大數據背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討

李霞

[摘 要]進入21世紀以來，我國科學技術發(fā)展迅速，信息化水平不斷提升，使大數據時代進入了新的階段。大數據指的是對一類或幾類事物的所有信息進行統(tǒng)計并保存，從而方便人們對其進行提取和應用，不僅使人們更加輕易地獲取相關信息，而且在一定程度上也降低了信息獲取的費用，因此大數據在各行各業(yè)都得以應用。檔案對個人的發(fā)展具有十分重要的作用，因此如何采取有效手段對檔案進行有效管理至關重要。本文通過對事業(yè)單位的電子檔案信息管理現(xiàn)狀進行分析，從而找出其在發(fā)展過程中面臨的主要問題，并針對這些問題提出了相應的解決對策，希望可以為檔案管理工作提供一定的幫助。

[關鍵詞]大數據；電子檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.078

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

1 事業(yè)單位實施電子檔案信息化管理的背景

事業(yè)單位是受國家政府部門直接管理的單位，其人事任命有著嚴格的程序和規(guī)定，在其發(fā)展的過程中，對檔案的重視程度越來越高?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作比較混亂，因此為了能更好地管理好職工的檔案，需要在大數據的支持下，加快電子檔案信息化建設，從而為更早實現(xiàn)信息化管理奠定良好的基礎。但目前，在發(fā)展的過程中，由于受限于各種因素，事業(yè)單位在整合檔案的過程中面臨著諸多問題，與其他性質的單位相比，其信息化整合速度相對緩慢。除此之外，隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門已經掌握了多種信息化的處理手段，不僅能夠充分應用單位內部的軟件、硬件系統(tǒng)，同時各部門之間還能通過網絡實現(xiàn)信息交換與共享。另外，不同事業(yè)單位之間還建立了局域網，同一單位的不同部門或者不同單位的不同部門允許進入局域網提取相關信息，不僅加強了各部門之間的合作，還能夠提高工作效率和工作質量。

2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理中存在的問題

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，基于大數據背景下的電子檔案信息化管理也得到了迅速發(fā)展，由于信息化管理的發(fā)展時間相對較短，因此在發(fā)展過程中難免會出現(xiàn)一些問題。事業(yè)單位在電子檔案信息化管理過程中存在以下幾個方面的問題。

2.1 領導者不重視檔案管理工作

近些年，雖然我國事業(yè)單位檔案管理工作取得了一定的進展，但是隨著檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展，似乎遇到了一定的瓶頸，在很大程度上是由于事業(yè)單位的領導者不重視檔案管理工作，不能認可其在單位運轉過程中所扮演的重要角色。領導者對于檔案管理的認識仍舊停留在檔案管理的表面，認為檔案管理工作就是對個人檔案進行保存，因此自然不愿意花費時間與精力對檔案管理人員進行培訓，導致檔案管理者在日常工作中只是按照規(guī)定對檔案信息進行簡單錄入，并未形成主動管理的意識。同時，由于領導不重視檔案管理工作，導致電子檔案信息化管理遇到很多阻力，從而使事業(yè)單位不能享受大數據時代所帶來的便利。

2.2 缺乏宏觀指導和統(tǒng)籌規(guī)劃

由于事業(yè)單位是由政府直接管理的國企單位，職工在工作過程中并不存在下崗與失業(yè)的問題。除此之外，受限于國企單位性質，事業(yè)單位的獎懲制度存在一定的缺失，這樣長期下去會使職工產生干與不干一個樣，干多干少一個樣的思想，嚴重影響了單位的進一步發(fā)展。在電子檔案信息化管理過程中，事業(yè)單位缺乏相應的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。首先，由于事業(yè)單位的職工沒有工作業(yè)績的壓力，他們的工作大都源于上級領導的壓力，導致大部分人都沒有全身心地投入工作中，且責任意識也相對較差。對于檔案管理而言，工作人員也只想保持現(xiàn)狀，不能及時學習檔案管理的新理念、新思維。其次，在人才招聘過程中，由于事業(yè)單位不重視檔案管理工作，因此他們不愿意花費時間與精力去招聘與檔案管理相關的畢業(yè)生。最后，事業(yè)單位的電子檔案信息化管理缺乏相關專業(yè)人員的指導，導致他們不能按照正確的方式對檔案進行管理，不僅降低了檔案管理的工作效率，同時也不利于檔案管理工作進步。

