統(tǒng)計(jì)檔案管理策略分析

董加鑫

[摘要]檔案是社會(huì)建設(shè)的重要保障之一。檔案記錄著人民與國(guó)家的重要信息，其管理工作舉足輕重，然而，現(xiàn)階段我國(guó)的統(tǒng)計(jì)檔案管理中仍然存在著不少問(wèn)題，如工作效率低下、管理人員服務(wù)意識(shí)欠缺、管理模式老化等現(xiàn)象，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，有關(guān)部門(mén)必須要通過(guò)科學(xué)的管理策略來(lái)提升統(tǒng)計(jì)檔案管理水平。文章主要對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理策略進(jìn)行分析，為檔案管理工作的改革提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；統(tǒng)計(jì)方法

[DOI]1013939/jcnkizgsc201807119

信息化是統(tǒng)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，現(xiàn)如今的統(tǒng)計(jì)工作往往面對(duì)著龐大的檔案信息，在傳統(tǒng)的管理方法下，存在成本高、效率低的問(wèn)題。因此，有關(guān)單位要在統(tǒng)計(jì)工作中引入信息化手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、甄別、整合、分類(lèi)，儲(chǔ)存、提取，提高檔案的保存價(jià)值與利用率，為人民群眾與社會(huì)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

1統(tǒng)計(jì)檔案管理的重要意義

檔案管理工作絕非兒戲，它影響著廣大人民群眾的生活。檔案管理因?yàn)槠渚哂斜Ｃ苄?，一旦泄露將?huì)造成不可估量的損失，所以統(tǒng)計(jì)檔案管理一定要慎重仔細(xì)。從宏觀上講，統(tǒng)計(jì)檔案管理對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會(huì)有著重要的意義；從微觀上講，它可以起到提高檔案管理效率、加深對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)、推動(dòng)檔案管理的發(fā)展等作用。[1]

11提高檔案管理效率

通過(guò)統(tǒng)計(jì)工作，可以對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的甄別、整合以及歸類(lèi)，如此一來(lái)可以將檔案管理工作更加精細(xì)化，減少了失誤，而且由于統(tǒng)計(jì)信息的存在，使得檔案管理工作有所參考，有利于檔案管理工作的分工，不僅提高了管理效率，還提高了檔案管理的質(zhì)量。

12加深對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)

改革開(kāi)放以后，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息資料呈現(xiàn)指數(shù)式增長(zhǎng)。在目前的檔案管理工作中通常會(huì)面對(duì)數(shù)量龐大、關(guān)系復(fù)雜的信息資料，很多工作人員對(duì)此類(lèi)檔案信息的認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理難以順利進(jìn)行。而統(tǒng)計(jì)檔案管理則可以將復(fù)雜的海量信息以數(shù)字、表格等形勢(shì)表現(xiàn)出來(lái)，讓此類(lèi)信息變得一目了然，在很大程度上加深了檔案管理人員對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理中存在的問(wèn)題。

13推動(dòng)檔案管理的發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺點(diǎn)，已經(jīng)很難滿(mǎn)足新時(shí)期的檔案管理需求。而且檔案信息的收集、甄別、整合、歸類(lèi)、儲(chǔ)存都是相對(duì)乏味單調(diào)的工作，加大了失誤的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)統(tǒng)計(jì)工作可以對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)劃，推動(dòng)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以將相關(guān)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、關(guān)系、利用率等清晰地呈現(xiàn)出來(lái)，是檔案管理信息化的體現(xiàn)，大大提高了檔案管理的效率，降低了人力成本，避免了不必要的失誤，使得檔案管理人員可以有所根據(jù)地展開(kāi)規(guī)劃工作，穩(wěn)扎穩(wěn)打地推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。[2]

2統(tǒng)計(jì)檔案管理中的現(xiàn)存問(wèn)題

21工作態(tài)度

統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是廣大人民群眾，但是，現(xiàn)階段很多檔案管理人員沒(méi)有在心中樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，具體表現(xiàn)在服務(wù)態(tài)度傲慢、被動(dòng)服務(wù)、消極服務(wù)。因?yàn)榇蟛糠謾n案工作具有穩(wěn)定性，升職較慢，所以很多檔案管理人員選擇得過(guò)且過(guò)，工作不負(fù)責(zé)，態(tài)度不認(rèn)真，具體表現(xiàn)在：檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)不仔細(xì)檢查，不按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，消極怠工，遲到早退；還有人玩忽職守，致使檔案信息損壞、丟失，重要文件遭到泄露；更有甚者違法亂紀(jì)，利用檔案管理的權(quán)力，私下出售檔案信息，對(duì)國(guó)家和人民造成難以估量的損失。上述現(xiàn)象反映出檔案管理人員工作態(tài)度上存在的問(wèn)題。

