辦公自動化

伴隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，電子技術(shù)逐漸成為時代的主流，滲透人類生活和工作的各個領(lǐng)域。而辦公自動化作為電子技術(shù)最直接的體現(xiàn)，引領(lǐng)企事業(yè)單位邁入現(xiàn)代管理的高效辦公模式?？梢院敛豢鋸埖恼f，辦公自動化帶給政府機關(guān)或者企事業(yè)單位最為直觀的變化即是高效的工作效率以及管理者決策的正確性。由此可見，辦公自動化逐步引領(lǐng)人類步入全新的工作生活模式之中，故而受到人們的重視亦不足為奇。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 概述 重要意義 注意問題

隨著社會的進步及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式逐步被現(xiàn)代化的辦公模式所取代。辦公自動化已成為現(xiàn)代辦公的發(fā)展目標。辦公自動化一方面提高了辦公效率，使工作人員的時間得到了充分利用；另一方面辦公自動化提升了管理者決策的正確性，并且隨著辦公自動化的日益深入，其作用亦會越來越突出。本文以辦公自動化的概述作為切入點，從辦公自動化建設(shè)的重要意義及辦公自動化建設(shè)中應(yīng)注意的問題兩個維度展開論述。

1 辦公自動化的闡述

辦公自動化亦簡稱OA，是計算機網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公相融合而產(chǎn)生的一種全新高效的辦公模式，是以計算機為中心，跨部門、跨區(qū)域的一種辦公平臺，歸根結(jié)底是社會信息化的產(chǎn)物。辦公自動化最早誕生于西方發(fā)達國家，而后借助信息潮流在世界各國推廣開來。概括而言，辦公自動化系統(tǒng)具有如下特點：

（1）辦公自動化以辦公活動作為服務(wù)對象，以處理辦公活動整個過程的所有信息作為工作任務(wù)。

（2）辦公自動化作為一門綜合性極強的技術(shù)，是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與現(xiàn)代辦公相互融合的產(chǎn)物，它可謂涵蓋了計算機、電子、行政管理及文秘等多個領(lǐng)域，綜合性極強。

（3）提高辦公效率和辦公質(zhì)量是辦公自動化的終極目標，從而實現(xiàn)辦公工作的制度化、規(guī)范化，同時提高辦公人員作出決策的正確性，給決策人更多的信息和參考方案。

2 辦公自動化建設(shè)的重要意義

辦公自動化作為現(xiàn)代企業(yè)管理信息化的重要組成部分，是開啟企業(yè)現(xiàn)代化管理的金鑰匙。通常來說，衡量一個企業(yè)現(xiàn)代管理能力的一個重要指標就是企業(yè)的辦公自動化程度。因此，辦公自動化建設(shè)的意義十分重大。

（1）辦公自動化對企業(yè)的辦公效率的提升有著十分顯著的作用。因此，企事業(yè)單位建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)勢在必行，從而最大程度的減輕日常的辦公壓力。而辦公自動化一旦落地實施，完全可以實現(xiàn)隨時隨地的處理事務(wù)。

（2）辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)改革發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著社會的不斷發(fā)展，許多公司進入了發(fā)展的瓶頸時期，面臨著企業(yè)升級、管理改革等各種亟待解決的問題。因而改變原有的管理模式，建立新的管理手段都是企業(yè)升級的解決方案。辦公自動化的建立可以加快辦公速率，改變目前相對落后的辦公現(xiàn)狀?？梢院敛豢鋸埖恼f，辦公自動化的建設(shè)實施是企業(yè)升級無法繞過的一道門檻。

（3）辦公自動化的建設(shè)是公司可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求。從科學(xué)發(fā)展觀的角度來說，辦公自動化的建設(shè)是任何一個公司實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展所必不可少的。辦公自動化的建設(shè)既是適應(yīng)社會發(fā)展的需求，亦是企事業(yè)單位提高工作效率，管理水平，節(jié)約成本的要求所在，并最終為公司樹立良好的現(xiàn)代企業(yè)形象奠定基礎(chǔ)。

（4）辦公自動化是辦公精細化管理的重要手段。從粗放型管理向精細化管理的轉(zhuǎn)變是未來企業(yè)管理的發(fā)展方向。精細管理的核心是信息化、細致化及精確化；特征是科學(xué)管理、提高效率。辦公自動化的建設(shè)更有利于抓管控的精細化，更有利于效率的提升。

3 辦公自動化建設(shè)中應(yīng)注意的問題

3.1 關(guān)注辦公人員的觀念轉(zhuǎn)變問題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)給辦公工作帶來了新的契機，在新的形勢下對辦公工作也有了更高的要求。辦公自動化是高科技帶來的新鮮事物，要想適應(yīng)新事物首先就要轉(zhuǎn)變思想觀念。只有轉(zhuǎn)變了思想觀念、改變了思維模式，方能積極的調(diào)整工作模式，最終創(chuàng)造性的開展并完成工作。

3.2 注意加強軟件的投入建設(shè)

辦公自動化的硬件和軟件猶如人的左右腳，二者相互補充、不可缺少。但現(xiàn)代企業(yè)大都存在著重視對硬件的購買而忽視了對軟件的建設(shè)，從而使得軟硬件的投入和建設(shè)存在嚴重的不平衡。為了解決這個問題，在辦公自動化的建設(shè)過程中要把軟件開發(fā)擺在突出位置，組織辦公行政人員和軟件技術(shù)人員來共同研究辦公自動化的建設(shè)。

3.3 注意辦公自動化與傳統(tǒng)辦公的銜接

辦公自動化源于傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)并在逐步的取代傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)。然而，辦公自動化取代傳統(tǒng)辦公手段是一個長期的過程。因此，在辦公自動化的建設(shè)之中不能盲目的追求思想，要先抓傳統(tǒng)辦公規(guī)范，再抓辦公自動化與傳統(tǒng)辦公的結(jié)合，只有這樣才能逐步取得成果，實現(xiàn)辦公自動化的變革。

3.4 注意對辦公自動化的管理與維護

建設(shè)、管理與維護對辦公自動化系統(tǒng)來說是必不可少的。建立辦公自動化并不困難，難的是如何系統(tǒng)長久、穩(wěn)定的運行并發(fā)揮出最大的作用。甚至可以說，管理和維護決定了辦公自動化的壽命。因此，在建設(shè)辦公自動化的過程中，要克服“重建輕管”的思想，建立專門的管理維護團隊，使辦公自動化長久、有效的運行。

4 結(jié)語

辦公自動化的建設(shè)是一項長期的任務(wù)，不可以一蹴而就。在建設(shè)的過程中既要勇于創(chuàng)新，大膽設(shè)計想象，還要注意與實際相結(jié)合，只有這樣才能有力地推動辦公自動化建設(shè)的前進步伐，提高辦公與管理效率。

參考文獻

[1]孫敏.辦公自動化[M].北京理工大學(xué)出版社，2010.

作者簡介

段博文（1999-），男，河北省保定市人。高中學(xué)歷。

作者單位

河北省定州中學(xué) 河北省定州市 073000