檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用

周瑋

[摘 要] 隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)工作已經(jīng)在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中得到了全方位的體現(xiàn)，信息化建設(shè)為企業(yè)的管理帶來了工作開展的創(chuàng)新思路和創(chuàng)新形式；檔案管理是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的重要組成部分，信息化技術(shù)的應(yīng)用讓企業(yè)的檔案管理更加的方便快捷，助推著企業(yè)的快速發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案；信息化建設(shè)；實(shí)踐應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 074

[中圖分類號(hào)] F270.7；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）05- 0180- 02

0 引 言

現(xiàn)代化高新技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)更好地發(fā)展提供了更多的機(jī)會(huì)和路徑。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展是離不開檔案管理工作的支撐的，現(xiàn)代信息化管理工作的開展已經(jīng)成為了企業(yè)工作開展的重要發(fā)展趨勢(shì)；現(xiàn)階段，我國的各大企業(yè)的檔案信息化管理工作的落實(shí)、開展仍舊還存在一些問題，還需要進(jìn)一步的提升。

1 企業(yè)檔案信息化管理工作存在的問題

企業(yè)的檔案信息化管理工作是助推企業(yè)快速發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ?，信息化技術(shù)的有效應(yīng)用是提高企業(yè)檔案資源高效利用的重要途徑；在信息化時(shí)代，為了能夠保證企業(yè)信息化資源的利用效果，通過對(duì)檔案信息化的技術(shù)應(yīng)用能夠確保檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化，讓相關(guān)的信息資源得到更好的利用。

1.1 企業(yè)管理層缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

隨著國際市場(chǎng)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)，很多的企業(yè)在發(fā)展過程中都迫切需要應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案信息管理方式來改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過提高現(xiàn)代企業(yè)的管理水平來適應(yīng)多變的現(xiàn)代市場(chǎng)環(huán)境。檔案管理工作作為企業(yè)管理工作中重要的基礎(chǔ)性工作，它的及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及全面性能夠?qū)⑵髽I(yè)的原始數(shù)據(jù)資源信息準(zhǔn)確地提供給企業(yè)發(fā)展的決策者，方便決策者能夠在第一時(shí)間做出適當(dāng)且有效的決策，來提升企業(yè)的應(yīng)變能力。所以說，只有運(yùn)用好現(xiàn)代化的檔案信息化建設(shè)工作才能夠真正地提高企業(yè)檔案管理水平，才能夠跟得上市場(chǎng)變化的步伐，才能夠提升企業(yè)的應(yīng)變能力。

企業(yè)的檔案管理如果存在著問題，那么就一定會(huì)影響到企業(yè)的管理系統(tǒng)，同時(shí)也會(huì)影響到企業(yè)管理職能的作用發(fā)揮，檔案信息化建設(shè)工作既是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然選擇，同時(shí)也是企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要；檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程，對(duì)于檔案管理工作的改革創(chuàng)新需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要長(zhǎng)期進(jìn)行細(xì)致的調(diào)研分析，在實(shí)踐操作中不斷地進(jìn)行完善，在工作方式方法的研究過程中，必須要長(zhǎng)期地堅(jiān)持實(shí)用性和時(shí)效性才能夠符合企業(yè)的管理發(fā)展，只有將現(xiàn)代化信息建設(shè)工作的思想納入到企業(yè)發(fā)展之中，才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的歷史性轉(zhuǎn)折，有效地提高檔案信息化建設(shè)的速度并與現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展保持同步，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供方便、快捷、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)工作。

1.2 企業(yè)管理層缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度

對(duì)于企業(yè)的發(fā)展，很多的企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)的檔案建設(shè)工作并不重視，對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視和支持，也正是因?yàn)槿狈χ匾暫椭С种率购芏嗟墓芾砉ぷ骱茈y能夠落到實(shí)處；由于企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，導(dǎo)致認(rèn)識(shí)不足，就使得很多的檔案信息化建設(shè)工作的執(zhí)行都很難得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的配合，一些有關(guān)檔案管理工作的開展效果也不理想，嚴(yán)重制約和影響著企業(yè)的發(fā)展。

1.3 企業(yè)管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入有限

對(duì)于一部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作中投入的資金不夠，使得很多有關(guān)檔案信息化的硬件設(shè)施無法得到及時(shí)的更新維護(hù)，資金的匱乏致使工作的開展受到了阻礙，使得一些工作很難能夠有效的落實(shí)，很多的企業(yè)管理工作以及工作的創(chuàng)新開展思路都停止在想法的初期，使得很多的工作其效率都非常低。

1.4 企業(yè)的檔案信息化管理建設(shè)工作存在安全隱患

在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作中，安全問題是必須要引起企業(yè)重視的。有一些企業(yè)對(duì)于檔案的安全不夠重視，很多檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作不夠規(guī)范，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的保護(hù)存在很多的缺失，對(duì)于檔案的信息管理嚴(yán)重缺乏科學(xué)有效的設(shè)計(jì)方案，對(duì)于因操作失誤而造成的信息丟失就很難對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的及時(shí)回復(fù)，這對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來講是非常嚴(yán)重的影響，其后果是不可估量的。

1.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升

對(duì)于目前的一些企業(yè)來講，很多的檔案管理工作人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)人員的結(jié)構(gòu)比例不均衡，兼職人員比例相對(duì)過高。檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的了解和認(rèn)識(shí)不夠到位，很多的工作開展仍舊是采取手工操作形式，致使很多的系統(tǒng)和軟件在使用和操作過程中都存在著失誤，信息化的工作落實(shí)效果欠佳。