22職業(yè)素養(yǎng)

受益于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的提升，統(tǒng)計(jì)檔案管理這一行業(yè)也得到了發(fā)展。但是，有一個(gè)問(wèn)題仍然不容忽視，那就是現(xiàn)階段統(tǒng)計(jì)檔案管理人員的能力，依然難以滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的需求。

檔案管理順利開(kāi)展的基礎(chǔ)是工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，如果一個(gè)統(tǒng)計(jì)人員連自己的統(tǒng)計(jì)工作都難以完成，那么又如何保障檔案管理的可靠性。然而，現(xiàn)階段大部分檔案管理人員不認(rèn)為檔案工作責(zé)任重大，對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的重視程度不足，嚴(yán)重缺乏進(jìn)取心、學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新意識(shí)。還有新員工不喜歡檔案管理工作，老員工又喜歡按照自己的固有經(jīng)驗(yàn)來(lái)辦事，形成不好的工作氛圍。最后，還有一些工作人員沒(méi)有系統(tǒng)地去學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的統(tǒng)計(jì)與檔案管理知識(shí)，以至于在工作中頻頻出錯(cuò)，好心辦壞事，無(wú)形中增加了整個(gè)集體的工作負(fù)擔(dān)。

23統(tǒng)計(jì)方法落后

傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計(jì)方法相對(duì)落后，由于當(dāng)前的檔案信息數(shù)量越來(lái)越龐大、關(guān)系越來(lái)越復(fù)雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統(tǒng)計(jì)的工作量持續(xù)增加，并且困難程度也有所加劇，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)很難完成當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作。信息化是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展主題，在檔案的統(tǒng)計(jì)管理中對(duì)信息化技術(shù)的利用嚴(yán)重不足，特別是現(xiàn)在的很多信息的內(nèi)容已經(jīng)由單一的文字轉(zhuǎn)變?yōu)榱藞D片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度大大增加。而且由于很多檔案管理單位依然運(yùn)用機(jī)械或人工等落后的統(tǒng)計(jì)方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且面對(duì)海量的信息出錯(cuò)的概率也大大增加。[3]

24統(tǒng)計(jì)檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段的很多檔案管理單位存在制度不完善、統(tǒng)計(jì)不規(guī)范的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)：很多檔案的保管欠妥，庫(kù)房沒(méi)有經(jīng)常打掃，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)糜爛蟲(chóng)蛀；由于管理制度不嚴(yán)格，在檔案的查閱提取時(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)審查的手續(xù)并備案，造成檔案的丟失、泄密；沒(méi)有規(guī)范的監(jiān)督機(jī)制，使得統(tǒng)計(jì)工作頻頻出錯(cuò)，甚至有個(gè)別人員以權(quán)謀私，對(duì)檔案信息擅自修改或者出賣(mài)。上述因?yàn)楣芾碇贫炔煌晟贫嬖诘膯?wèn)題給統(tǒng)計(jì)檔案管理工作造成了巨大損失。[4]整個(gè)檔案管理工作沒(méi)有完善的監(jiān)管機(jī)制，沒(méi)有健全的法律法規(guī)，造成無(wú)法可依，監(jiān)督不力，這對(duì)于統(tǒng)計(jì)檔案管理的發(fā)展無(wú)疑是雪上加霜。

3改善統(tǒng)計(jì)檔案管理的策略

面對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)必須高度重視。檔案管理工作關(guān)系著人民群眾的日常生活，不容有一點(diǎn)疏忽，而檔案統(tǒng)計(jì)管理的不完善很容易導(dǎo)致工作上出現(xiàn)問(wèn)題，最好采取一定的措施，來(lái)督促工作人員改善檔案統(tǒng)計(jì)管理工作的現(xiàn)狀，這對(duì)于檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有百益而無(wú)一害。

31改善工作態(tài)度

工作態(tài)度可以直觀地反映出一個(gè)人的職業(yè)道德水平。服務(wù)意識(shí)則是工作態(tài)度的根本。檔案管理工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，它本質(zhì)上是為人民服務(wù)的，工作人員要先從樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)態(tài)度做起，學(xué)會(huì)把用戶(hù)放在第一位，為用戶(hù)著想，方便用戶(hù)，讓每一個(gè)用戶(hù)都有賓至如歸的感覺(jué)。其次，要調(diào)心態(tài)，用心去工作，在工作中發(fā)現(xiàn)樂(lè)趣，讓自己真真正正地愛(ài)上檔案管理工作，因?yàn)橹挥袗?ài)崗，才會(huì)敬業(yè)。最后，單位要在內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)管理工作的教育宣傳，讓檔案統(tǒng)計(jì)管理人員認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)事業(yè)的重要性，增加其對(duì)檔案工作的認(rèn)同感與使命感。

