高職院校系部檔案工作初探

陳文

摘要：高職院校系部是相對獨立的教學單位，在高職院校蓬勃發(fā)展的背景下，系部檔案工作是學院檔案工作的重要組成部分。因此，對高職院校系部檔案工作的重要性、系部檔案管理工作的現狀、檔案管理的一些思考做初步的探討，以期加強、規(guī)范高職院校系部檔案管理工作，以便更好地為教學服務，為學院的健康快速發(fā)展發(fā)揮應有的作用。

關鍵詞：高職院校；系部；檔案管理

中圖分類號：G717.24文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）23-0188-02

在國家高度重視并大力發(fā)展高等職業(yè)教育，進一步規(guī)范、強化高等職業(yè)教育運作的背景下，高等職業(yè)院校近幾年在建設規(guī)模、管理模式等方面推行了一系列行之有效的措施，使其得到了很大的改觀，成效顯著。隨著院系管理權責的逐步理清和完善，系部逐步成為相對獨立的，集教學、科研和管理于一體的教學單位。系部作為相對獨立的教學單位，是高職院校的重要組成部分，它既是培養(yǎng)人才的一線單位，又是全校各項工作的最基層單位，也是許多數據和第一手資料的來源基地。隨著高等教育改革的不斷深入開展，高職院校對檔案工作的要求越來越高，檔案工作也以其越來越規(guī)范的管理和操作為高職院校的各項工作服務，促進高職院校的健康快速發(fā)展。

正因為如此，高職院校系部檔案工作的效果在一定程度上影響著高職院校檔案管理的開展，它與高職院校行政管理、教學管理、后勤管理等工作構成了高職院校管理的一個完整的體系。系部檔案工作效果的好壞，直接影響著高職院校的檔案質量，因此，有必要對高職院校系部檔案管理狀況進行審視，并作進一步的思考。

一、高職院校校級和系級檔案管理的不同之處

高職院校系部作為教學單位，承擔著學院主要的教學、教師和學生管理等工作，是一個相對獨立的行政管理執(zhí)行機構和教學管理機構。在各級管理機構和部門當中，高職院校的系部不是一個獨立的社會單位，它行使的是二級管理單位的職權。相比之下，高職院校系部檔案管理與學院檔案管理在目的、范圍、體系結構和方式4方面各有不同。

第一，目的不同。系部檔案管理的主要目的是應用，而學院檔案管理的目的主要是保存，它保存的是學院層面上的各項有保存價值的資料，以記錄學院的成長進程和發(fā)展軌跡。

第二，范圍不同。學院檔案管理范圍主要是根據檔案管理規(guī)定，保存有保存價值的過期的檔案資料。而系部收集、管理的檔案則包括收集管理大量的按檔案管理規(guī)定不需要歸檔的，但又還在發(fā)揮著作用或還在形成過程中的資料。

第三，檔案的體系結構不同。學院是以行政管理工作為形式，以教學活動為內容來共同構建檔案管理體系。而到了系部則是圍繞教學活動這個中心、以具體的教學實踐資料為內容建立檔案管理體系。

第四，方式上的不同。學院檔案室的管理是分階段進行的檔案整理工作，而系部檔案更多的是需要經常性的整理，有時甚至連一、及時的保存。因此，加強系部檔案管理工作具有著重要的意義。

二、高職院系檔案管理工作的現狀

系部檔案管理對學院的檔案工作有著其重要的支撐作用，但在實際的工作中卻存在著不受重視、管理人員不專業(yè)、存儲場所不符合要求、宣傳不到位、利用不充分等現狀。

（一）檔案工作不受重視

學院檔案室只負責收集院級范圍的重大檔案資料。各院系自己管理的檔案資料其實更多、更細、更瑣碎，如一些由各院系自己形成的檔案資料，像專業(yè)項目從申報到建設再到驗收，整個過程形成的資料，是由系部自己保存管理的。又如，系部對于專業(yè)建設、人才培養(yǎng)等的改革，從討論—立項—調研—論證—修改方案等等在這個過程中產生的一系列材料都是系部的重要檔案材料，也是由系部自己保存管理的。諸如此類的材料，大都是由系部進行檔案管理。這些資料是系部成長歷程的見證，是寶貴的教育教學第一手材料。