2.3 檔案管理人員的綜合素質較差

電子檔案信息化管理的良好運行離不開高素質的管理人才，但通過對現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員進行調查可以看出，事業(yè)單位檔案管理人員的素質相對較低。有些是即將退休的人員，有些是不能勝任別的崗位的人員，且大部分人只會簡單地把紙質的檔案信息錄入計算機中，然后進行分類保存。在現(xiàn)代化發(fā)展迅速的今天，電子檔案信息化管理不僅僅是信息錄入這么簡單的工作，更重要的是采取一定的手段對檔案信息進行有效管理。由此可以看出，為了更好地管理電子檔案，事業(yè)單位的檔案管理工作者不僅需要掌握信息技術，同時還需要具備一定的管理能力。

2.4 缺乏有效的檔案信息知識庫

大數據背景下的電子檔案信息化不僅改變了檔案管理的模式，同時也進一步提升了管理水平。除此之外，隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作被賦予了新的內涵和定義，其不僅僅是檔案錄入這么簡單的工作，對于檔案的后期管理以及總結是檔案管理的重中之重。但是，我國事業(yè)單位的檔案信息庫的數據較少，不能很好地幫助單位進行檔案管理。因此信息知識庫的缺失也是制約檔案管理工作進一步發(fā)展的重要原因。

3 促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

通過分析事業(yè)單位電子檔案管理工作存在的問題可以看出，事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然面臨著很多困難。為了及時解決這些問題所帶來的不便，進一步提升事業(yè)單位的檔案管理水平，相關部門可以從以下幾方面開展工作。

3.1 運用先進的科學文化知識開展檔案管理工作

檔案管理的實質就是知識管理，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其對檔案管理的要求也越來越嚴格。現(xiàn)階段，事業(yè)單位對檔案管理的要求不僅局限于確保檔案的完整性，更重要的是對其中所包含的信息進行管理。先進的科學文化知識的培養(yǎng)離不開單位和職工的共同努力，作為單位而言，需要為員工提供學習的機會，作為職工而言，需要在日常工作中多加學習，利用先進的科學文化知識來進行檔案管理工作。

3.2 加速人才培養(yǎng)與引進

良好的檔案管理離不開優(yōu)秀的人才，因此事業(yè)單位需要加強人才的培養(yǎng)與引進工作，具體可以從以下幾個方面進行。首先，事業(yè)單位可以通過內部競聘的方式選拔檔案管理工作者，重點選拔那些責任心較強、具有一定專業(yè)素養(yǎng)的人才從事檔案管理工作。其次，事業(yè)單位應選用合適的方式進行人才招聘，使更多的綜合性人才能夠進入政府部門。再次，事業(yè)單位應該加強培訓工作，使檔案管理人員能夠盡快適應工作崗位，能夠盡快掌握檔案管理工作工作方面的知識。最后，事業(yè)單位應邀請相關專家講座，讓領導和職工明白檔案管理的重要性和意義所在，從而推動檔案管理工作順利進行。

3.3 基于知識管理進行檔案管理信息化建設

要使檔案管理更主觀明確，事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)的檔案管理和知識元素相結合，在檔案的信息化建設中融入新的技巧，從而更好地對檔案管理進行規(guī)劃。同時，事業(yè)單位要巧妙地運用知識元素，將單位原有的數據和信息通過知識管理改變認知，將單位原有的檔案管理變成單位信息化的來源。

3.4 轉變職工觀念，大力推廣檔案信息化建設

事業(yè)單位的大部分職工沒有正確認識到檔案管理的意義，在他們看來，檔案管理就是檔案看管，隨著事業(yè)單位改革的加強，檔案管理工作被賦予新的內涵，單位職工應當盡快轉變觀念，從而明白檔案管理工作的重要性。除此之外，事業(yè)單位要要大力推廣檔案信息化建設，引進先進的技術和檔案管理系統(tǒng)，并加大檔案信息化建設投入。

3.5 強化檔案信息管理者的信息化意識

事業(yè)單位的領導具有一定的決策權，為了使信息化建設更好的進行，首先，單位領導者需要進一步加強信息化建設意識，努力了解信息化的內涵及對單位的優(yōu)勢和弊端。其次，管理人員要努力為職工普及信息化管理的意義及優(yōu)勢。最后，在日常工作中，作為管理人員而言，需要制定相關信息化管理的考核制度，從而使職工能夠自覺遵守相關規(guī)章制度。

4 結 語

通過上述分析可以看出，隨著科學技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都經歷著一場新的變革，在大數據背景下，電子檔案信息化管理是檔案管理改革道路上的必經之路。信息化檔案管理能夠消除原有管理模式的弊端，從而為事業(yè)單位進一步的發(fā)展提供幫助。

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