32加強(qiáng)職業(yè)教育

為了我國(guó)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。特別是現(xiàn)如今，我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技水平不斷發(fā)展，有能力去改善檔案管理的工作條件。傳統(tǒng)的檔案管理模式開(kāi)始走向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)于習(xí)慣傳統(tǒng)模式的統(tǒng)計(jì)人員未嘗不是一個(gè)挑戰(zhàn)。檔案統(tǒng)計(jì)人員要發(fā)現(xiàn)不足，主動(dòng)學(xué)習(xí)。尤其是面對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)管理工作模式的變革，可以通過(guò)上網(wǎng)學(xué)習(xí)來(lái)補(bǔ)充計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，要讓自己去適應(yīng)工作。另外，有關(guān)部門(mén)也要大力組織專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短；鼓勵(lì)工作人員勤于思考，勇于創(chuàng)新，在實(shí)際工作中用成績(jī)來(lái)回報(bào)組織的培養(yǎng)。加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)教育，可以為檔案管理職業(yè)道德建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[5]

33健全監(jiān)督機(jī)制

目前，檔案管理工作中普遍存在法律法規(guī)不完善，監(jiān)管機(jī)制不健全的問(wèn)題。針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，我們應(yīng)該采取有效措施加以改善。第一，要督促有關(guān)部門(mén)完善法律法規(guī)，從而保證工作人員在檔案管理工作中有法可依。考慮到建立法律法規(guī)很難在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，檔案管理單位可以在內(nèi)部實(shí)行合理的規(guī)章制度，讓規(guī)章制度作為工作人員的參考。同時(shí)設(shè)立職業(yè)道德規(guī)范，讓每一名檔案工作人員在工作業(yè)務(wù)中有遵循的道德職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。[6]

第二，健全監(jiān)管機(jī)制。監(jiān)管機(jī)制可以分為監(jiān)督機(jī)制和管理機(jī)制。監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)察法律法規(guī)，規(guī)章制度有沒(méi)有落實(shí)到位，有沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。管理部門(mén)則對(duì)監(jiān)督部門(mén)反映的情況進(jìn)行查實(shí)核對(duì)，然后按照有關(guān)規(guī)定獎(jiǎng)懲、教育。在做到內(nèi)部監(jiān)管的同時(shí)，還要注重外部監(jiān)管，接受群眾的監(jiān)督，聆聽(tīng)人民大眾的呼聲，根據(jù)群眾的意見(jiàn)進(jìn)行合理整改。

第三，職業(yè)素質(zhì)考核。建立嚴(yán)格完善的考核制度，公開(kāi)公正，對(duì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量身定制，保證每位上崗人員的專(zhuān)業(yè)性。

34引入信息化技術(shù)

在統(tǒng)計(jì)工作中引入信息化技術(shù)，建立電子檔案與相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫(kù)。首先，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成檔案信息的統(tǒng)計(jì)任務(wù)，不僅可以提高檔案統(tǒng)計(jì)的計(jì)算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實(shí)性與完整性。其次，建立網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫(kù)，將單位各個(gè)部門(mén)的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫(kù)中，有利于檔案的歸類(lèi)與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失泄露以及紙張檔案容易發(fā)生蟲(chóng)蛀的問(wèn)題，而且讓檔案的統(tǒng)計(jì)管理突破了時(shí)空的限制，使得民眾查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴(yán)密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過(guò)防火墻、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)密鑰等手段對(duì)檔案資料庫(kù)、計(jì)算機(jī)等統(tǒng)計(jì)檔案管理信息化工具進(jìn)行監(jiān)管，確保檔案的保密性，當(dāng)然也要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并且定時(shí)的檔案信息更新檢查，防止檔案的丟失。

4結(jié)論

綜上所述，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，新時(shí)期的統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的核心是對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息中存在的缺漏與錯(cuò)誤，提高管理效率，減少勞動(dòng)成本，對(duì)于檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到促進(jìn)作用。目前，有關(guān)單位依然要不斷提高統(tǒng)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，樹(shù)立以人為本的服務(wù)態(tài)度，以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作，同時(shí)加大推行信息化的管理模式力度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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