探究辦公室文書檔案收集與歸檔

馬玉慶

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行業(yè)間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)逐漸增加，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部管理，對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理水平，但是現(xiàn)在的企業(yè)辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在很多問(wèn)題，影響企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。本文對(duì)相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出優(yōu)化文書檔案收集及歸檔工作的建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案收集；歸檔工作；企業(yè)管理

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題

1.工作人員意識(shí)薄弱。

由于很多企業(yè)的辦公室文書檔案工作會(huì)出現(xiàn)注意力不集中、文書檔案收集及歸檔工作拖延、滯后等情況，使得工作無(wú)法順利進(jìn)行。文書檔案管理人員由于缺乏對(duì)文書檔案管理的意識(shí)，只是重視重要文件，對(duì)普通文件缺少關(guān)注，使得整體文書檔案收集及歸檔工作效率不高，容易出現(xiàn)遺忘、疏漏、檔案丟失等情況。還有的工作人員認(rèn)為文書檔案收集及歸檔工作與企業(yè)發(fā)展不相關(guān)，無(wú)法全身心的投入工作，使得信息資料收集缺乏深度及精度，影響企業(yè)的發(fā)展。

2.企業(yè)對(duì)文書檔案收集及歸檔工作管理力度不足。

雖然企業(yè)開始重視辦公室文書檔案收集及歸檔工作，但是企業(yè)還不注重管理，文件資料缺失、破壞等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。使得文書檔案資料損壞，很多企業(yè)歸檔模式是文字資料歸檔、電子文檔缺乏重視程度。還有就是沒(méi)有按照歸檔流程，文件隨意的放置，在查找的時(shí)候需要消耗大量的人力和時(shí)間，影響工作的順利進(jìn)行。

二、新時(shí)期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學(xué)化處理要點(diǎn)解析

1. 文書檔案收集工序中需要全面關(guān)注的操作要點(diǎn)。

在不同企業(yè)之中，為了確保相關(guān)檔案資料收集地更為健全完善，有關(guān)工作人員則有必要在文件衍生階段中便細(xì)致化觀察認(rèn)證其完整性效果基礎(chǔ)上，組織文件管理全過(guò)程的監(jiān)督活動(dòng)。一旦說(shuō)其間發(fā)現(xiàn)任何弊端跡象，則需要在第一時(shí)間內(nèi)向有關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，進(jìn)一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內(nèi)部文書、承包機(jī)構(gòu)，以及有關(guān)職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環(huán)節(jié)中遺留缺陷的整改任務(wù)。畢竟唯獨(dú)這部分文件齊全了，有關(guān)機(jī)構(gòu)文書檔案的收集和應(yīng)用工作的實(shí)效性，才會(huì)得到合理的保障條件。

2. 文書檔案歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)該謹(jǐn)慎對(duì)待的處理要點(diǎn)。

第一，科學(xué)化分類。辦公室工作人員在組織合理規(guī)模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)既有的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類處理。如今經(jīng)常使用的分類方式包括年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等分類模式，它們?cè)诠ぷ鳝h(huán)節(jié)中通常會(huì)進(jìn)行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。

第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對(duì)各類檔案進(jìn)行合理程度地拆頂和修裱調(diào)試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。

第三，有序化排列組織。強(qiáng)調(diào)工作人員在處理好檔案裝訂任務(wù)之后，在分類方案之中的最低一級(jí)類目之中，結(jié)合特定模式進(jìn)行歸檔文件的先后排列次序確認(rèn)。目前經(jīng)常沿用的排列形式主要就是時(shí)間順序法，此類模式不管是針對(duì)相同事務(wù)的衍生變化順序，或是進(jìn)行不同事務(wù)發(fā)生順序認(rèn)證過(guò)程中，都能夠保留較強(qiáng)的操作特性。

第四，細(xì)致化地編號(hào)。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進(jìn)行特殊形式的符號(hào)標(biāo)識(shí)，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續(xù)諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎(chǔ)。

第五，清晰化編目。歸根結(jié)底，就是針對(duì)歸檔文件進(jìn)行目錄編輯。在實(shí)際處理期間，編目理當(dāng)以件為單位布置拓展，其間更應(yīng)該注意在文件目錄之中一件只可體現(xiàn)一類條目，一旦說(shuō)來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目處理。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的策略

