中小型企業(yè)ERP管理與內(nèi)控的實(shí)施研究

陳雪玲

摘要：隨著信息化的發(fā)展及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，中小型企業(yè)承受的市場(chǎng)壓力也越來(lái)越大，如何才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地，保持并提高企業(yè)的市場(chǎng)份額，從而取得良好的發(fā)展成為其關(guān)注的核心問(wèn)題。越來(lái)越多的的企業(yè)管理層意識(shí)到在進(jìn)行成本控制的同時(shí)需要不斷的完善自身的內(nèi)部控制制度，才能提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。ERP管理系統(tǒng)在執(zhí)行當(dāng)中只認(rèn)流程和規(guī)則，可以通過(guò)運(yùn)用其強(qiáng)大的核算和管理功能，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況及具體需求，梳理企業(yè)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)，把內(nèi)部控制和核算結(jié)合起來(lái)，制訂和完善行之有效的內(nèi)部控制措施，從而達(dá)到優(yōu)化結(jié)構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。文章結(jié)合中小型企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，闡述了ERP在企業(yè)內(nèi)控方面的作用，通過(guò)ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的辦法，分析了ERP實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，并提出了具體解決措施。

關(guān)鍵詞：ERP管理；內(nèi)部控制；成本控制；資金控制；費(fèi)用控制流程與權(quán)限設(shè)置

一、ERP與企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)合的路徑

大多數(shù)中小型企業(yè)正處于初創(chuàng)期或成長(zhǎng)期，企業(yè)自身的規(guī)模小，管理模式單一，應(yīng)遵循先抓重點(diǎn)后抓非重點(diǎn)、先進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)后拓展提高的原則，在進(jìn)行ERP管理模式框架設(shè)置時(shí)，結(jié)合公司自身的具體情況和基本需求來(lái)進(jìn)行核算、預(yù)算、內(nèi)部控制的框架設(shè)置，并留足空間，以方便后期發(fā)展擴(kuò)充。

在成本控制方面，可根據(jù)企業(yè)自身銷(xiāo)售產(chǎn)品的特性、工藝流程特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)某杀竞怂惴椒?，比如?xiàng)目核算、分步核算、品種核算等；事前，進(jìn)行預(yù)算編制；在各個(gè)生產(chǎn)工藝流程當(dāng)中，通過(guò)需求跟蹤單據(jù)的形式，進(jìn)行成本和費(fèi)用的歸集，并與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，設(shè)置超支預(yù)警功能，進(jìn)行時(shí)時(shí)反饋，及時(shí)分析差異產(chǎn)生的原因、進(jìn)行有的放矢，采取有效措施，從而實(shí)現(xiàn)在生產(chǎn)過(guò)程事中進(jìn)行有效的成本控制。

在資金控制方面，通過(guò)ERP對(duì)客戶和供應(yīng)商進(jìn)行管理，進(jìn)行信用等級(jí)劃分，賬期管理，結(jié)合財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，合理安排資金收付，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)營(yíng)運(yùn)資金的合理安排、高效使用；為籌資和融資計(jì)劃提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

在費(fèi)用控制方面，根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的要求和內(nèi)部管理需求，設(shè)置ERP審批流程，層層落實(shí)，嚴(yán)格把關(guān)。

總之，ERP與企業(yè)內(nèi)部控制的結(jié)合，是在充分考慮企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，分析企業(yè)實(shí)際狀況，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和管理設(shè)計(jì)，方便及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從而進(jìn)行有效控制，以達(dá)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。

二、ERP在中小型企業(yè)內(nèi)部控制方面的重要作用

（一）通過(guò)ERP的流程設(shè)置和權(quán)限設(shè)置控制，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制

ERP管理系統(tǒng)有靈活的流程設(shè)置和權(quán)限設(shè)置功能，可直接用來(lái)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制。不相容職務(wù)相分離原則，是企業(yè)內(nèi)部控制的主要原則之一，在ERP管理系統(tǒng)中可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置，對(duì)不相容職位的操作人員和審批人員進(jìn)行定義，區(qū)分操作權(quán)、查看權(quán)和審批權(quán)，從而實(shí)現(xiàn)不同崗位尤其是不相容崗位由不同的人員來(lái)操作；針對(duì)授權(quán)審批控制，在ERP管理中根據(jù)實(shí)際內(nèi)部控制需求，包括會(huì)計(jì)人員在內(nèi)的ERP系統(tǒng)操作人員進(jìn)行崗位分配、權(quán)限分配、職能分配； ERP管理系統(tǒng)的流程設(shè)置和權(quán)限設(shè)置功能，在實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制當(dāng)中，設(shè)置簡(jiǎn)便，可操作性強(qiáng)，更易取得考核和內(nèi)部控制績(jī)效的指標(biāo)數(shù)據(jù)。