這些存放在系部的日常資料既多且雜，如果管理人員不重視、沒有足夠的責任心去管理，容易由于短時間內沒有利用價值而造成不受重視。思想上的不重視，加上沒有相應的規(guī)章制度可遵循，就容易造成管理上的漏洞，致使很多原始資料缺失，給系部乃至學院的工作造成很多不便之處。

（二）管理人員不專業(yè)

受崗位設置等的限制，各院系大都沒有專門的檔案管理人 員，而是由教學秘書或行政人員兼任。他們大部分沒有受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓，對檔案管理的觀念意識還不夠強，還處于簡單的資料收集整理階段，很少能做到對資料的鑒定修訂和篩 選。管理的檔案形式都是常見實物和文書檔案類，對于音像錄音等這些特殊載體的檔案管理上不夠重視，也不專業(yè)，因此，多存在資料收集不及時、不完整、不齊全，整理和保管不科學、不規(guī)范等情況。

（三）存放場所條件不符合要求

受建設規(guī)模和經費的限制，很多系部沒有專門的、符合條件的庫房用來存放檔案。因此，很多情況下，資料沒有按要求分檔立卷入庫，存放房間在溫度和濕度等檔案保管條件上都沒有達到檔案室的條件要求，使許多寶貴的一線資料隨著時間的推移漸漸消蝕，甚至流失。

（四）管理宣傳不到位，利用不充分

檔案管理并不是檔案管理人員的事情，需要全體師生的共同支持和配合。如老師們積極提供在教學過程中形成的一系列教學資料，又如教學“八大件”資料、優(yōu)秀課例、優(yōu)秀教學設計指導方案等等由系部進行管理，作為系部的教學資源庫素材、教研科研活動的素材，提高教學效果，促進教學質量的提高。

三、加強高職院校系（部）檔案管理的思考

系部檔案如此重要，應加強系部檔案的管理工作，主要從以下3方面入手。

（一）加大宣傳力度

加大檔案工作的宣傳力度，加強教工的檔案意識，組織教工學習有關的檔案制度和規(guī)定，養(yǎng)成良好的檔案管理意識，營造全體師生共同配合，做好檔案工作的良好風氣。

領導高度重視，有關師生積極配合，自覺送檔。檔案管理人員在負責建檔、歸檔和管理工作的同時，給檔案利用者提供查閱、咨詢等有效的服務，通過良好的服務態(tài)度和服務效果，說服廣大師生支持檔案工作，共維護檔案管理工作的良好運作。

（二）提高檔案工作人員的素質

檔案管理是一項“精細活”，要求檔案管理人員要細心、耐心、精心，只有這樣，面對各種檔案材料時才能有條不紊，忙而不亂。因此，檔案管理人員的素質水平影響著檔案工作的效果。高職院（系）應盡量配備專職的檔案管理人員，并通過專業(yè)的業(yè)務培訓和學習幫助其掌握有關的知識和業(yè)務技能。當然，檔案管理人員自己也要努力學習，提升職業(yè)道德素質修養(yǎng)，提高實際工作能力，加強知識功底，強化業(yè)務技能和現代化的管理能力，適應檔案管理的時代要求。

（三）以檔案管理帶動學風、教風建設

以教師作為檔案管理的主線，在檔案管理中引入質量管理的思想，促進檔案管理工作質量和效率的提高。這樣，可以使教師養(yǎng)成一種相對規(guī)范的工作習慣，每項工作都有頭有尾，做每項工作都按計劃—執(zhí)行—檢查—總結—反饋—修正的順序來做，環(huán)節(jié)緊扣，有步驟，成系統(tǒng)，高效率。在教師的身體力行之下，學生在耳濡目染中，也會受到潛移默化的影響，這有助于形成良好的學風、教風，促進良好的系部文化的建設。

綜上所述，高職院校系部的檔案管理工作目前還處于發(fā)展、規(guī)范階段，還存在亟需完善的地方。只要系部上下重視，互相支持，在具體的檔案管理工作中，抓住系部檔案管理的要點，堅持系部檔案的制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，通過系部檔案管理支持系部管理工作的有序開展，為廣大師生服務，為學院的檔案管理提供有力的支持。

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[責任編輯柯黎]