建筑工程檔案信息化管理探析

李 艷

宜昌市城建項(xiàng)目管理中心 443000

正文：

建筑工程檔案管理貫穿建筑工程建設(shè)的全過程，是建筑工程項(xiàng)目管理的重要工作之一。特別是在信息化時代，建筑工程檔案管理人員的信息歸檔意識不強(qiáng)、案卷整理不到位、管理系統(tǒng)更新緩慢、無法保證檔案信息安全等問題日益突出，推進(jìn)建筑工程檔案信息化管理已經(jīng)是非常必要的、緊迫的任務(wù)。

一、建筑工程檔案的主要特征

建筑工程檔案管理涉及非常復(fù)雜的、綜合性的內(nèi)容，例如建筑工程項(xiàng)目施工設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目合同協(xié)議書、上級部門的審批文件、施工現(xiàn)場地質(zhì)狀況和環(huán)境等，同時還包括施工資料的質(zhì)量、數(shù)量、設(shè)備購買、施工技術(shù)方法使用等情況。這些也只是建筑工程檔案的部分材料信息，其他的第三方信息、最后的竣工報告以及試驗(yàn)資料等都應(yīng)引起注意，通過各方配合與協(xié)調(diào)，做好檔案整理與管理工作[1]。建筑工程檔案也因此存在一些特殊性，主要包括：一次性，因?yàn)榻ㄖこ添?xiàng)目從開始到結(jié)束都是一次性操作，匹配的檔案也是從立項(xiàng)到竣工只有一套；確定性，在建筑工程建設(shè)全過程都貫穿著檔案，見證建筑工程項(xiàng)目的建設(shè)與變化，因而建筑工程檔案具有完整性、真實(shí)性，明確記錄工程狀況；實(shí)用性，通過建筑工程檔案可以了解其真實(shí)情況，有重要的保存價值、使用價值，不但為后期的建筑工程項(xiàng)目管理、維護(hù)與擴(kuò)建等提供依據(jù)，還為建設(shè)同類型建筑工程項(xiàng)目提供參考。

二、建筑工程檔案信息化管理的意義

建筑工程檔案信息化管理能推動城市建設(shè)事業(yè)的良好發(fā)展，更有效地提高建筑工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、科學(xué)性，延長城市建設(shè)工程資料保存周期，為查閱建筑工程檔案資料提供多樣化的便捷途徑[2]。并且在城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中必須采取先進(jìn)、快捷、高校的信息化技術(shù)手段管理建筑工程檔案，降低工作難度，提高管理效率。例如當(dāng)城市建設(shè)中缺少建筑工程檔案資料，就有可能在建設(shè)環(huán)節(jié)重新規(guī)劃項(xiàng)目，重新開展分析、測量、勘察等工作，延長項(xiàng)目建設(shè)周期，影響城市建設(shè)整體部署。在城市建設(shè)中還涉及到很多改造升級項(xiàng)目，建筑工程檔案能為其提供參考，通過信息化管理減少檔案質(zhì)量缺陷，在城市建設(shè)項(xiàng)目管理中發(fā)揮建筑工程檔案信息化管理的最大效用。

三、加強(qiáng)建筑工程檔案信息化管理的策略建議

（一）增強(qiáng)人員意識，做好數(shù)據(jù)歸檔工作

在建筑工程檔案管理中，工作人員必須增強(qiáng)信息化管理意識，在落實(shí)檔案管理時整合、存儲建筑工程的相關(guān)資料，統(tǒng)一建立網(wǎng)站和信息化體系，保證更有效、更規(guī)范地管理檔案。例如對于建筑工程的相關(guān)數(shù)據(jù)必須做好采集工作，利用計(jì)算機(jī)輸入所有數(shù)據(jù)信息，整理并存儲其中的地質(zhì)資料、施工資料等，將其存檔，預(yù)防發(fā)生檔案信息損壞或丟失的情況。在存儲檔案之后要進(jìn)行合理的分類，方便相關(guān)人員查找檔案資料，提高建筑工程檔案管理效率，加快信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)案卷整理，做好檔案著錄工作