2 現(xiàn)代化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用研究

企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)踐研究需要專業(yè)的技術(shù)工作人員進(jìn)行實(shí)踐操作，這項(xiàng)工作的開展對(duì)于工作人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合素養(yǎng)的要求非常的高。新時(shí)期檔案信息化管理工作人員必須要具備非常專業(yè)的信息化建設(shè)的綜合實(shí)踐能力和檔案管理能力，這樣才能夠更好地勝任檔案管理工作開展的需求。

對(duì)于檔案管理工作開展的要求和新時(shí)期現(xiàn)代化的檔案管理工作，作為企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視對(duì)檔案管理工作專業(yè)人員的培養(yǎng)；工作人員對(duì)于檔案管理的信息化實(shí)踐操作的具體工作方法和工作要求必須要結(jié)合企業(yè)的軟硬件設(shè)施的實(shí)際情況進(jìn)行升級(jí)完善，積極組織檔案信息化工作人員進(jìn)行技術(shù)操作和理論學(xué)習(xí)，并結(jié)合企業(yè)工作開展的實(shí)際特點(diǎn)和檔案信息化管理的要求進(jìn)行工作的二次開發(fā)和優(yōu)化完善，只有對(duì)檔案信息化相關(guān)的軟硬件配套設(shè)施進(jìn)行不斷的完善才能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求，才能夠保證檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

企業(yè)在發(fā)展實(shí)踐中，必須對(duì)檔案管理工作的開展明確工作目標(biāo)和任務(wù)，通過對(duì)軟硬件設(shè)施的開發(fā)，經(jīng)常與檔案信息化管理的工作人員進(jìn)行溝通商議，才能夠設(shè)計(jì)出符合企業(yè)發(fā)展的信息軟件，這樣就能夠更好地提高企業(yè)檔案信息化管理的利用效率；企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，更是提高企業(yè)檔案信息化資源的有效利用和資源共享效果的重要改革研究發(fā)展方向，要通過不斷構(gòu)建并完善企業(yè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，才能夠?yàn)闄n案信息資源的遠(yuǎn)程查閱管理提供更好的服務(wù)。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)例分析

本鋼集團(tuán)為了使集團(tuán)能夠得到更好的發(fā)展，基于企業(yè)的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，在通過對(duì)公司的購銷、人員薪資、辦公自動(dòng)化等方面進(jìn)行建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了公司發(fā)展的檔案信息化管理；從研發(fā)開始直到今日，他們通過對(duì)軟件的實(shí)踐操作、系統(tǒng)使用情況的調(diào)查研究、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行深入的研究分析、對(duì)系統(tǒng)的升級(jí)設(shè)計(jì)、程序的完善更新等一系列的工作開展使得檔案信息化管理工作正式成為了工作發(fā)展運(yùn)營的主線，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，工作人員可以通過OA辦公自動(dòng)化軟件對(duì)企業(yè)工作開展的資料進(jìn)行系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)檢索以及對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除、還原及數(shù)據(jù)信息的歸檔工作，同時(shí)還涉及大量的工作業(yè)務(wù)往來、薪酬以及辦公設(shè)備等系統(tǒng)的導(dǎo)入與檢索工作，其檔案信息化管理系統(tǒng)不僅容量龐大，而且還能夠兼容支持企業(yè)更多工作的開展，同時(shí)也解決了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中的不足。

3.1 檔案信息檢索、查詢更加的方便快捷、檔案的損壞和丟失問題得到了妥善的解決

傳統(tǒng)的檔案檢查、查詢、查閱工作非常的費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，而且在檔案查找過程中非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在實(shí)施檔案信息化建設(shè)之后，這項(xiàng)工作的操作變得更加的方便，操作起來更加的簡(jiǎn)單、快捷，還省去了傳統(tǒng)檔案管理中的及時(shí)催還，對(duì)于逾期不歸還檔案的借閱者在系統(tǒng)中就能夠進(jìn)行提醒并將數(shù)據(jù)檔案材料進(jìn)行回收。

傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠手工操作，很多的檔案在保管過程中就容易出現(xiàn)破損和損壞情況，尤其是一些工程的圖紙等破損的概率更大，實(shí)施檔案信息化管理之后這些破損和損壞的問題就能夠有效地避免和解決。

3.2 檔案信息化建設(shè)為企業(yè)科研、決策工作提供了有效的服務(wù)

企業(yè)實(shí)施檔案信息化管理之后，相關(guān)的技術(shù)人員可以在檔案信息化管理系統(tǒng)中對(duì)自己所需要的資料進(jìn)行查閱，有一些檔案資料實(shí)施電子化之后能夠方便科技工作人員的二次開發(fā)和利用，大大地提高了企業(yè)的工作效率和企業(yè)對(duì)外的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也減緩了檔案工作人員的勞動(dòng)力，不必再耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力投入到檔案材料的歸檔、裝訂和管理中；科技信息是企業(yè)最寶貴且無形的企業(yè)資產(chǎn)，更是一個(gè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)，檔案信息化管理能夠更好地對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行高效的利用并為企業(yè)的決策提供最佳的依據(jù)。

4 結(jié) 語

對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，檔案信息化建設(shè)工作的開展為企業(yè)的發(fā)展提供了新鮮血液和不竭的發(fā)展動(dòng)力，檔案信息化管理已經(jīng)成為了目前信息化時(shí)代背景下企業(yè)必須要關(guān)心且關(guān)注的重要內(nèi)容。一個(gè)企業(yè)想要更好地發(fā)展就必須要做好信息化建設(shè)工作，才能夠保證企業(yè)自身具有充足的競(jìng)爭(zhēng)力，才能夠緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，只有提高企業(yè)檔案管理的工作效率、提高企業(yè)檔案資源的利用率才能夠促進(jìn)企業(yè)管理決策水平和能力的提升。

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