檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

馬慧珍

摘要：為了提高檔案管理水平，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)的管理。檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源有效融合、共享的基礎(chǔ)，同時(shí)利于內(nèi)部重要資料的長(zhǎng)期保存。針對(duì)當(dāng)下信息化建設(shè)和檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出對(duì)策，旨在為后續(xù)檔案信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；思考

一、檔案信息化管理的定義

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，給我們的生活和工作帶來(lái)了巨大的變化，同時(shí)也推動(dòng)了檔案管理的發(fā)展。在工作實(shí)踐中，檔案管理的模式和方法也在不斷更新，出現(xiàn)新的改變。而且，伴隨著高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的不斷出現(xiàn)，也為這項(xiàng)工作提供了更加便捷的條件。高效的管理思想的加入，顛覆了老舊的管理思維，讓管理更加具有新意，從而也促進(jìn)了這個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

二、檔案管理信息化的運(yùn)用現(xiàn)狀

（一）檔案檢索效率不高。

從目前的檔案管理信息化運(yùn)用情況來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過(guò)人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員也需要一定的時(shí)間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進(jìn)，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

（二）重視程度不夠。

雖然目前很多的事業(yè)單位跟隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)了檔案信息化管理模式，但是實(shí)際運(yùn)用效果非常不理想。最關(guān)鍵的是單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者意識(shí)上的缺乏，對(duì)其運(yùn)用不夠重視，同時(shí)也沒(méi)有清楚地了解其對(duì)檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行歸檔處理，導(dǎo)致信息的遺漏。并且由于很多事業(yè)單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對(duì)檔案的管理依然采取紙質(zhì)的方法，并沒(méi)有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)效性，也就無(wú)法談及信息化的檔案管理模式了。

（三）管理員綜合素質(zhì)不高。

部分事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過(guò)最傳統(tǒng)的方法進(jìn)行。而不像專業(yè)的檔案管理人員，有豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐能力，學(xué)習(xí)過(guò)較為先進(jìn)的檔案管理方法，明確檔案信息化建設(shè)的重要性。此外，還有部分檔案管理員對(duì)于工作并沒(méi)有太多的熱情，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，不主動(dòng)學(xué)習(xí)新的檔案管理方式。由此看來(lái)，目前很多管理員的綜合素質(zhì)不強(qiáng)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理高度信息化的具體策略

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務(wù)，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務(wù)意識(shí)，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹(shù)立起重利用輕保管意識(shí)。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見(jiàn)識(shí)，最好能夠在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，逐漸揭開(kāi)檔案信息管理的神秘面紗，提高對(duì)大眾服務(wù)的意識(shí)，這對(duì)于提升單位整體競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)影響力方面也具有重要作用為了能夠充分實(shí)現(xiàn)這一目的，今后應(yīng)為檔案從業(yè)人員提供專門(mén)的培訓(xùn)服務(wù)。

（二）提高管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)

在現(xiàn)代的檔案管理進(jìn)程中，員工要以為人民服務(wù)為宗旨。換言之，就是要以人民們的利益為中心。職工要知道這份工作具有的價(jià)值，要以工作為發(fā)展目標(biāo)。在進(jìn)行工作的時(shí)候也許會(huì)碰到很多的障礙，這時(shí)候工作人員要重視進(jìn)行資料的整合和管理還要加以運(yùn)用，如果沒(méi)有運(yùn)用會(huì)失去檔案管理的價(jià)值?，F(xiàn)在，檔案管理工作如果沒(méi)有進(jìn)行變革、拓展業(yè)務(wù)的規(guī)模、明確工作的任務(wù)，就會(huì)使得這項(xiàng)工作更加落后。所以，檔案管理人員要對(duì)這項(xiàng)工作重視起來(lái)，從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。現(xiàn)在，國(guó)內(nèi)這項(xiàng)工作對(duì)于人員有很多的要求，需要人員具備專業(yè)的素養(yǎng)和技術(shù)水平，而且還要有管理的能力。只有提高工作人員的管理水準(zhǔn)，才能推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。人才是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的保障，在選擇檔案管理人員的時(shí)候，不但要選擇精通檔案分類的人員，還要選擇精通互聯(lián)網(wǎng)的人員，最好是全方面發(fā)展的人才。只有選擇這樣的人員才能保障企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步。在對(duì)人員進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以分為三種聘用模式：一種是長(zhǎng)期從事檔案管理工作，一種是短期從事檔案管理工作，還有一種是其他工作中借用的人員。不管是何種聘用方式，都應(yīng)該保證人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)符合管理的需要和業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，才能保證工作更好地進(jìn)行。

（三）提高檔案信息管理水平

鑒于各個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況不同各個(gè)單位的設(shè)備配置也存在一定差異，導(dǎo)致我國(guó)檔案信息管理水平有著巨大的差異。除此之外，部分單位尚未意識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要性，其未能夠積極采購(gòu)高性能的檔案管理設(shè)備，也沒(méi)有充分提升管理人員的個(gè)人素質(zhì)和能力，導(dǎo)致整體檔案信息管理水平難以提升。今后企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)此方面的重視，積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，并且壯大人才隊(duì)伍，從各個(gè)方面綜合提升檔案信息管理水平。

（四）加大管理的力度

在管理過(guò)程中，管理的成敗取決于管理的流程。所以，要重視每個(gè)管理的環(huán)節(jié)，從檔案的搜集到整合都要由不一樣的辦公室去處理，從本質(zhì)上讓管理的困難變大，但是通過(guò)信息化可以讓工作更加高效。管理人員要轉(zhuǎn)換管理的思路，建成多平臺(tái)、多角度、重實(shí)踐的管理考核規(guī)定，讓員工的素養(yǎng)得以提升。檔案管理的員工要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容，并加入到軟件研發(fā)中去，選取合適的工作軟件，訂立嚴(yán)格的管理制度，改變檔案管理中不合適的情況，從而讓各部門(mén)之間得以融合，從而提升管理的成效，創(chuàng)建出適合的發(fā)展環(huán)境。只有運(yùn)用好互聯(lián)網(wǎng)科技，才能提升管理的水平?；ヂ?lián)網(wǎng)的傳播之快為檔案管理提供了很多的便利，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行管理，不但能夠讓管理更加高效和便捷，還可以減少員工的開(kāi)支，減少資源的浪費(fèi)。所以，在檔案管理中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以讓社會(huì)得以進(jìn)步，為人們提供更方便高效的檔案服務(wù)，讓檔案管理的質(zhì)量有質(zhì)的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流。因此加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作是十分必要的，針對(duì)現(xiàn)如今我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作中所面臨的問(wèn)題，應(yīng)該從問(wèn)題發(fā)生的根源入手，引進(jìn)新的技術(shù)與設(shè)備，提升檔案人員的管理工作，最終徹底解決面臨的困難，完善信息化的建設(shè)。

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