關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的探討

劉紅艷

摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展并在各行業(yè)廣泛應(yīng)用，有效的改變了檔案管理模式。對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作來講，充分的運用信息技術(shù)來推進檔案信息化建設(shè)，全面提高檔案管理工作的水平，更好的發(fā)揮出企業(yè)檔案的重要價值，實現(xiàn)企業(yè)檔案的高效開發(fā)利用。文中分析了加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用，并進一步對加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；作用；措施

企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展歷程的真實記載，在企業(yè)檔案管理工作中，通過對這些檔案信息進行分類整理和妥善保存，可以有效的保證檔案信息的真實性和完整性。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，通過加快推動檔案信息化建設(shè)步伐，可以有效的保證檔案信息的完整性，便于檔案信息的查詢和檢索，實現(xiàn)檔案信息的高效利用，使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)。

一、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，是依托于信息技術(shù)，運用科學(xué)的理念和管理方法，通過深入發(fā)掘、整合企業(yè)檔案信息，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息獲取、傳輸和應(yīng)用的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，加快推動檔案信息資源的共享，全面提高企業(yè)檔案信息的利用效率，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于企業(yè)和社會的發(fā)展。

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的信息資源，通過加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。因此在企業(yè)檔案管理工作中，要積極采取有效的措施，加大投入力度，以此來保證企業(yè)檔案信息資源的完整性和安全性，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高效開發(fā)利用，積極推進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。同時企業(yè)檔案信息化建設(shè)還是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源十分龐大的繁雜，通過加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)，可以有效的提高企業(yè)檔案管理工作的水平和服務(wù)質(zhì)量，使企業(yè)檔案管理人員能夠從繁重的工作中解脫出來，加快推進企業(yè)檔案向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，更好的發(fā)揮出企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。企業(yè)檔案還是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，其對維護企業(yè)利益、合法權(quán)益及企業(yè)決策的科學(xué)性都能夠提供重要的信息支持，作為一種重要的信息資源，是關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，完整的企業(yè)檔案可以為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供重要的依據(jù)，因此通過加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)，可以有效的提高檔案利用率，使其更好的服務(wù)于企業(yè)的的發(fā)展和建設(shè)。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的措施

（一）加強企業(yè)管理人員信息化意識

企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展與企業(yè)管理人員的支持具有直接的關(guān)系。因此在日常工作中，需要重視企業(yè)管理人員的信息化意識的增強，企業(yè)要針對于管理人員定期開展信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，使其意識到在當(dāng)前新形勢下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，從而在實際工作中加大投入力度，積極促進檔案信息化建設(shè)工作的開展，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的優(yōu)化配置和高效利用，促進企業(yè)檔案服務(wù)水平的提升，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值，加快推進企業(yè)檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

（二）完善企業(yè)檔案信息化管理平臺

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，由于受到現(xiàn)實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完善檔案收集和提取，簡化檔案流程，提高檔案收集效率。在實踐過程之中，相關(guān)工作人員完全可以將產(chǎn)生的檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)傳送給檔案室，這樣有利于檔案室對資料的及時收集，并且還可以為減少檔案室人力資源的投資。

（三）建立健全企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標準，建立健全電子文件的形成、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。切實落實各項制度實施的保障措施，根據(jù)電子文件的特點，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標準，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理。企業(yè)應(yīng)保證電子檔案真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的電子檔案，應(yīng)同時保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

（四）建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)需要根據(jù)自身的實際情況業(yè)設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)，并選擇適宜的檔案信息管理軟件。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)要與企業(yè)其他管理系統(tǒng)實現(xiàn)有效的銜接，實現(xiàn)電子文件和電子檔案信息的及時傳遞。同時檔案管理軟件需要具備多種文件存儲格式，支持實時瀏覽和檢索，能夠有效的滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有序開展起到積極的促進作用。

（五）完善電子文件歸檔與檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理

企業(yè)檔案部門需要根據(jù)國家相關(guān)的文件材料歸檔規(guī)定來對電子文件歸檔的范圍、內(nèi)容和保管期限進行確定，并建立文檔及數(shù)據(jù)庫信息歸檔管理方案。保證電子檔案信息的安全，通過建立健全嚴格的管理制度，保證檔案實體和數(shù)字信息的安全，提高網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，由于信息技術(shù)為檔案服務(wù)提供了更為便利的條件，因此企業(yè)檔案部門需要通過進一步強化檔案資源建設(shè)，針對企業(yè)需求來提供專題和集成的檔案信息服務(wù)。

（六）加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)

各級檔案行政管理部門應(yīng)加強對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo)，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)改革流程再造相結(jié)合，與企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新相結(jié)合，積極推進企業(yè)檔案信息標準化和規(guī)范化建設(shè)。各級檔案行政管理部門應(yīng)積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關(guān)標準和規(guī)章，結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實際情況，適時制定相關(guān)企業(yè)電子文件、電子檔案管理的標準與方案及其實施細則。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，檔案信息化已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理手段較為單一，但隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程的不斷推進，企業(yè)檔案實踐工作中，各種先進的應(yīng)用，并充分的運用創(chuàng)新思維來針對檔案信息化建設(shè)中一些問題進行解決，可以有效的提高檔案信息化水平，全面推動企業(yè)檔案工作的有序開展。

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