1.加強(qiáng)宣傳，創(chuàng)造良好的工作條件。

為保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作順利進(jìn)行，需要將宣傳工作做到位。對(duì)此，檔案管理人員在收集文書檔案時(shí)，要將重點(diǎn)放在實(shí)用檔案編研與簡(jiǎn)報(bào)編制形式上，這樣能夠擴(kuò)大宣傳范圍。通過(guò)對(duì)文書檔案收集人員的合理引導(dǎo)，促使其切實(shí)增強(qiáng)自身管理意識(shí)，認(rèn)真、主動(dòng)做好文書檔案收集工作，也讓其他工作人員了解文書檔案收集的重要性，今后更加主動(dòng)配合。同時(shí)還要將多媒體技術(shù)利用起來(lái)，在各個(gè)階層做好宣傳工作，不斷提升文書檔案歸檔人員的責(zé)任感，規(guī)范自己的工作行為，加大對(duì)文書檔案的核查力度。這樣檔案管理人員才會(huì)樹立起全心全意的服務(wù)意識(shí)，工作中認(rèn)真盡責(zé)，有效防止出現(xiàn)造假的情況，保證辦公室文書檔案利用率得到提升。

2.完善辦公室文書檔案管理制度。

由于現(xiàn)行辦公室文書檔案管理制度存在很多缺陷，經(jīng)常發(fā)生文件資料丟失、缺損的問(wèn)題，因此需要盡快對(duì)辦公室文書檔案管理制度進(jìn)行完善，才能保證檔案收集與歸檔順利進(jìn)行。一是要以制度的形式明確辦公室文書檔案收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍和相關(guān)注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并有效工作流程，提升文書檔案的真實(shí)性與有效性。二是結(jié)合事業(yè)單位具體狀況，根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度，將責(zé)任明確到具體的個(gè)人身上，讓他們清楚自己的工作職責(zé)，確保文書檔案歸檔范圍更加科學(xué)、合理。三是確定文書檔案歸檔期限，對(duì)辦公室文書檔案實(shí)行統(tǒng)一的保管，避免部分人員私用。采取這種方法以后，既能夠從整體上提升文書檔案的收集、歸檔效率，還能夠?yàn)榻窈蟮睦锰峁┍憷瑸槭聵I(yè)單位其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展提供可靠、真實(shí)的依據(jù)。

3.創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔工作方法。

從以往辦公室文書檔案收集與歸檔工作情況來(lái)看，很多重要文件資料經(jīng)常發(fā)生破損、殘缺和流失的問(wèn)題，為解決這些問(wèn)題，需要不斷創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔方法。檔案管理人員要主動(dòng)出擊，及時(shí)加強(qiáng)與事業(yè)單位各部門之間的聯(lián)系，定期做好文書檔案的收集與歸檔工作，定時(shí)更新各項(xiàng)文件資料，提升文件資料的真實(shí)性與可靠性。針對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題，要認(rèn)真分析并采取相應(yīng)解決措施，避免對(duì)文書檔案的完整性造成不利影響。在信息時(shí)代下，還要將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案收集與歸檔工作中，減少人為誤差，提升工作的效率與質(zhì)量，真正體現(xiàn)出文書檔案應(yīng)有的價(jià)值與作用。

結(jié)語(yǔ)

辦公室文書檔案收集及歸檔工作對(duì)企業(yè)十分重要，應(yīng)加強(qiáng)工作人員的思想認(rèn)識(shí)、制度構(gòu)建、模式創(chuàng)新，使得辦公室工作人員及管理人員意識(shí)到文書檔案收集及歸檔工作的重要性，構(gòu)建全面、細(xì)化的工作制度，對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)管及約束，以保證文書檔案的規(guī)范性及完整性。

參考文獻(xiàn)

[1]沈紅雨；紹興文理學(xué)院電子文書檔案的安全問(wèn)題與對(duì)策[D]；吉林大學(xué)；2014年。

[2]沈庭燕；錦屏文書檔案及其開發(fā)利用研究[D]；上海交通大學(xué)；2014年。

[3]郭麗芳；秦至西漢時(shí)期文檔工作研究[D]；云南大學(xué)；2015年。