（二）通過(guò)ERP強(qiáng)大的核算功能，將會(huì)計(jì)核算和企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)合起來(lái)，達(dá)到時(shí)時(shí)分析控制和反饋的目的

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算，往往只能在經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)發(fā)生后進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集和匯總，相關(guān)分析更是滯后。中小型企業(yè)在引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)實(shí)施后首先可以達(dá)到如下幾點(diǎn)需求：1.滿足企業(yè)外部和企業(yè)內(nèi)部管理層對(duì)財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)核算需求；2.通過(guò)整合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人力資源等，核算與信息管理集中統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化資源共享，信息共享；3.建立預(yù)算分析系統(tǒng)，會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)預(yù)算在系統(tǒng)中有機(jī)結(jié)合，并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)核算控制點(diǎn)與預(yù)算的比對(duì)和分析，進(jìn)行時(shí)時(shí)反饋；4.通過(guò)成本核算，針對(duì)銷(xiāo)售產(chǎn)品特性開(kāi)通成本核算方式，加強(qiáng)對(duì)成本費(fèi)用過(guò)程中的控制；5.在資金控制方面，通過(guò)在系統(tǒng)設(shè)置賬期、信用等級(jí)等方式，建立對(duì)客戶與供應(yīng)商的管理，與核算數(shù)據(jù)相結(jié)合，制訂資金收、付計(jì)劃，提高經(jīng)營(yíng)資金的使用效率，并對(duì)客戶和供應(yīng)商設(shè)置控制指標(biāo)，時(shí)時(shí)進(jìn)行分析和比對(duì)，使出現(xiàn)的問(wèn)題能及時(shí)得到反饋從而進(jìn)行處理，保證了資金的安全、高效使用，更是資金內(nèi)部控制有效性的保證。6.在費(fèi)用控制方面，通過(guò)系統(tǒng)的流程設(shè)置，嚴(yán)格付款審批流程，既保證了資金收付當(dāng)中的資金安全，又能通過(guò)預(yù)算與實(shí)際支出情況的時(shí)時(shí)比對(duì)，達(dá)到控制的目的。

三、ERP實(shí)施中結(jié)合內(nèi)部控制的困難與問(wèn)題

（一）內(nèi)部管理不完善

大多數(shù)處于成長(zhǎng)期和初創(chuàng)期的中小型企業(yè)，其管理制度尚未完善，加上管理層管理理念不強(qiáng)，內(nèi)部控制多依賴管理人員的個(gè)人風(fēng)格和領(lǐng)導(dǎo)魅力，并未形成系統(tǒng)的制度和方法，甚至有些企業(yè)是在實(shí)施ERP管理的過(guò)程中，不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并在ERP管理系統(tǒng)的流程設(shè)置和規(guī)范化操作當(dāng)中不斷的強(qiáng)化管理方式方法以及完善管理制度執(zhí)行細(xì)則。

（二）ERP管理人員素質(zhì)待提高

眾多的中小型企業(yè)，實(shí)施ERP管理系統(tǒng)后，一方面信息量大多而雜，因人員配備不足，往往一人多個(gè)崗位，出于成本效益原則的考慮，在人員操作上分工有交錯(cuò)，甚至一人多崗多權(quán)限；另一方面，因ERP管理系統(tǒng)設(shè)置流程復(fù)雜，加上系統(tǒng)只認(rèn)流程和規(guī)則的特征，實(shí)際操作當(dāng)中，大大影響了工作的效率。

（三）產(chǎn)品項(xiàng)目的成本和費(fèi)用歸集取數(shù)不準(zhǔn)確，影響數(shù)據(jù)分析效果

企業(yè)進(jìn)行成本核算時(shí)，應(yīng)將數(shù)據(jù)歸集中，選擇恰當(dāng)?shù)某杀竞怂惴椒ǎ械某杀竞唾M(fèi)用按一定的規(guī)則歸集，但在實(shí)際數(shù)據(jù)歸集當(dāng)中，因各項(xiàng)目分散、項(xiàng)目或產(chǎn)品之間有交叉，項(xiàng)目工期或產(chǎn)品的階段劃分模糊等原因，項(xiàng)目或產(chǎn)品的成本和費(fèi)用歸集取數(shù)往往不準(zhǔn)確；或者記錄不及時(shí)，不能及時(shí)入賬；或者財(cái)務(wù)基于收入確認(rèn)謹(jǐn)慎性原則，收入確認(rèn)與實(shí)際完工期間有偏差等，導(dǎo)致當(dāng)期的收入和成本及費(fèi)用不匹配；可比性差，影響分析數(shù)據(jù)；如果不能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，會(huì)直接影響分析數(shù)據(jù)的效果。