面對信息化的條件與環(huán)境，建筑工程檔案案卷質(zhì)量會對后期的檔案著錄質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。如果計(jì)算機(jī)中的建筑工程檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，保存檔案的形式不科學(xué)，存在標(biāo)注錯誤，必然不利于建筑工程檔案著錄工作的開展[3]。在建筑工程檔案的著錄工作中也要把握每一個環(huán)節(jié)，按照工作流程分工負(fù)責(zé)，完成某個工程的檔案分級著錄之后要及時審核著錄質(zhì)量，并經(jīng)常深入建筑工程一線，全面掌握項(xiàng)目實(shí)際情況，按照建筑工程項(xiàng)目的變化審視檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，確保高質(zhì)量完成建筑工程檔案信息化著錄工作。

（三）改進(jìn)管理系統(tǒng)，提高信息管理水平

建筑工程檔案的管理單位及人員應(yīng)注意完善升級現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)，因?yàn)楹芏鄼n案管理軟件的使用范圍都很廣，但缺乏通用性，不僅因?yàn)檐浖鎯?shù)據(jù)的格式和形式有巨大差異，還因?yàn)樵诖鎯n案數(shù)據(jù)是使用的數(shù)據(jù)庫類型也存在差異。當(dāng)前應(yīng)用于建筑工程檔案信息化管理的軟件一般都能進(jìn)行系統(tǒng)登陸、刪除檔案信息或查詢、增加、修改檔案信息，只是依舊未能解決數(shù)據(jù)交換問題，導(dǎo)致系統(tǒng)不能通過統(tǒng)一方式把來源一致的檔案數(shù)據(jù)信息存儲到數(shù)據(jù)平臺里，不利于檔案共享。這需要建筑工程檔案管理者分析檔案管理的特征，據(jù)此開發(fā)專門的、獨(dú)立的檔案信息化管理系統(tǒng)，在不同檔案數(shù)據(jù)信息之間實(shí)現(xiàn)互動、交流，同時利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，充分共享檔案信息，提高建筑工程檔案利用水平。

（四）保證安全性，加快信息化管理進(jìn)程

在信息化時代，建筑工程檔案信息化管理還應(yīng)考慮安全性，只有保證檔案信息處于安全的狀態(tài)，才能更有效地提高檔案管理質(zhì)量。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化、信息化的建筑工程檔案過渡時存在不穩(wěn)定性，檔案人員必須增強(qiáng)安全防范意識，建立無紙化與紙質(zhì)化并用的建筑工程檔案管理模式，通過雙項(xiàng)備份防御網(wǎng)絡(luò)中的病毒感染問題、網(wǎng)絡(luò)攻擊現(xiàn)象等，做好建筑工程檔案的信息化登記、信息化歸類和安全化管理。例如對于已經(jīng)進(jìn)行定期備份的建筑工程信息化檔案應(yīng)再一次備份，建立完善的備忘錄，健全建筑工程檔案信息化管理的保密制度與安全保護(hù)措施，嚴(yán)格遵守涉密不上網(wǎng)的基本原則，保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫信息的安全性，達(dá)到建筑工程檔案管理信息化和高效化的目的。

四、結(jié)語

在建筑工程檔案管理工作中應(yīng)用信息化管理是創(chuàng)新工程檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，對提高整個建筑工程的質(zhì)量與安全具有重要意義，這需要項(xiàng)目管理中心和相關(guān)部門的人員不斷增強(qiáng)檔案信息化意識，做好檔案數(shù)據(jù)信息的歸檔工作，同時加強(qiáng)案卷整理，改進(jìn)信息管理系統(tǒng)，保證檔案信息的安全性，從而做好建筑工程檔案著錄工作，提高檔案信息管理水平，加快信息化進(jìn)程，促進(jìn)建筑工程檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。