高校流動(dòng)人員檔案規(guī)范管理的思考

黃曉良

(長(zhǎng)沙學(xué)院人事處，湖南 長(zhǎng)沙410022)

根據(jù)中共中央組織部人事部頒布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動(dòng)人員檔案主要包括七種類型：辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案；非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員的人事檔案；其他流動(dòng)人員的人事檔案[1]。流動(dòng)人員人事檔案管理是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)程中的新產(chǎn)物，是具有中國(guó)特色的新課題。高校是人才集中和流動(dòng)頻率較高的地方，如何規(guī)范管理流動(dòng)人員的人事檔案，促進(jìn)人才的合理有序流動(dòng)、人才市場(chǎng)的健康運(yùn)行，形成規(guī)范化的人力資源市場(chǎng)，是當(dāng)前和今后一段時(shí)間急需解決的問題。

一 目前高校流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

(一)管理無序，檔案信息失真

人事檔案是個(gè)人在職期間和退休后享受各種待遇的可靠依據(jù)，也是職務(wù)職稱晉級(jí)晉檔和提拔任用的重要依據(jù)。年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷(俗稱“三齡一歷”)是人事檔案的核心信息，也是流動(dòng)人員人事檔案中真實(shí)性最容易缺失不全的信息。有的檔案交接移送不是單位對(duì)單位，而是交由當(dāng)事人個(gè)人保管移送，由此帶來檔案轉(zhuǎn)遞者本人借機(jī)擅自涂改、更換甚至偽造檔案材料的安全隱患；有些人為了個(gè)人利益，不顧檔案紀(jì)律的嚴(yán)肅性，勾連賄賂檔案管理人員，涂改甚至偽造檔案材料，導(dǎo)致檔案信息失真，以致年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、業(yè)績(jī)?cè)礁脑胶谩＿€有個(gè)別管理部門的負(fù)責(zé)人借年度考核之機(jī)，在給職員寫評(píng)語、鑒定時(shí)，摻雜個(gè)人情感，故意拔高或貶低職員業(yè)績(jī)，歪曲或篡改人事檔案內(nèi)容，從而使人事檔案可信度下降，檔案材料內(nèi)容失實(shí)[2]。由于檔案管理工作的無序和隨意，導(dǎo)致檔案信息失真，真假難辨。這些不良現(xiàn)象極大地?cái)_亂了人才市場(chǎng)秩序，損害了人才市場(chǎng)聲譽(yù)，影響了人才流動(dòng)工作的正常開展，同時(shí)也違反了黨紀(jì)國(guó)法，造成了很壞的社會(huì)影響。

(二)沒有及時(shí)整理補(bǔ)充，檔案信息殘缺

高校流動(dòng)人員的類型很多，有的是高校學(xué)生畢業(yè)后人事檔案存放在人才交流中心；有的是在企業(yè)或其他單位工作的；有的邊工作邊讀研、讀博的；有的是先在高校工作，后又離開高校，最后又回到高校工作的。諸如此類情形不少。還有一類情形，就是盡管一直在高校工作，但每年的考核和工作業(yè)績(jī)檔案沒有及時(shí)整理補(bǔ)充，久而久之，檔案信息七零八落。由于工作和學(xué)習(xí)的流動(dòng)性，檔案材料該補(bǔ)充的沒有及時(shí)補(bǔ)充，該歸檔的沒有及時(shí)歸檔。因此，不少人入職高校之前這個(gè)階段的工作或?qū)W習(xí)檔案材料沒有及時(shí)補(bǔ)充，導(dǎo)致檔案信息殘缺不全。有的有完整學(xué)歷檔案材料無完整的工作檔案材料，有的有完整的工作檔案材料但學(xué)歷檔案材料不全，有的學(xué)歷檔案和工作檔案均不完整。