（四）對(duì)客戶與供應(yīng)商實(shí)施控制不全面

在對(duì)客戶和供應(yīng)商信用化管理當(dāng)中，往往因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不夠，或設(shè)計(jì)不全面，或推行不暢等原因，考核標(biāo)準(zhǔn)制訂困難，繼而影響了資金估算的準(zhǔn)確性，ERP并不能智能識(shí)別，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的控制。

（五）對(duì)費(fèi)用的控制流于形式

費(fèi)用審批流程的執(zhí)行當(dāng)中，如果只注重ERP系統(tǒng)流程，往往會(huì)讓審批流于形式，導(dǎo)致流程與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)，沒(méi)有真正起到逐級(jí)審批，確保業(yè)務(wù)審批流的實(shí)際工作意義，或者流程設(shè)置過(guò)于呆板，加上人員協(xié)調(diào)與配合度不夠，往往導(dǎo)致工作效率低下，流轉(zhuǎn)不暢，審批的力度不夠。

四、ERP實(shí)施中更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制舉措

（一）結(jié)合ERP，提高公司管理整體水平

ERP管理系統(tǒng)的實(shí)施，內(nèi)部控制的加強(qiáng)與公司整體管理水平的提升，是一個(gè)相輔相承的過(guò)程，在實(shí)踐中應(yīng)不斷完善管理制度管理方法，并將這些方法和理念融匯到ERP系統(tǒng)的控制措施當(dāng)中去，理論聯(lián)系實(shí)際。中小型企業(yè)，人員少，規(guī)模小，在ERP實(shí)施和控制過(guò)程當(dāng)中，先從最重要的地方出發(fā)，抓大放小，根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有規(guī)模和需求，同時(shí)兼顧成本效益原則，在流程設(shè)置方面，采用的形式可靈活多樣，能達(dá)到控制、審批的目的即可，對(duì)把關(guān)人員的要求和考核，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確，重結(jié)果也重效率。適時(shí)變化的同時(shí)形式多樣，甚至可以一人多崗，添加有效的交互控制即可。

（二）提高內(nèi)控措施執(zhí)行力

針對(duì)核算當(dāng)中的數(shù)據(jù)歸集不準(zhǔn)確不及時(shí)，核算與實(shí)際有偏差等現(xiàn)象，前期應(yīng)嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，中期強(qiáng)化執(zhí)行、措施到位，后期及時(shí)反饋和修正，按進(jìn)度和階段及時(shí)與預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，分析差異及其形成原因，以便及時(shí)處理，進(jìn)行有效控制。

（三）從公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況出發(fā)制訂適合公司的制度和方法

除了加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)和供應(yīng)部門(mén)的要求，提高工作效率之外，一方面改善核算方法，使之在符合會(huì)計(jì)法規(guī)的前提下，機(jī)動(dòng)靈活；另一方面，在無(wú)法有機(jī)結(jié)合的情況下，在內(nèi)控分析時(shí)，對(duì)核算數(shù)據(jù)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行再加工，使取舍后形成的數(shù)據(jù)作為內(nèi)部分析和內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)依據(jù)，更加符合公司實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。通過(guò)設(shè)置過(guò)渡科目等方式方法，在保證會(huì)計(jì)核算嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)稅要求的同時(shí)，又可以從實(shí)際出發(fā)對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行分析，確認(rèn)實(shí)際的收入，設(shè)置恰當(dāng)?shù)某杀局行?，使用相匹配的費(fèi)用分配方式方法進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分解和分析，以滿足管理層內(nèi)控目標(biāo)的考核需求。

（四）全面提升公司整體水平

針對(duì)在管理當(dāng)中因認(rèn)識(shí)不夠，推行不暢導(dǎo)致的標(biāo)準(zhǔn)制訂困難，執(zhí)行不到位等情況，首先，要加強(qiáng)企業(yè)的管理理念，提高人員素質(zhì)，然后還要加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施和內(nèi)部控制的重視。使之認(rèn)識(shí)到ERP管理系統(tǒng)實(shí)施和內(nèi)部控制不斷加強(qiáng)和改善的過(guò)程也是管理理念強(qiáng)化和管理措施不斷推陳出新，企業(yè)執(zhí)行力不斷提高的過(guò)程。

五、結(jié)語(yǔ)

中小型企業(yè)在進(jìn)行EPR核算和內(nèi)部控制管理的同時(shí)，要優(yōu)化自身所有的流程和管理措施，并考慮企業(yè)實(shí)際情況及未來(lái)的戰(zhàn)略方向，有重點(diǎn)有針對(duì)性的進(jìn)行核算和內(nèi)控設(shè)置。一切應(yīng)以公司正常的運(yùn)營(yíng)管理為主導(dǎo)，使ERP管理系統(tǒng)能優(yōu)先解決主要的實(shí)際問(wèn)題，并使所有的核算、內(nèi)控、預(yù)算等管理措施都能從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，加以靈活運(yùn)用，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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