淺談電子檔案管理

高亞輝

摘要：當(dāng)今社會，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，電子檔案正逐步發(fā)展替換紙質(zhì)檔案。人類社會的不斷進(jìn)步和信息化時代水平的提高，促使著傳統(tǒng)的抄錄、整理、歸納存儲、統(tǒng)管、需要時翻閱的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)的新形勢，應(yīng)現(xiàn)階段社會的要求，電子檔案管理自然而然地擺上了檔案管理工作的桌面，成為檔案管理的重要形式。針對檔案管理工作的這一新局面，本文僅就國內(nèi)電子檔案管理進(jìn)行簡要分析，并且有針對性的提出了幾點存在的問題和缺陷。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；基本要求；問題

一、電子檔案管理的基本要求

（一）完整性

《電子檔案管理基礎(chǔ)》，立足于檔案學(xué)、信息科學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，系統(tǒng)論述了計算機(jī)支持的協(xié)同工作概論、信息時代的檔案領(lǐng)域、電子檔案的形成機(jī)制、電子檔案管理模式、電子檔案管理規(guī)范、電子檔案全文檢索工具——EAD，以及數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程等。這樣的電子檔案管理基礎(chǔ)造成了電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。如電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。并且電子檔案如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

（二）原始性

隨著辦公自動化的快速發(fā)展和政府上網(wǎng)工程的普遍實施，電子文件大量產(chǎn)生，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，已成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代要求和社會發(fā)展的必然選擇。但是電子檔案畢竟不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”，是在既定事實的基礎(chǔ)上導(dǎo)入電子設(shè)備，很容易致使“原始狀態(tài)”失真，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。因此各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像等在制作時必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實性

剛剛上文也已經(jīng)提及，電子檔案很容易造成失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；因此，電子檔案的真實性是其基本要求之一，專業(yè)的工作人員在工作過程中也必須時刻注意這一問題。

（四）安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像資料都很容易被非法操作所更改，也容易被“黑客”侵入盜取，隨意篡改信息，這些問題都會直接造成電子檔案的安全性受損，并且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息呈現(xiàn)，出現(xiàn)不安全的問題，光盤磨損、磁粉脫離、吸塵生霉等。因而，工作人員在保存電子信息檔案的時候，必須保證電子檔案的安全性。

二、我國電子檔案管理中存在的問題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理工作中面臨更多的困哪與阻礙，例如技術(shù)、安全、效率等多方面的問題，如果不能對相關(guān)問題進(jìn)行有效的處理，極有可能影響到電子檔案管理的效率和質(zhì)量，綜合分析我國電子檔案管理中存在的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）對電子檔案管理的認(rèn)識存在一定的局限性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，相對陳舊、落后的管理方式嚴(yán)重阻礙了檔案信息公開化、公眾化，無法給廣大人民群眾提供最大的便利，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們逐漸意識到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，以及檔案信息資源所能夠帶來的經(jīng)濟(jì)效益，也就有越來越多的人逐漸重視起檔案。然而，社會中也確實有少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財產(chǎn)，使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。這樣的社會局限性認(rèn)識嚴(yán)重的阻礙制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）存儲載體的問題

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，現(xiàn)代電子檔案的存儲可選用的載體有多種，如光盤、磁盤、磁帶、移動硬盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，不存在讀取磨損，盤片不易損壞，因此，在當(dāng)前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。但是由于受到電子檔案管部門資金投入和管理技術(shù)的影響，往往導(dǎo)致在電子檔案在存儲載體的選用中存在較多的問題，進(jìn)而影響到電子檔案管理的安全性、實用性。

（三）其他風(fēng)險性問題

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。目前我國缺少專業(yè)的電子檔案管理人員，在職人員缺乏專業(yè)知識，無法妥善合理地做好電子檔案管理工作。

另外，黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，使電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

結(jié)語：電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。當(dāng)然，傳統(tǒng)檔案管理也具有其不可替代的優(yōu)勢，它的真實性與原始性都要強(qiáng)于電子檔案管理，將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理二者并存，相關(guān)工作人員應(yīng)該在進(jìn)行檔案管理工作時，正確的對待電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量，使二者相互依存，共同發(fā)揮其積極作用。