煤礦數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)的建設(shè)

劉小飛

（陜西陜煤曹家灘礦業(yè)有限公司，陜西 榆林 719000）

1 煤礦數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)的建設(shè)的意義

（1）提高煤礦檔案資料的管理成效。數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)的達(dá)成，將有效地實現(xiàn)系統(tǒng)管理整合后，數(shù)字化檔案資料管理對煤礦企業(yè)生產(chǎn)及其它行為的全過程、全流程的覆蓋]。從而實現(xiàn)檔案管理效率的提高，也在一定程度上降低了煤礦企業(yè)檔案管理人員的工作難度。如通過搭建系統(tǒng)平臺，可以快速完成對目標(biāo)文件的檢索，實現(xiàn)對目標(biāo)文件的速覽、統(tǒng)計等操作。仍以同煤集團(tuán)為例，其從2005年開始了檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，經(jīng)歷近二十年的發(fā)展，在將各部門所有檔案目錄錄入計算機(jī)系統(tǒng)的同時，實現(xiàn)了數(shù)字化的檔案發(fā)文登記、收集、整理等九大功能。（2）實現(xiàn)煤礦檔案資料的信息互聯(lián)。煤礦企業(yè)的數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)的建設(shè)，將有效地實現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主向數(shù)字資料存儲為主的有效轉(zhuǎn)變，可以提高檔案資料的存儲時限。同時，數(shù)字化檔案資料轉(zhuǎn)化工作的完成，也為實現(xiàn)煤礦檔案資料的信息互聯(lián)提供了支持。從一定角度上講，這一管理系統(tǒng)，可以有效激活存在于煤礦企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的大量閑置信息，為檔案信息資源的開發(fā)提供了有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同煤集團(tuán)依托OA辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，相關(guān)技術(shù)人員在權(quán)限內(nèi)可以便捷地完成檔案調(diào)閱。其電子檔案的存量成為企業(yè)技術(shù)革新、設(shè)備應(yīng)用的重要支點。

2 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

煤礦數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)是以檔案管理、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、地理信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、流程審核為基礎(chǔ)，以資料信息網(wǎng)絡(luò)為紐帶，以數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度和資料安全體系為保障，以各項檔案業(yè)務(wù)流程為主線的一個互聯(lián)互通、貫穿上下的集建設(shè)、管理、信息發(fā)布的信息化系統(tǒng)。整個系統(tǒng)可分為四個層次，基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)中心層、應(yīng)用系統(tǒng)層和信息門戶層（見圖1）。

（1）基礎(chǔ)設(shè)施層是系統(tǒng)建設(shè)和運行分析的基礎(chǔ)，包括軟硬件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、掃描設(shè)備等，這些系統(tǒng)是“煤礦數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)”運行的基礎(chǔ)。（2）數(shù)據(jù)中心層是整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理與輸入輸出交換中心。它包括檔案數(shù)據(jù)庫、GIS空間數(shù)據(jù)、其他文檔數(shù)據(jù)庫三大類，存儲了資料文檔、測繪地形數(shù)據(jù)、影像數(shù)據(jù)、設(shè)計數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)、竣工數(shù)據(jù)等各類數(shù)據(jù)。（3）應(yīng)用系統(tǒng)層是系統(tǒng)的核心，主體是地測檔案管理信息系統(tǒng)，包括了資料創(chuàng)建、瀏覽、借閱、審核、入庫、打印等多種功能。（4）信息門戶層是通過建立統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺，為各業(yè)務(wù)模塊提供數(shù)據(jù)操作、用戶管理、安全認(rèn)證管理、工作流程引擎、數(shù)據(jù)交換、Web信息發(fā)布等標(biāo)準(zhǔn)模塊，實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)模塊的快速搭建和集成，同時為未來系統(tǒng)的擴(kuò)充與升級打下良好的基礎(chǔ)。

3 提高煤礦數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)的建設(shè)成效的有效途徑

3.1 建立檔案信息傳輸平臺

當(dāng)前部分企業(yè)通過B/S架構(gòu)的檔案資料管理平臺系統(tǒng)，通過將使用檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，以開放式的檔案資源共享模式，為檔案的實際使用著提供信息選擇上的便捷與高效。需注意的是，這一信息傳輸和應(yīng)用模式的確立，應(yīng)建立在煤礦企業(yè)檔案資料有效分級的基礎(chǔ)上，從而全面確保檔案信息的安全。同煤集團(tuán)的檔案管理平臺系統(tǒng)，在B/S框架下，將實用檔案發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，開放檔案資源有效地實現(xiàn)了檔案的遠(yuǎn)程傳遞及多點調(diào)閱。

3.2 檔案資料規(guī)范化及數(shù)字化的要求

檔案管理工作主要是確保檔案資料的完善和齊全，保證檔案的存檔，各個煤炭機(jī)構(gòu)應(yīng)形成統(tǒng)一規(guī)范的文件材料，進(jìn)行整體性的立卷和歸檔，通過現(xiàn)代化技術(shù)形式將檔案管理工作制度化，針對檔案工作的特點，對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，當(dāng)檔案規(guī)整時發(fā)現(xiàn)遺失、遺漏等現(xiàn)象，應(yīng)通過電子檔案的形式進(jìn)行修正補(bǔ)齊。電子檔案有效與計算機(jī)技術(shù)結(jié)合，將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)換為電子檔案，既突出了小卷的特殊性，又能將所需的重要資料進(jìn)行檔案規(guī)整，完成了檔案的整理和歸檔工作。

3.3 檔案資料管理子系統(tǒng)

以檔案創(chuàng)建、借閱、檢索、統(tǒng)計為流程，依據(jù)地理信息系統(tǒng)平臺，在檔案綜合數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，實現(xiàn)空間類檔案的可視化歸檔、檢索及借閱，實現(xiàn)報告類等檔案的高效歸檔管理，達(dá)到全局檔案信息資料總體管理，保證檔案資料管理的完整性、一致性、安全性。

3.4 專業(yè)化的人才隊伍建設(shè)

就煤礦企業(yè)檔案管理的未來發(fā)展趨勢而言，其數(shù)字化的管理進(jìn)程是歷史的必然。這就要求煤礦的檔案工作者，不僅需要與專業(yè)化檔案管理知識，更需要具備相應(yīng)的檔案資料的收集、處理及分析能力。在這一過程中，煤礦企業(yè)應(yīng)注重檔案資料數(shù)字管理的專業(yè)型人才和復(fù)合型人才的培訓(xùn)力度，從而達(dá)成檔案管理人員廣博的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)的問題視角及豐富的實踐管理經(jīng)驗。

3.5 檔案綜合數(shù)據(jù)庫建設(shè)

基于歷年積累的檔案資料所具有的特征，結(jié)合現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)流程，將不同時期、不同單位提供的井田報告資料、煤田地質(zhì)資料、地面測繪資料等按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式整理，以屬性數(shù)據(jù)庫融合空間數(shù)據(jù)庫形式存儲管理。

結(jié)語

信息技術(shù)背景下，檔案資料的數(shù)字化管理系統(tǒng)的侯建，是時代發(fā)展的必然。重視煤礦企業(yè)工程數(shù)字檔案資料管理的數(shù)字化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，才能為煤礦企業(yè)的安全生產(chǎn)責(zé)任與煤礦企業(yè)經(jīng)濟(jì)效能的評定實施數(shù)據(jù)保障。通過推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理、建立檔案信息傳輸平臺、專業(yè)化的人才隊伍建設(shè)等策略的實施，有效助推煤礦數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)效能的顯現(xiàn)。