關于電子檔案存儲技術前期探究

劉文文

摘要：當前我國使用的檔案大多數(shù)是電子檔案，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，各方面都有顯著提升，正是因為電子檔案自身具備非常多的優(yōu)點，才使得電子檔案在我國社會上有非常廣泛的應用。要想保證電子檔案存儲的安全性和準確性，就需要在進行檔案長期存儲的時候建立完善的管理制度。本文對電子檔案存儲技術前期工作進行探討。

關鍵詞：電子檔案；存儲技術；問題

我們構建電子檔案可信管理評價是為了能形成可信管理解決方案，起草和完善系列規(guī)章制度和項目標準規(guī)范?；谧灾骺煽鼗A軟硬件環(huán)境，開發(fā)電子檔案管理與長期保存可信驗證應用系統(tǒng)，實現(xiàn)管理要求、標準規(guī)范。電子檔案可信管理與檔案管理信息化建設的有機融合，為我國各級各類綜合檔案館、各行業(yè)、各單位電子檔案可信管理和長期保存提供可行的一體化解決方案和技術支持。

一、實用中的電子檔案存儲技術中存在的問題

（一）面臨不當管理千萬的數(shù)據(jù)丟失風險。

我們在對電子檔案存儲技術進行使用和研究中，得知我國現(xiàn)階段狀態(tài)下進行電子檔案存儲的主要方式是光盤存儲和磁帶庫存儲，這種方式在使用的過程中有時會會發(fā)生一些意外事故，造成存儲介質進行電子檔案存儲時有時發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，增加了電子檔案在存儲過程中的風險。而且在對這些存儲介質進行研究的過程中，發(fā)現(xiàn)其自身還存在一定壽命問題，這些問題的出現(xiàn)都會加大電子檔案數(shù)據(jù)丟失的風險。對于在存儲介質使用過程中出現(xiàn)的問題來說，主要表現(xiàn)在兩個方面。即光盤劃傷和磁帶粘連的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象不僅僅會導致介質中存儲的檔案信息準確性受到影響，還會導致相應電子檔案信息發(fā)生大幅度丟失。

（二）標準規(guī)范的缺失。

我們在電子檔案和對檔案的其它方式，如紙質檔案二者相比較，可以看出，電子檔案不像紙制檔案，在進行存儲時候，能對存儲條件和現(xiàn)狀有一個比較全面的了解，這樣就需要保證電子檔案存儲安全，并發(fā)揮自身最大的作用，采取合理有效的方法對保存數(shù)據(jù)的準確性和安全性進行有效檢測。磁盤作為目前電子檔案存儲中常見的存儲介質，在使用之前需要對其自身的陣列參數(shù)和配件進行有效檢測，其根本原因在于不同參數(shù)的磁盤陣列之間的標準也有很大的差異，這就導致在制定統(tǒng)一的存儲標準時還存在一些阻礙。因此在發(fā)現(xiàn)磁盤陣列發(fā)生問題的時候需要對出現(xiàn)問題的原因進行全面分析，并及時與制造商進行溝通，只有這樣才能從本質上保證存儲設備的正常運行。

（三）管理制度滯后。

這種存儲方式就給我們提醒，我們在實際操作中，要保證電子檔案存儲的安全可靠性，要我們在長期存儲的時候，對檔案保管需要建立可操作易行的管理制度，這樣就能保證我們在實際應用中，對順利實施起到非常重要的的作用。但是在實踐研究中發(fā)現(xiàn)我國在進行電子檔案存儲管理中并沒有制定有效的管理制度，這就導致電子檔案的存儲管理還存在一些問題。盡管在進行電子檔案存儲管理的過程中還會對相應的設備進行檢查和維護，但是其對電子檔案存儲管理并不能起到全面的保障作用。而且在對電子檔案存儲磁盤進行維護的過程中，并沒有制定合理的維護周期，其大多數(shù)是通過與廠商合作進行的不定期維護，這種維護中涉及的責任和其他方面還有不明確的地方，這種現(xiàn)象對我國現(xiàn)在實施的電子檔案存儲管理還會產生非常嚴重的影響。

二、電子檔案存儲技術中問題的對策

（一）加強領導對檔案信息化建設的重視。

企業(yè)領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業(yè)領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

（二）完善電子文件的信息化管理。

首先應制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

（三）完善存儲設備。

檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。

（四）提高檔案工作者的素質。

檔案工作者應加強學習，提高理論素養(yǎng)，充實業(yè)務知識，同時，企業(yè)也應大力支持，組織檔案工作者參加培訓學習，全面加強檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

（五）選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。

目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據(jù)本企業(yè)的實際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。

（六）轉變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會服務。

破除“重管理設施購置、輕服務研究”的做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設服務于社會；變被動服務為“面向社會，多方聯(lián)系”的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便、快捷的信息服務。同時在加強館際交流，加強宣傳和推銷自己的同時加強檔案信息的開發(fā)利用并進行深層次的加工開發(fā)檔案信息資源，為信息時代提供優(yōu)質高效的服務。

（七）建立完善的電子檔案安全管理制度。

檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對數(shù)字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

（八）健全與檔案信息化相關的標準規(guī)范。

檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲與呈現(xiàn)必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范化，兼顧國際標準，做到標準規(guī)范，避免檔案信息資源的重復開發(fā)、利用率低等問題，為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎。

結束語

在對電子檔案存儲技術進行研究中，發(fā)現(xiàn)其中還存在一些問題，這些問題的存在不僅僅影響電子檔案的存儲，對其內部信息的安全性也不能有效保持，針對于這一點就需要對電子檔案存儲技術中存在的問題進行深入分析，并根據(jù)分析結果提出有效解決措施。另外在這個過程中還需要對其自身設計的前期研究進行深入分析，保證研究結果符合現(xiàn)在社會電子檔案的發(fā)展需求，這樣對于促使我國電子檔案的發(fā)展起到非常重要的作用。

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