(三)管理手段落后，數(shù)據(jù)零亂不全

信息化時(shí)代的到來從客觀上要求人事檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)檔案將替代紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)檔案管理將替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。然而大多數(shù)高校人事檔案管理手段落后，設(shè)備不全、人員配備不齊或管理人員素質(zhì)不高，數(shù)據(jù)檔案管理嚴(yán)重滯后，檔案管理的信息化還不完善；檔案信息錄入時(shí)間不及時(shí)，檔案錄入數(shù)據(jù)零亂不全，人事檔案管理信息系統(tǒng)不穩(wěn)定，使用不方便，導(dǎo)致檔案的調(diào)取、轉(zhuǎn)移、補(bǔ)充等工作手續(xù)繁瑣，給人事檔案管理工作帶來很多不便。

(四)責(zé)任心不強(qiáng)，檔案材料丟失、遺漏，存在安全性隱患

流動(dòng)人員人事檔案的安全隱患主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面是人事檔案的保存工作。表現(xiàn)在：一是檔案存放環(huán)境不合標(biāo)準(zhǔn)和管理人員工作上的疏忽，而導(dǎo)致人事檔案損壞或丟失。二是流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞混亂、移交不及時(shí)或不移交，以及補(bǔ)辦手續(xù)的繁瑣，等等[3]，導(dǎo)致檔案材料丟失、遺漏。三是違反政策規(guī)定，對(duì)自動(dòng)離職、被開除公職、未就業(yè)的人員檔案不及時(shí)移交給當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鳈C(jī)構(gòu)保管。上述現(xiàn)象給流動(dòng)人員人事檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面是人事檔案的保密工作。主要表現(xiàn)在：一是管理人員對(duì)于檔案保密工作的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致檔案信息資料丟失嚴(yán)重。二是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案保密工作難度大，系統(tǒng)維護(hù)不及時(shí)，而導(dǎo)致安全隱患[4]。三是檔案管理工作人員知法犯法，泄露檔案信息，篡改檔案內(nèi)容。

二 造成高校流動(dòng)人員人事檔案管理混亂的原因

(一)人事檔案管理意識(shí)淡薄，相關(guān)政策認(rèn)識(shí)不清

一方面，個(gè)別部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏應(yīng)有的重視，人事檔案管理意識(shí)淡薄，沒有投入足夠的財(cái)力、物力(設(shè)備等)、人力；檔案管理人員地位不高、待遇不好，人員不穩(wěn)定；相關(guān)人事檔案管理政策法規(guī)認(rèn)識(shí)不清、理解不全、跟進(jìn)不及時(shí)，無法依法依規(guī)管理人事檔案。另一方面，檔案主體個(gè)人由于沒有機(jī)會(huì)接觸自己的人事檔案，對(duì)個(gè)人檔案材料的重要性重視不夠，導(dǎo)致一些人不關(guān)心自身的檔案；與此相對(duì)，檔案主體個(gè)人盡管知道檔案材料的重要性，但對(duì)檔案工作的嚴(yán)肅性缺乏敬畏感，利用檔案管理的漏洞，隨意篡改檔案信息，導(dǎo)致人事檔案信息嚴(yán)重失真。

(二)管理體制混亂，工作流程不規(guī)范

中組部、人事部制定的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》明確指出：流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)[5]。流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣) 黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自保留流動(dòng)人員人事檔案[6]。但是在實(shí)際檔案管理工作運(yùn)行過程中，有的沒有完全執(zhí)行中組部、人事部制定的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行辦法》，也沒有與之相匹配的管理體制和具體工作流程；有的盡管制定了檔案管理工作流程，但流于形式，沒有執(zhí)行到位，甚至完全沒有執(zhí)行；個(gè)別民辦公司、人才開發(fā)中心、人才服務(wù)部門等不具備獨(dú)立人事權(quán)的機(jī)構(gòu)或單位，受利益的驅(qū)動(dòng)擅自接收和管理流動(dòng)人員檔案，甚至只收錢不管理[7]。這些嚴(yán)重地?cái)_亂了流動(dòng)人員檔案管理的秩序[8]。另外，一些有人事檔案管理資質(zhì)的部門，由于機(jī)構(gòu)不獨(dú)立、人員不全、設(shè)備不齊、流程不規(guī)范，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，使檔案無專職人員管理、無專門庫(kù)房貯存、無規(guī)范設(shè)備存儲(chǔ)，致使流動(dòng)人員人事檔案管理處于補(bǔ)充不及時(shí)、材料收集不完整、檔案信息失真等混亂狀態(tài)，與檔案資料的真實(shí)、齊全、完整、系統(tǒng)的要求相去甚遠(yuǎn)。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高，管理水平低

