還要使得檔案管理人才向?qū)I(yè)化發(fā)展。這種檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)化主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

第一，檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)化。在進(jìn)行檔案管理工作中，相關(guān)人員除了要掌握檔案管理的知識(shí)以外，還要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下建立起的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行熟練的應(yīng)用。能夠完成依據(jù)實(shí)際的情況，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的檢索與提取。在實(shí)際的檔案管理工作中，也能依照檔案的結(jié)構(gòu)對(duì)于信息數(shù)字化存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

第二，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)的專(zhuān)業(yè)化。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建立要更加專(zhuān)業(yè)，功能也更加多樣，信息存儲(chǔ)與分析的能力更強(qiáng)。這都需要專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的優(yōu)化與維護(hù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的策略

（一）檔案信息的統(tǒng)一備份與管理

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，大量的檔案信息統(tǒng)一備份與管理成為可能。目前，我國(guó)部分地區(qū)已經(jīng)建起了大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)，對(duì)于大量的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理與分析[2]。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的備份與管理中，主要通過(guò)檔案數(shù)據(jù)的集中吞吐、檔案信息深層次的整合與分析、多領(lǐng)域的應(yīng)用等環(huán)節(jié)的完成而實(shí)現(xiàn)的。例如，中國(guó)移動(dòng)、中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)電信這三大運(yùn)行商已經(jīng)建立起了相應(yīng)的大數(shù)據(jù)處理中心，對(duì)于用戶的信息進(jìn)行存儲(chǔ)、備份與分析。通過(guò)對(duì)于用戶的相關(guān)服務(wù)信息進(jìn)行保存同時(shí)建立起電子檔案，并依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于用戶的信息進(jìn)行分析，掌握用戶的偏好與需求。這樣的方式除了能夠?yàn)橛脩籼峁└觽€(gè)性化的服務(wù)之外，還能對(duì)多數(shù)用戶的偏好與需求進(jìn)行分析，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策做出參考。

（二）開(kāi)發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，想要更好的展開(kāi)檔案管理工作，并在保證檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的最大化利用，就要結(jié)合大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司，設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)出適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具。這樣的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合能夠使得明確大數(shù)據(jù)分析工具設(shè)計(jì)的企業(yè)擁有大量的檔案信息數(shù)據(jù)作為工作支撐，而擁有檔案信息的企業(yè)能夠完成對(duì)于檔案信息的合理分析與利用。目前，在我國(guó)市場(chǎng)中已經(jīng)有了多樣的大數(shù)據(jù)分析工具。例如，Hadoop就是一個(gè)能夠?qū)Υ罅康臋n案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式處理的軟件框架，能夠維護(hù)多個(gè)工作數(shù)據(jù)副本，具有良好的可靠性。同時(shí)，由于其成本較低，所以任何行業(yè)都能夠使用。此外，大數(shù)據(jù)分析工具還有HPCC、Storm、Apache Drill、RapidMiner、Pentaho BI等等。

（三）注意潛在風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題的預(yù)防

由于檔案信息的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家與人們的利益，所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的安全性管理以及風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題的控制。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理中，相關(guān)人員要對(duì)檔案的保密級(jí)別以及重要程度進(jìn)行辨別與歸類(lèi)，對(duì)于一部分機(jī)密檔案要進(jìn)行重點(diǎn)的加密管理，保證其不會(huì)對(duì)外開(kāi)放。對(duì)于一些有著時(shí)間期限的檔案信息，要在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)建立之初就進(jìn)行設(shè)定，防止其在保密期限內(nèi)出現(xiàn)泄漏。

同時(shí)，由于基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理存在著信息的丟失、篡改等等問(wèn)題，所以在使用檔案信息時(shí)，要對(duì)使用者的權(quán)利進(jìn)行約束，使其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，避免使用者對(duì)于檔案信息進(jìn)行濫用，降低大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題發(fā)生的概率。

總結(jié)：綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)的檔案管理工作發(fā)生了巨大的改變。在管理模式上，由原有的紙質(zhì)檔案管理逐漸向檔案信息數(shù)字化、檔案信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化、檔案管理人才專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展。通過(guò)檔案信息的統(tǒng)一備份與管理、開(kāi)發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具、潛在風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題的預(yù)防，提升了檔案信息的利用程度、推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張培軍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J/OL].中國(guó)培訓(xùn)：1[2018-06-12].https：//doi.org/10.14149/j.cnki.ct.20170712.012

[2]洪亮.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：79