合格的檔案管理人員，要具備這些基本素質(zhì)：一是思想政治素質(zhì)，要具備高度的政治責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心，熱愛檔案管理工作；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和熟練的操作技巧，并具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)；三是文化素質(zhì)，要具備較高的文化知識(shí)，以應(yīng)對(duì)環(huán)節(jié)繁多的檔案管理工作，并對(duì)檔案材料的真實(shí)性、完整性具有一定的辨別能力[9]。目前部分高校檔案管理人員文化素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)素質(zhì)陳舊，既缺乏日常業(yè)務(wù)知識(shí)更新，又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，與檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化的要求不匹配。檔案管理處于低水平維持狀態(tài)。

更有甚者，個(gè)別人員政治思想素質(zhì)較差，缺乏檔案管理人員起碼的職業(yè)道德和資質(zhì)，在檔案管理過程中隨意性代替原則性，嚴(yán)重違犯了黨和國(guó)家的人事工作政策和檔案法規(guī)，不按規(guī)定辦事，無原則地出具證明材料，泄露個(gè)人信息，丟失檔案材料，甚至為了謀取私利任意涂改、變更、偽造檔案[10]。

(四)管理方法陳舊，與網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代脫節(jié)

目前，不少高校單位的檔案管理方法仍以手工收集、整理為主，登記、保存、維護(hù)、使用、鑒別都處于傳統(tǒng)管理模式。在信息網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種傳統(tǒng)以手工收集、整理為主的管理手段和方法已經(jīng)陳舊低效，與時(shí)代脫節(jié)，不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化時(shí)代檔案管理的要求。因而現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件亟待添置，信息化大數(shù)據(jù)檔案管理辦法亟待出爐，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)人員亟待補(bǔ)充，檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)亟待跟進(jìn)。

三 改進(jìn)完善流動(dòng)人員人事檔案管理的措施

隨著流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量的日益增多，檔案載體的日益多樣，檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案環(huán)節(jié)的日益多元，檔案信息完整性、真實(shí)性的日益重要，檔案管理措施亟待改進(jìn)。

(一)加大宣傳力度，提高檔案管理意識(shí)

檔案管理工作事關(guān)個(gè)人、單位和國(guó)家的事業(yè)發(fā)展，因此檔案管理工作要高度重視，檔案管理主體提高檔案管理意識(shí)，適應(yīng)國(guó)家和單位人事制度改革的步調(diào)，弄懂吃透檔案管理相關(guān)政策法規(guī)，熟悉檔案管理流程和環(huán)節(jié)，嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍地做好高校流動(dòng)人員人事檔案的管理工作。

(二)理順檔案管理體制，規(guī)范檔案管理流程，明確工作職責(zé)

健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度，首先要理順檔案管理體制，制定可操作的檔案管理制度，做到責(zé)權(quán)利一致、法紀(jì)規(guī)一體、獎(jiǎng)懲得當(dāng)，發(fā)揮制度管人、管事的作用。其次要規(guī)范檔案管理流程，制定風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，把握檔案接收、清點(diǎn)、補(bǔ)充、存放、維護(hù)、轉(zhuǎn)遞、寄送、登記、查閱等各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，堵塞制度漏洞。嚴(yán)肅處理篡改、偽造檔案信息的行為，規(guī)范人事檔案的轉(zhuǎn)遞程序，防止流動(dòng)人員自帶檔案的情況發(fā)生。對(duì)不按規(guī)定程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案，特別是“自帶檔案”要拒絕接收，從而堵住“自帶檔案”的通道，拒絕“自帶”現(xiàn)象的發(fā)生[11]。再次要完善檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，以檔案行政執(zhí)法檢查為抓手，建立制度化、經(jīng)?；臋n案執(zhí)法監(jiān)督檢查的工作機(jī)制[12]。

(三)強(qiáng)化檔案從業(yè)人員的資質(zhì)審查和培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工種，需要大量訓(xùn)練有素的檔案工作者，而檔案管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化也要求檔案管理人員具備更高的資質(zhì)和素養(yǎng)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”。檔案管理從業(yè)人員一般應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識(shí)背景，熟悉檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以及各門類檔案管理流程和環(huán)節(jié)，熟練掌握檔案管理需使用的各種辦公軟件及設(shè)備，具備良好的文字表達(dá)能力及邏輯能力，并持有檔案管理相關(guān)資格證書。同時(shí)檔案管理人員要具備高度的政治責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心，以及認(rèn)真細(xì)致耐心的工作作風(fēng)。因此，在人事檔案管理從業(yè)人員的招聘選擇上，應(yīng)認(rèn)真篩查，選擇思想覺悟和專業(yè)素養(yǎng)較高的人員入職，定期對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行思想考察和績(jī)效評(píng)估，經(jīng)常組織相關(guān)職業(yè)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)[13]。

(四)充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立高校檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著社會(huì)信息化的迅速普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的急速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案材料和舊式檔案管理模式的局限性日益凸顯，一份紙質(zhì)檔案只能滿足一個(gè)人的使用，而且大量的紙質(zhì)檔案資料也不方便異地的檢索、查詢和利用，因此檔案管理的數(shù)字化和電子檔案建設(shè)成為一種客觀需求。而建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，并保證電子化數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確及安全性，則是一個(gè)時(shí)代課題。高校作為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技的開發(fā)者和使用者，其檔案管理的數(shù)據(jù)化理應(yīng)走在前列。所以，應(yīng)建立高校檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使門類眾多、內(nèi)容繁復(fù)的檔案資料得到便攜利用，使接收移交、編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷等復(fù)雜環(huán)節(jié)得到科學(xué)的管理，這些都要求我們的管理部門和管理人員要具備較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。

充分運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)開發(fā)高校檔案信息資源，極大提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，應(yīng)從三個(gè)方面著手。一是要積極開發(fā)、研制高校流動(dòng)人員人事檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)；二是通過對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描歸類整理，探索電子檔案的新途徑，建立電子檔案庫(kù)；三是實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)聯(lián)網(wǎng)，既可異地及時(shí)查閱，又可減少紙質(zhì)材料傳遞的麻煩，更能夠大大提高工作效率[14]。

[1][5]中共中央組織部人事部.流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定[J].財(cái)會(huì)月刊,1997,(1).

[2]所桂萍.試析流動(dòng)人員人事檔案管理的疏漏及解決對(duì)策[J].檔案時(shí)空,2005,(4).

[3][4][6][7][10][13]劉亞紅.當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案, 2014,(4).

[8]曹春紅.當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)建議[J]. 陜西教育學(xué)院學(xué)報(bào),2004,(11).

[9][12]李金枝.檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2013,(7).

[11]陳志宏.探析流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題[J]. 漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2003,(2).

[14]鄧丹宇.淺談流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展[A].北京人才服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì).2003、2004、2005年獲獎(jiǎng)優(yōu)秀學(xué)術(shù)研究成果匯編——人才市場(chǎng)的發(fā)展與創(chuàng)新(第2集)[C]. 2006.